Во время торгов и при заключении госконтракта поставщик предоставляет заказчику определенные сведения о себе. Это в первую очередь учредительные и регистрационные документы — должен же заказчик знать, с кем имеет дело. Ну и конечно, это могут быть лицензии, какие-то сведения о товаре и так далее.
Но бывает, что помимо этого, госзаказчик вдруг начинает требовать у поставщика счета-фактуры, накладные и прочие документы, подтверждающие, где, за сколько и у кого он приобрел поставляемые товары.
То есть первичные бухгалтерские документы, составляющие (на минуточку!) коммерческую тайну организации. Причем такие ситуации могут возникать не только после заключения контракта, но и на этапе его подписания, когда заказчик включает данное условие в текст документа.
Имеет ли право госзаказчик требовать первичные документы от поставщика?
Нет, нет и еще раз нет!
Минэкономразвития России в своем письме от 14 ноября 2016 г. № Д28и-3142 прямо сообщает следующее: ”...заказчик не вправе включать в контракт условие о предоставлении поставщиком (подрядчиком, исполнителем) финансового отчета о понесенных расходах и подтверждающих эти затраты копий первичных бухгалтерских документов”.
Данная позиция отражена также и в судебной практике: смотрите решение Арбитражного суда Самарской области по делу А55-30324/2017.
Зачем госзаказчику вообще нужны первичные документы поставщика?
Резонный вопрос. Сразу оговорюсь, что в большинстве своем заказчики не вынашивают какие-то коварные планы и замыслы. Самая частая причина, по которой они могут потребовать с вас "первичку", — это банальные проверки контролирующих органов. К ним пришли с запросом, и заказчики, не вдаваясь в подробности, перенаправляют этот запрос поставщику.
Но бывает, что заказчики и сами везде и всюду видят подвох и хотят “на всякий случай” иметь документы, подтверждающие надлежащее происхождение товара, его качество, цену и так далее — короче, перестраховываются таким нехитрым образом.
Что делать поставщику?
Вполне понятно, что далеко не все организации жаждут показывать свои бухгалтерские документы стороннему лицу — пусть даже это заказчик, с которым у поставщика заключен контракт. Кто знает, в какие руки может попасть такая “инсайдерская инфа”? У каждого поставщика есть своя база контрагентов, свои условия работы с ними, которыми не очень-то хочется делиться. А у кого-то и вовсе нет никаких документов. Например, купил предприниматель товар “за наличку” и никаких договоров при этом не оформлял. Такое тоже бывает.
Поэтому:
- Если вы получили от заказчика запрос предоставить вам первичные документы после заключения контракта, то просто пишете в ответ письмо с отказом и ссылкой на разъяснения Минэкономразвития, указанное выше. Можете также добавить, что у вас с контрагентами в договорах предусмотрено положение о конфиденциальности (и лучше бы действительно предусмотреть этот раздел в своих договорах).
- Если вы встречаете такое условие в контракте, который только собираетесь заключать, можете подать жалобу на документацию. А можете не подавать. Тогда, в случае поступления вам запроса, действуйте по п.1.
- Если вы хотите, то можете предоставить требуемые документы заказчику. Да, да! Вы не обязаны их предоставлять, но имеете на это право. Если считаете, что с вас не убудет, то почему нет? Главное, помнить, что попасть они могут “не в те руки”, куда передадут их заказчики дальше и кто будет их смотреть и какую информацию из этого черпать — большой вопрос.