Или о чем всегда нужно помнить в работе.
Можно много рассуждать на тему "золотых правил" и того, кто же такой настоящий профессионал. А также о том, "боян" или нет та или иная рекомендация.
Я считаю, что чем больше "памяток" о том, что желательно помнить в работе - тем лучше. Что-то наверняка запомнится и выручит в нужный момент.
Итак, несколько правил, выручающих в руководящей работе.
1) Фиксируйте договоренности.
Если вы переговорили с кем-то по телефону или лично, всегда зафиксируйте договоренности в переписке (желательно, чтобы это была корпоративная почта).
Для того, чтобы начать такое письмо можно написать: "Фиксирую наши договоренности" или "Дублирую итоги встречи".
Это поможет оперативно найти повестку встречи и избежать "забывчивости" корреспондента.
2) Просите ставить задачи или доносить информацию письменно.
Не важно, кто позвонил и какую просьбу или распоряжение оставил. В последующем может случиться "разбор полетов", на котором цепочка дойдет до вас и вам нужно будет предоставить "ваши доказательства". А, т.к. записи разговоров ведутся не везде и хранятся не долго, лучше иметь письмо или бумагу.
Можно сказать прямо: "Для выполнения данного распоряжения потребуется письмо от вас". Желательно подсказать, как правильно составить письмо (как корректно называется то, что нужно сделать, следует ли указать сроки, следует ли прикрепить согласование и тд).
3) Используйте функцию Копировать, а не Вырезать (Переместить).
При работе с электронными документами вначале копируйте, затем удаляйте. При переносе может произойти сбой.
4) Не суетитесь и не торопитесь.
После получения распоряжения, ДО его исполнения (передачи в работу вашим подчиненным), проверьте:
-есть ли все необходимые согласования
-все ли сведения в задаче указаны верно
-нет ли конфликта интересов при выполнении задачи с другим равнозначным высокопоставленным руководителем (в вашей компании или компании заказчика) - если есть, необходимо это указать и вынести на обсуждение
Все нужно проверить. Если у коллег и подчиненных в процессе выполнения появляются вопросы, на которые у вас нет ответа - это ваша плохая проработка.
5) Ставьте задачу корректно.
Пр постановке задачи всегда:
-ставьте сроки самостоятельно или уточняйте, сколько потребуется времени и ставьте сроки после уточнения
-интересуйтесь, все ли понятно, есть ли вопросы или комментарии по задаче
-крупную задачу, требующую проектного подхода, поручайте руководителю проекта, а он ее разобьет на подзадачи и будет контролировать выполнение
-поставив задачу руководителю проекта, спрашивайте только с него
6) Делегируйте (ох, сколько обсуждений этого вопроса было и будет).
Пока вы занимаетесь чем-то, кроме управления, вы не управляете.
Неважно, сколько у вас подчиненных. Если вы распределили задачи, решили взять себе что-то из пула задачь у ваших подчиненных - это провал.
Взяли - должны доделать. Пока доделываете, не контролируете сроки, не ведете коммуникации. Иными словами - не работаете. Как руководитель - не работаете.
Не берите задачи уровня "не руководитель".
7) Находите задачи уровня "руководитель".
Если вы - руководитель и, распределив задачи, прочитав все письма, располагаете свободным временем - потратьте его на усовершенствование работы.
Всегда есть то, что может улучшить руководитель:
-проверить актуальность ключевых сведений
-подвести промежуточные итоги
-доработать регламенты
-провести анализ структуры трудозатрат
...и много еще всего полезного.
У руководителя всегда много задач. И это 100% НЕ то, что предназначено для его коллег, которыми он руководит.
8) Ставьте себе таймеры и напоминалки.
В течение дня бывают задачи, которые нужно проконтролировать через 1-2 часа или в какое-то определенное время.
Или нужно куда-то позвонить, успев в окно времени.
Т.к. темп работы совершенно разный, 100% что-то будет забыто, не сделано своевременно или не сделано совсем. И только подводя итоги в конце рабочего дня, будут фиксироваться провалы по пунктам.
Но на выручку придет обычный мобильный телефон - в будильнике можно задать название.
"позвонить поставщику"
"подойти к архитекторам"
"поинтересоваться статусом по премиям"
и тд.
Это работает на вас!
PS "За кадром" осталось много всего, что можно было бы рекомендовать начинающим руководителям. Да и некоторым руководителям со стажем, а не опытом.
Напишите пожалуйста в комментариях, что бы рекомендовали вы и что бы вам было интересно обсудить.