Оптимизируем время и трудозатраты на личное общение с клиентами.
Личная встреча с клиентом — самый эффективный канал взаимодействия, но при этом самый трудозатратный. В нём важно найти баланс между количеством личных встреч за неделю и общей продуктивностью.
Если сотрудник встречается с разными клиентами несколько раз в день, но не успевает подготовить все документы и передать работу дальше, то это снижает уровень клиентского сервиса. Если же, наоборот, у сотрудника всё в порядке с подготовкой документации, но он вообще не ходит на встречи с клиентами и из-за этого у него мало продаж — это тоже плохо для компании.
Задача руководителя — периодически просматривать планы сотрудников по личным встречам, чтобы можно было скорректировать их в ту или иную сторону, обсудить стратегии и так далее.
Планирование встреч с клиентами и отправка плана на согласование руководителем
Идеальная ситуация — когда CRM в компании позволяет каждому сотруднику отмечать все свои встречи с клиентами в специальном журнале. Это позволяет руководителю быстро просмотреть план встреч по каждому менеджеру и вовремя внести изменения в план, если они нужны.
Главное, что нужно сделать сотруднику — забронировать время и указать подробности встречи. Это нужно, чтобы руководитель знал, с какими клиентами встречается менеджер и по каким вопросам. Так он может вовремя подключиться и помочь в сложной ситуации.
Ещё один простой способ планирования встречи — перетащить клиента из соответствующей вкладки на свободное место в календаре. Система сама запишет все данные о клиенте и запланирует встречу. Менеджеру останется только написать подробности в карточке Взаимодействия.
Менеджер может планировать новые встречи и изменять существующие, пока план встреч не будет утвержден руководителем. Как только руководитель утверждает план, скорректировать его не получится.
Обсуждение и согласование плана руководителем
Руководитель может просматривать планы своих сотрудников, также используя Журнал встреч. Он может обсудить план менеджера в чате — это удобно, когда нужно выяснить детали встреч или запросить нужную информацию:
После просмотра плана встреч руководитель может согласовать его или отправить на доработку. После доработки сотрудник заново отправляет свой план на согласование.
Контроль исполнения
После того, как план встреч будет согласован руководителем, менеджер не сможет сам добавить или перенести встречу в планируемую неделю. Запланированная встреча должна быть отменена или отмечена как выполненная.
В течение недели руководитель просматривает текущее выполнение планов, и если что-то идёт не так, как планировалось — помогает сотрудникам разобраться с проблемой и не потерять новых клиентов.