В современных условиях документационное обеспечение управления в организации немыслимо без введения системы электронного документооборота. Это не просто инновация, но радикальное управленческое решение, не имеющее аналогов в традиционном управлении информационными потоками организации. Системы электронного документооборота (СЭД) существенно оптимизируют скорость протекания бизнес-процессов и повышают конкурентоспособность организации. В России в настоящее время наступил качественный перелом: получило общественное признание положение о том, что управление электронным документооборотом - одна из основных частей информационной системы любого предприятия. Теперь руководители предприятий четко понимают, что внедрение системы документооборота означает не только наведение порядка в документах, но и является сильным экономическим фактором. По данным CNews Analytics, рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. Основным потребителем СЭД является государственный сектор, и именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД.
Но, несмотря на это, Россия в области управления электронными документами значительно отстает от зарубежных стран. Дело в том, что деятельность государственных органов в данной области активизировалась только в последние три-четыре года. Хотя история российского электронного документооборота начинается еще в 1980-х гг., из-за множества факторов, тормозящих процессы внедрения СЭД (несовершенство законодательной базы, человеческий фактор и др.), автоматизация документооборота осуществлялась только в государственных структурах и на крупных предприятиях, не охватывая большинство коммерческих и бюджетных организаций.
Начало автоматизации делопроизводства
Впервые проблемой комплексной автоматизации делопроизводства начали заниматься, как было уже сказано, в 1980-х гг. именно в государственном секторе - в самой серьезной организации Советского Союза - ЦК КПСС. Сначала была автоматизирована деятельность Общего отдела и ряда секретариатов. Общий отдел ЦК тогда был крупнейшим в ЦК КПСС, и через него проходили все поступающие в ЦК документы и все исходящие директивы. Затем в течение нескольких лет была автоматизирована вся система работы с документами в ЦК и Политбюро. Разработанная электронная система документооборота Секретариата и Политбюро ЦК далее стала использоваться в Аппарате Президента СССР и в Администрации Президента РФ. Первые системы делопроизводства представляли собой одно рабочее место секретаря. Функционал систем первого поколения был весьма ограничен: ввод регистрационно-контрольных карточек (РКК) в систему, ведение журналов входящих/исходящих внутренних документов и обращений граждан, поиск РКК по атрибутам, составление оперативных отчетов по документообороту для руководства. В то время, когда речь заходила об автоматизации документооборота, часто в эту сферу попадало множество программ, не имеющих прямого отношения к решаемой проблеме, - текстовые редакторы, программы распознавания символов, системы электронной почты. Первые СЭД (системы электронного документооборота) были полностью индивидуализированы, разрабатывались непосредственно на предприятиях. Такая система, разработанная в самой организации, обычно была немасштабируемой, а изменить структуру автоматизируемых процессов было практически невозможно, что приводило к невозможности развития такой системы [3]. Стоимость производственных систем документооборота (так в то время назывались системы по управлению документооборотом) была весьма высока, и поэтому производственный документооборот применяли только в тех организациях, где исключение бумажной обработки могло обеспечить значительную экономию. Для тех же, кто вынужден продвигать бумаги, проекты и информацию в малых объемах, производственный документооборот остался чересчур дорогим и недоступным.
Становление рынка СЭД
Российский рынок систем электронного документооборота зародился только в 1990-х гг., когда начали создавать универсальные СЭД. Деятельность по разработке программного обеспечения по автоматизации делопроизводства была очень популярна, и на российском рынке было представлено более двух десятков подобных программ. Связано это с тем, что в данной области отсутствовала конкуренция со стороны западных фирм (несмотря на то что предложений с их стороны было много). Дело в том, что в России сложилась определенная методика работы с документами, отличная от западной. Документооборот в России имеет строго вертикальное направление, тогда как на Западе он стремится к горизонтальному, где документ должен сразу попадать к исполнителю, минуя руководство. Кроме того, западные системы не выполняли часть функций управления документами, которые являются неотъемлемой частью традиционного российского делопроизводства (регистрационная система, контроль исполнения, подготовка отчетов, документационное обеспечение работы коллегиальных органов и т. д.). Первой конференцией, целью которой было представление в сжатом обзоре решений в области управления электронными документами, стала научно-техническая конференция по электронному документообороту, архивам и безбумажным технологиям DOCFLOW 95, состоявшаяся 27 ноября 1995 г. в Академии Госслужбы РФ. В работе конференции участвовали 30 компаний, предлагающих решения в области информационных систем. Предложений было много, но в докладах, представленных на конференциях, в основном приводилось описание продуктов и технологий и почти ничего не говорилось о методике их практического внедрения и получаемом от их применения эффекте. Это еще раз подтвердило, что предложений в данной области было много, а опыт применения подобных программ на практике еще не приобретен.
Повышение требований к функциональности СЭД и развитие информационных технологий привели к существенному расширению функциональных возможностей систем. Также усложнилась терминология в области автоматизации деятельности предприятий и организаций - управление документами. Названия таких систем варьируется: СЭД (системы электронного документооборота), СУЭД (системы управления электронным документооборотом), САДЭД (системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота).
Официального определения СЭД, утвержденного стандартом, нет. Подобные определения можно встретить только в нормативных документах отдельных ведомств или предприятий. СЭД можно охарактеризовать, например, как "систему автоматизации работы с информационными документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками". Или "систему, позволяющую автоматизировать основные процедуры делопроизводства предприятия, охватывающую процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля их исполнения и коллективной работы над документами и предназначенную для эффективного управления современным предприятием".
Нормативная база
Если история электронного документооборота начинается в 1980-х гг., то нормотворческая деятельность в этой области началась намного позже. Предпосылкой для принятия любого закона обычно является определение круга вопросов и проблем, нуждающихся в правовом урегулировании. Такая необходимость возникла только в 1995 г., и первым нормативным документом, непосредственно связанным с электронными документами, стал Федеральный закон от 1995 г. N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации". Следующий значительный Закон в этой области был принят лишь в 2002 г.: от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Нормативная база, связанная с электронными документами и электронным документооборотом, постепенно пополнялась.
У рынка СЭД отличные перспективы. Растет число пользователей, к бизнесу добавляются госорганы. СЭД получили официальный статус; федеральные органы исполнительной власти должны иметь системы электронного взаимодействия. На рынке действуют мощные разработчики (и не только отечественные). Это означает, что нас ожидает новый уровень автоматизации государственных и муниципальных услуг, улучшение юзабилити и пользовательского интерфейса продуктов. Новые разработки будет отличать кроссплатформенность, возможность интеграции с различными информационными системами и, конечно, известная триада: «мобилизация, социализация и виртуализация» – активное развитие мобильных решений, взаимодействие сотрудников между собой, миграция документооборота в «облака». Использование электронной подписи сделает документооборот юридически значимым, а бизнес-процессы более эффективными. Будущее индустрии и рынка СЭД за мобильными технологиями, средствами совместной работы и большей ориентированностью на контент, а не на процессы документооборота.
Группа компаний "Информационные технологии бизнеса" с радостью проконсультирует Вас по всем интересующим вопросам, связанные с электронным документооборотом. ГК "ИТБ" - один из лидеров в автоматизации бизнес процессов с интеграцией СЭД.
