Всё больше сфер нашей жизни цифровизируется и переходит на электронное взаимодействие. Отчетность, занесение в открытые реестры, государственные услуги, заключение сделок. Все это очень удобно и хорошо. Но остаются и проблемные сферы, где электронный документооборот буксует с продвижением.
С апреля 2020 по март 2021 года проводится всеобщий эксперимент по освобождению работодателей от бумажного документооборота. Поскольку такой эксперимент проводится по добровольному желанию работника и работодателя, он не очень широко распространен.
К сожалению, наши работники традиционно не особенно доверяют электронным реестрам информации. Еще больше подливают масла в огонь постоянные утечки персональных данных, взломы баз, кражи сведений, регулярно тиражируемые в СМИ. Поэтому такой эксперимент вряд ли покажет серьезную заинтересованность бизнеса и работников в отказе от бумажных документов в пользу электронных.
Считается, что самые большие вопросы с удобством электронных документов встают тогда, когда основные адресаты, на которых направлен закон, плохо владеют техническими средствами (пенсионеры, неграмотные, инвалиды). Это неизбежно ставит использование электронных документов под вопрос. Как оформлять трудовые отношения? Подтверждать стаж? А не получится ли так, что база данных будет стерта, и весь накопленный тяжелым трудом стаж придется судорожно подтверждать косвенными доказательствами, которых и вовсе может не быть. Вопрос риторический.
Другие наиболее проблемные сферы, связанные с бумажным документооборотом - это ведение госархивов, судебное и исполнительное делопроизводство.
Наша традиционно бумажная сфера государственного управления и отправления правосудия. Гигантские архивы бумажных документов.
Сколько ресурсов уйдет на их оцифровку и сведение в понятные и функциональные базы данных? И как бы здорово оцифровка упростила людям работу в архивах и библиотеках.
Фактически суды сейчас вынуждены вести параллельно и электронный и бумажный документооборот. Это вынуждает привлекать дополнительных сотрудников-делопроизводителей, вместо того, чтобы работать над повышением качества судейства и созданию удобной для сторон системы подачи и контроля документов. В арбитражных судах это проблема практически решена. Суды общей юрисдикции в этом плане пока еще сильно буксуют, отставая от своих коллег.
Ну и конечно, нельзя не обратить внимание на абсолютно бездарное управление делопроизводством на предприятиях.
Некоторые из них, внедряя электронный документооборот, все равно умудряются требовать от сотрудников распечатывать электронные листы согласования и подписывать их вручную. Как тут не вспомнить бесконечные приказы, распоряжения и инструкции, которые штампуются десятками в день и которые никто не читает и не исполняет. Непрерывное переоформление должностных инструкций, которые нужно каждый раз переделывать из-за того, что эффективный отдел делопроизводства придумал новый шаблон для оформления. Только представьте, какие ресурсы тратят предприятия на этот бестолковый процесс, закладывая зарплаты секретарей и траты на бумагу в стоимость конечного продукта.
Отдельная проблема - огромное количество бумаги уходит на отпечатывание бухгалтерских документов - накладных и счетов-фактур, документов, опосредующих движение товарных ценностей внутри организации, отчеты, талоны, заказы, счета, акты, сверки - кипы ненужных бумажек пылятся в архивах и ждут истечения 3 лет, дабы отправиться в мир иной.
Однако в случае с бух.учетом - проблема носит глобальный характер и нуждается в корректировке на законодательном уровне.
Несмотря на обширное внедрение электронного документооборота, объем потребления бумаги снизился очень незначительно. Это означает, что подавляющее большинство гос.органов и предприятий продолжают дублировать электронную отчетность бумажными документами.
Когда мы, наконец, откажемся от повального использования бумаги в абсолютно всех бюрократических сферах, высвободится огромное количество ресурсов, которое тратится на бесполезный труд "башмачкиных", уменьшится объем работы Почты России и курьерских служб, сохранится огромное количество деревьев.
Нельзя останавливать этот процесс. Любое нововведение и процедура, которые можно делать электронно, нужно делать только электронно, не допуская необоснованного бумажного дублирования. Нужна и объемная просветительская работа среди населения по популяризации электронного взаимодействия, внедрения ЭЦП по льготным ценам для граждан-потребителей. Пора уходить от стереотипов, отраженных в поговорке "без бумажки ты букашка". Это уже не актуально.
А как считаете вы? Сможет ли электронный документооборот полностью вытеснить бумажный?