Современный ритм жизни диктует свои правила и для того, чтобы всё успевать и быть на волне людям приходится исхищряться: целые горы техник управления временем, специальные ежедневники, календари, сотни, а может и тысячи книг написаны, ещё больше курсов и тренингов созданы... от такого обилия информации голова может пойти кругом и не произойдет ничего удивительного если вы во всем этом запутаетесь или, как бы иронично это не звучало, потеряете много часов, а может и дней на разбор тонны материала о том, как эффективно расходовать своё время и не тратить его понапрасну.
Эта статья есть выжимка самых рабочих и действенных инструментов и советов по управлению своим временем.
Алгоритм распределения времени
1. Мотивация
Прежде чем начать что-то делать, нужно зажечь в себе огонь. Важно по-настоящему захотеть достичь результата. Во что бы то ни стало.
Захотеть так, чтобы, просыпаясь, вы не валялись в кровати еще десять минут, а как можно быстрее вставали и приступали к делам. Вот как можно это сделать:
- Подумайте как классно будет иметь то, к чему вы стремитесь.
- Хвалите себя за выполнение недельного, месячного, годового плана.
- Расскажите другу о том, что вы задумали сделать и к какому времени должно получиться.
- Вспомните,что вы уже сделали и как не хотелось бы бросать сейчас, чтобы потерять так много потраченного времени, денег, сил.
- Съешьте шоколадку- это поднимает настроение.
2. Определить цель
Важно не просто определить цель (например, хочу заработать денег), а определить конкретную цель (например, хочу научиться создавать и продавать сайты)
Разбивайте цели на задачи
Задачи- это то, на что мы делим нашу цель. Например цель "сделать доклад" можно разбить на:
- Подбор материала, выбор источников.
- Обработка материала.
- Оформление доклада.
- Выучить текст выступления.
Далее нужно ещё раз, но более чётко сформулировать цель. Для этого удобно использовать метод SMART.
Цель должна быть:
- конкретной
- измеримой
- достижимой
- актуальной и истинной
- ограниченной по времени
Пример: подготовить доклад на 10 минут по теме "Защита от фишинга" для аудитории, не разбирающейся в IT.
3. Составить список дел
У вас может быть очень много дел, задач, планов. Для того, чтобы ничего не забыть лучше использовать отдельный блокнот, ежедневник или программу-органайзер
4. Распределить задачи в календаре
Удобно оформлять свои задачи с помощью диаграммы Ганта:
Для меньших отрезков времени (например один день) лучше использовать матрицу приоритетов:
Вся соль- определить одно дело, сделав которое, день можно считать успешным. Только оно может занять верхний левый угол матрицы.
Далее идут важные, но не срочные дела- это ваши цели. Не стоит постоянно откладывать эти дела на потом, т.к. обычно, рано или поздно, они становятся срочными.
Не важные, но срочные дела это различная повседневная рутина(готовка еды, ответы на сообщения и пр.)
В последнюю очередь заполняется ячейка с не важными и не срочными делами. Мы занимаемся этим просто для того, чтобы убить время.
Что ещё обязательно нужно уметь
Делегировать
Вам нужно сосредоточиться на какой-то одной самой важной задаче, второстепенные же можете поручить кому-то другому.
Одно другому не мешает. Мешает и ещё как!
Дело в том, что прежде чем начать мыслительный процесс над какой-то задачей, нашему мозгу нужно время на подготовку или, как говорят, настроиться на работу. Поэтому если вы будете в процессе отвлекаться, то каждый раз после будете тратить время чтобы снова погрузиться в дело.
Поэтому, садясь за какую-либо работу, отложите подальше телефон, кофе, книгу, в общем абсолютно всё, что не относится к текущему делу. Пообещайте себе, что как только закончите работу, сразу же вернете всё обратно.
Выполняйте план досрочно
В детстве мама учила выходить из дома пораньше. Так, чтобы прийти в школу за пятнадцать минут до звонка. Если в дороге случится форс-мажор, в худшем случае вы придёте вовремя. С делами тот же принцип.
Сказать нет- нормально!
Научитесь отказывать людям. Если вы будете тратить своё время на выполнение чужих просьб, то у вас может его не остаться для себя, к тому же, окружающие должны ценить вашу помощь. Если вы постоянно будете помогать всем и со всем, то для ваших коллег это станет обычным делом и если вы 10 раз скажете да, а затем один раз откажете- на вас, скорее всего будут косо смотреть. Вам же не нужно этого?
Не делайте только одно рутинное дело
Даже обязательные повседневные и скучные дела можно разбавить полезностью и интересом, например во время уборки можно слушать аудиокнигу.
Искусство отдыхать
Человек- живое существо и в промежутках между работой нам нужна физическая и эмоциональная разгрузка.
Сон
Учёные до сих пор не могут найти ответ на вопрос зачем человеку спать, однако установлено, что качество сна напрямую влияет на здоровье человека, его интеллектуальные способности.
Принято считать, что здоровый сон равен восьми часам, но это не всегда так. Это лишь средняя цифра. Прислушайтесь к своему организму и дайте ему отдохнуть столько, сколько нужно. Старайтесь ложиться спать и вставать в одно и то же время- так, вы поддерживаете свои биоритмы.
Отдых- часть распорядка или война войной, а обед по расписанию
Мозг способен фокусироваться на задаче около полутора часов, поэтому делайте перерыв каждые девяносто минут.
Придумайте заранее, чем будете заниматься во время перерыва. Планируйте отпуск. Старайтесь, чтобы ваш отдых максимально отличался от работы, например, если вы программист, то после многочасового сиденья на стуле и смотрения в экран, посмотреть фильм, сидя на том же стуле и смотря в тот же экран- будет не лучшей идеей.
Таким образом, приобретая навык управления временем, вы решаете сразу несколько проблем которые, возможно, до этого испытывали и делаете большой шаг к достижению гармонии и просветления.
Вы читали канал МенталГуру, мы желаем вам всего наилучшего и не начинайте жизнь со следующей недели, начните жить сейчас!