По сто раз заполнять один и тот же шаблон, искать в рабочих чатах переписку с клиентом, мучиться с составлением отчетов… Рабочая рутина затягивает, а ведь такие процессы легко упростить и автоматизировать. Тогда на клиентов останется больше времени, и вывести на рынок новый товар или услугу обойдется на 30% дешевле. Рассказываем, как сделать работу эффективнее и чем в этом поможет CRM-система Мегаплан.
1. Автоматизировать бизнес-процессы — чтобы избежать сбоев и сберечь время
Даже небольшой компании приходится ежедневно общаться с клиентами, подрядчиками, поставщиками по одному и тому же сценарию — менеджеры тратят драгоценное время на рутинные процессы и отчеты. А вместо этого можно было предложить постоянному клиенту скидку. Рутина снижает конверсию, и лояльные клиенты уходят чаще.
Автоматизация бизнес-процессов сделает их прозрачными. В таск-менеджере CRM-системы Мегаплан руководитель в любой момент может увидеть этап задачи, дедлайн, ответственных за нее сотрудников. Рутинные дела займут куда меньше времени. Можно автоматизировать бизнес-процесс так, что карточка с задачей создастся сразу после получения заявки. Внутри задачи заранее будут настроены:
- напоминания,
- сроки,
- события и периодичность каждого процесса,
- шаблоны документов,
- ответственный за задачу менеджер и исполнители.
Автоматизировать простые процессы — например, продажу одного товара лояльному клиенту, — в Мегаплане можно и самому. А вот если в работе есть своя специфика — лучше заказать внедрение у профессионалов, с настройкой системы под компанию.
2. Анализировать воронку продаж, чтобы бросить ресурсы на слабые места
Как понять причины проблем с продажами? Клиенты ушли к конкуренту за лучшей ценой или новый менеджер губит сделки при первом же звонке? Чтобы составить общую картину, придется не один день мучиться со статистикой и отчетами.
В CRM-системе Мегаплан увидеть слабые места в воронке продаж можно сразу же — на специальной диаграмме, которая берет данные из истории движения сделок по статусам. Можно увидеть, сколько сделок в работе у каждого менеджера, из каких источников пришли клиенты, какие каналы рекламы эффективны, а какие не стоят потраченных денег.
3. Объединить общение с клиентами, чтобы быть в курсе всех договоренностей
Один клиент пишет в мессенджер, другой — на почту, а с поставщиком менеджер почему-то общается в соцсетях. Сотрудник уволился, ушел в отпуск или заболел — и непонятно, что делать с его клиентами. У клиентов создается ощущение, что в компании хаос, и доверие снижается.
В CRM-системе Мегаплан все запросы клиентов — в чатах на сайте, почте, мессенджерах — попадают в одно окно. В карточку клиента можно добавить его e-mail и аккаунты WhatsApp, Telegram и Instagram и общаться с ним сразу из карточки. Еще одна полезная опция — видеозвонки прямо из карточки с аккаунтом или задачей. Можно устроить видеоконсультацию или собрать на конференцию коллег — без таких возможностей на удаленке никуда.
4. Собрать удобную базу сотрудников, клиентов и поставщиков
Когда задач становится больше, менеджеры начинают путаться. Маша Иванова — это клиент или новый дизайнер-фрилансер? А что ответить на вопрос Дмитрия вон в той задаче? Приходится писать нескольким коллегам — уходит драгоценное время. А список поставщиков и клиентов хранится где-то в таблице, которую, конечно же, забывают обновлять.
В Мегаплане пользователи разделены, чтобы не перепутать сотрудников, поставщиков и заказчиков. Помимо телефона, фотографии и должности, сотрудник указывает в карточке дату ближайшего отпуска. Например, если бухгалтер уехал отдыхать, дата отпуска будет выводиться под его именем в каждой задаче — и коллегам не придется напрасно ждать ответа.
5. Получать информацию из всех источников сразу
Отвлекся посмотреть запланированные встречи в календаре — забыл проверить почту. А еще надо выгрузить отчет из облачной бухгалтерии. В нескольких вкладках и приложениях легко потеряться, постоянное переключение между задачами чревато усталостью, стрессом, выгоранием.
Разработчики Мегаплана для решения этой проблемы создали интеграцию по API. CRM-система может обмениваться данными с нужной программой, например:
- календарем,
- виртуальной АТС,
- рабочей почтой,
- облачной бухгалтерией,
- уведомлениями в браузере.
Все данные можно получить в одном интерфейсе. Создать отчет или поставить задачу получится куда быстрее, и ничего не потеряется.
6. Не пропустить важные события
О завершении задачи или горящем дедлайне участникам задачи приходит уведомление на рабочую почту — такая функция есть в большинстве CRM-систем. Но бывает, что руководителю нужно получать напоминания об определенных этапах задачи. А еще очень неудобно, когда ответил на сообщение в самой CRM-системе, а оповещение на почте осталось.
В Мегаплане можно настроить уведомления максимально удобно. Например, уточнить, за сколько дней до дедлайна прислать уведомление. Переадресовать уведомления в СМС. Или пометить их прочитанными, если открыл в рабочей почте.
7. Контролировать выполненные задачи
Пытаться отследить каждый шаг сотрудника не стоит. Но если совсем не обращать внимание на «потерявшиеся» долгосрочные задачи, можно однажды запросить отчет и ужаснуться результатам.
Мегаплан поможет увидеть это вовремя и не тратить время на составление сложных таблиц и диаграмм. Директору и группе менеджеров в карточке любого сотрудника виден отчет о результативности работы и затраченном времени.
Можно формировать отчеты по задачам, группировать их и выгружать в Excel или показывать в виджете. А еще настроить систему так, чтобы отчеты формировались автоматически — например, каждую неделю — и отправлялись прямо на почту руководителю.
Все эти перечисленные возможности есть в Мегаплане. В зависимости от задач, которые хочет решить ваша компания, можно выбрать один из четырех тарифов и не переплачивать за избыточные функции. Просто выбираете необходимое количество лицензий (сколько сотрудников получат доступ в систему) и период использования. Кроме того, предлагаются годовые пакеты для команд из пяти человек.
Листайте ниже, чтобы приобрести Мегаплан по ценам 2018 года. Только до 29 декабря можно получить систему для автоматизации продаж и других бизнес-процессов с существенной выгодой!