Деловые письма пишутся не ради желания поболтать. Нам что-то нужно от собеседника.
Для начала обратите внимание, как читается ваша почта. В идеальном варианте, когда в адресе есть название фирмы, имя или ваша фамилия.
Обязательно указывайте тему в письме: кратко, но содержательно. Эта строчка привлечёт внимание адресата.
Всегда проверяйте имя адресата. При обращении к деловому партнёру, лучше не употреблять имени в короткой форме или просто инициалы. Возможно «Таня» или «Саша», но не «Тань» или «Саш».
Если вы уверены, что ваш собеседник в одном с вами часовом поясе, допустима привязка ко времени.
Размер и стиль шрифта желательно сделать одинаковым. Допускает выделение важных моментов курсивом или жирным шрифтом.
Приветствие
Ваш деловой партнёр не оценит, если вы начнёте сообщение, игнорируя приветствие.
Не пишите:
Татьяна, мне нужны сканы договора на покупку компьютерных кресел.
Правильно:
Здравствуйте, Татьяна. Мне нужны сканы договора на покупку компьютерных кресел.
Формулировка приветствия
Давно устарели «Пишет Вам…», «Госпожа…», «Глубокоуважаемый…». Формулируйте фразы современным языком.
Не пишите:
Господин Петров А.А., нам нужен подробный финансовый отчёт.
Правильно:
Добрый день, Александр. Нам нужен подробный финансовый отчёт.
Не допускайте ошибок в тексте
Не проверив текст, вы можете пропустить запятые или досадные опечатки, которые поменяют весь смысл самого письма.
Сокращения.
Не стоит сокращать слова. Деловой стиль предполагает общение полными предложениями.
Эмоции и восклицательные знаки
Деловой стиль - это не художественное произведение. Адресат может вас не понять и неверно истолковать. Восклицание будет уместным при обращении.
Даже в деловом письме не стоит применять сложные обороты. Пишите проще и не злоупотребляйте словами, написанными заглавными буквами для выделения важной информации. Собеседник воспримет это как повышение тона.
Не заканчивайте просьбу словами «Заранее спасибо». Таким способов вы просто не оставляете человеку выбора. Лучше упомянуть о перспективах и взаимовыгодном сотрудничестве, если собеседник пойдёт вам на встречу.
Придерживайтесь делового стиля, даже если партнёр – ваш близкий друг. Не исключено, что письмо понадобиться переслать другому человеку.
Подпись
Закончите деловое письмо простой формулой: «С уважением…», ФИО автора, должность и место работы, электронная почта и контактный телефон.
Иначе ваше сообщение будет выглядеть недописанным.