Знакома ситуация, когда выходишь с выходного или приходишь с отпуска, а на работе, как будто прошелся ураган? Всем, что-то нужно и всем всё срочно… С одной стороны коллеги, с другой руководство, а с третьей стороны клиенты, а ещё тебе оставили исправить множество ошибок, которых ты не совершал. Знакомо? Мне тоже...
Что с этим делать? Задал я себе такой вопрос...
Обычно первым делом, что я делаю, когда прихожу на работу, это сначала собираюсь с мыслями, просто 5-10 минут ничего не делаю, запускаю компьютер и всё, провожу в себе эмоциональный настрой и настраиваюсь на рабочий процесс. В эти 5-10 минут, обычно, когда тебя видят коллеги на работе, налетают как стервятники и что-то просят, посмотри это, посмотри то, надо решить проблему, давай разбирайся и тому подобное… Или ещё хуже, пришел клиент и начинает кушать тебе мозги с самого утра!
Что делаю я в таком случае?
Чтобы избавиться от коллег, ГОВОРЮ ПРЯМО, я только с выходного (или отпуска), дай мне сначала с мыслями собраться, а уже потом решать твои проблемы, обычно после таких слов, как минимум на 30 минут, а то и на час, от коллег и след простыл.
Если это клиент, ГОВОРЮ ПРЯМО, рабочий день только начался, нужно 5-10 минут, чтобы запустить компьютер и рабочую программу, а вы пока можете достать необходимые документы или прогуляться. Там, где клиент ждет 5-10 минут, подождет и 20-30, поверьте, подождет, ну на край всё свалите на программу, которая зависла :)
Работа есть работа, но мы все люди! Когда ваш коллега или руководитель приходит на работу, особенно после выходного, они также сначала собираются с мыслями и настраиваются на рабочий процесс. В большинстве случаев люди этого не замечают, поэтому у некоторых на настройку рабочего процесса уходит больше времени, а потом ходят и жалуются, что не успевают ничего сделать в течение рабочего дня.
Что делать после того, как настроились эмоционально?
После эмоционального настроя я начинаю избавляться от паразитов, так я называю людей, которые стоят над душой и ждут от тебя чего-то. В моём случае, это может быть клиент, который пришел сразу с самого открытия рабочего дня, я начинаю работать с ним, чтобы быстро от него избавиться и освободить своё время, если таких клиентов несколько, значит делаю так со всеми, и тоже самое с коллегами по работе, избавляюсь от людей и помех, которые отвлекают организовать рабочий процесс.
Избавились от помех, отлично! Что делаем дальше?
Во-первых, я беру лист бумаги, иногда использую Excel, и записываю всё, что накопилось в течение дня и в моё отсутствие, задачи и ошибки, которые нужно решить и исправить, а также информацию из почты, на которую нужно ответить.
После, как я составил общий список дел, делю их по степени срочности и важности то, что нужно сделать именно сейчас, это СРОЧНО, то, что можно отложить на завтра или в течение недели, это ВАЖНО, но не срочно. То есть получается уже три списка. Как только составил список из срочных и важных дел, общий я выкидываю.
Теперь возникает вопрос, как все дела выполнить быстро?
Мне на помощь приходят 3 простых правила, которым я следую каждый день, уже на протяжении нескольких лет и не только на работе, но тут очень важна КОНЦЕНТРАЦИЯ ВНИМАНИЯ и ограничение по времени!
1. За первые 15-20 минут я стараюсь выполнить как можно больше самых простых задач из обоих списков, не важно, срочное оно или нет, так как много времени это не займет. Цель этого метода, как можно больше пунктов вычеркнуть из списков, в кратчайший промежуток времени. К таким задачам можно отнести: короткие телефонные звонки, ответ на небольшое письмо, подписи документов, помощь коллеге по работе, если нужно дать информацию, и тому подобное.
2. Следующие 35-40 минут посвятите работе над самым сложным заданием. Не пытайтесь одновременно решить две сложные задачи, так вы не добьётесь результата и просто в течение дня выдохнитесь. Выберите из срочного списка задание, которое внушает страх и хочется от него прямо избавиться, которая самая противная в этом списке. Когда будите выполнять задание, НЕ ОТВЛЕКАЙТЕСЬ, работайте над ней, и только над ней, не реагируйте и не отвечайте на телефонные звонки, переведите в беззвучный режим или выключите вообще, а если кто-то из руководства или коллег звонит и что-то просит, скажите, что сейчас не можете, очень сильно заняты, пусть напомнят или перезвонят позже.
3. Сделайте перерыв на 10-15 минут после сосредоточенной работы, походите, подыщите, а затем повторите цикл начиная с 15 минут быстрых действий. Если работой увлечетесь, возможно, даже оторваться не сможете. Это вам позволит почувствовать успех и набрать темп, а также снизить уровень стресса.
Эти 3 простых правила, рабочий день сделают более продуктивным, и время пролетит быстрее, вы даже, возможно, сделаете задания быстрее, чем ожидали, но начальству об этом лучше не знать и не говорить, как и вашим коллегам, пусть думаю, что вы до сих пор заняты :)
Как не крути, на работе энергия расходуется очень быстро, этот способ, конечно, не избавит полностью от бесконечной работы, но позволит вам снизить уровень загруженности, и, никогда не откладывайте долгосрочные дела на потом, лучше их выполнить сразу, а вот уже потом отдохнуть.
В следующих статьях расскажу о других интересных фишках и способах, которые использую не только на работе.
Жду от вас комментарии, подписку и лайк :)
До новых встреч, друзья!