В 2016 году в России началась реформа, согласно которой большинство компаний и предпринимателей должны использовать кассовые аппараты, передающие информацию о расчетах в Налоговую инспекцию в онлайн-режиме.
Последняя отсрочка действует до июля 2021 года. С этого момента почти весь бизнес за редким исключением должен будет работать по новым правилам. Рассказываем, почему старые кнопочные кассы им уже не соответствуют и какой техникой их лучше всего заменить.
Недостатки аппаратов старого образца
На данный момент некоторые бизнесмены до сих пор используют кнопочные кассы (раньше их ещё называли автономными). Основной мотив ― стоимость, ведь это самый бюджетный вариант. Однако сэкономив здесь, впоследствии можно сильно потерять в деньгах при эксплуатации. Все потому, что у таких касс очень ограниченный функционал и много недостатков по сравнению с более современными моделями.
Даже если кнопочный бюджетный вариант подходит сейчас, то скорее всего вы рано или поздно столкнетесь с одним из сценариев:
— либо его не получится модернизировать с учётом новых требований, тогда замена неизбежна;
— либо постоянные доработки потребуют слишком много ваших ресурсов: денег, времени и нервов.
Так что если вашей компании в любом случае предстоит работать с онлайн-кассами, рекомендуем сразу выбрать хорошие современные модели, тем более что предложения есть под любой бюджет.
Не отказывайте бизнесу в развитии: быстрые в работе терминалы с удобными встроенными программами и простым интерфейсом открывают много прекрасных возможностей сделать повседневную торговлю проще и лучше.
Тяжело модернизировать
Старые кнопочные кассы запрограммированы таким образом, что в них практически невозможно внести изменения без помощи специалиста. Кроме того, их сложно модернизировать под новые требования законодательства и новшества в бизнес-процессах предприятия.
Например, после обновления 54-ФЗ владельцы старых ККМ должны были устанавливать фискальные накопители вместо блоков ЭКЛЗ и проводить существенный апгрейд, так что без вмешательства инженеров не обошлось.
Новые требования по указанию номенклатуры в чеке или изменение формата ФФД в простых кассовых аппаратах тоже предполагают модернизацию силами специалистов, а это опять расходы.
Неудобно работать с базой товаров
Суть в том, что кнопочные простые аппараты изначально не были рассчитаны на работу с базой товаров, их главная задача на тот момент — пробивать чеки и давать отчёты с итоговой выручкой за смену. С приходом автоматизации этого становится недостаточно.
- Загружать товары в память кнопочной кассы можно только с помощью специальной таблицы кодов, что очень неудобно.
- Из-за малого объёма встроенной памяти не получится добавить большое количество наименований.
- К большинству старых кнопочных касс технически невозможно подключить современные товароучетные системы.
Без базы товаров и понимания их движения руководство лишается возможности отслеживать подробную статистику продаж, анализировать самые популярные среди покупателей позиции, выстраивать удобное взаимодействие с контрагентами.
Не могут работать с маркировкой
С 2016 года к единой государственной системе маркировки постоянно подключаются новые группы товаров. К концу 2020 года в ГИС МТ уже вошли шубы, табачные изделия, обувь, одежда, лекарства, парфюмерия, шины, фотоаппараты.
В планах правительства к 2024-2025 году включить туда практически всю потребительскую продукцию.
Но функционал старых кнопочных касс «не заточен» под работу с маркировкой. Кассовая программа должна уметь распознавать коды DataMatrix, а ещё потребуется подключить 2D-сканер.
- Придется перепрошивать ККТ, если это технически возможно.
- Кроме того, у многих автономок просто нет разъемов для периферии вроде сканера.
Часто работают только по сумме в чеке
С февраля 2021 года в любом кассовом чеке нужно будет указывать номенклатуру: наименование, объем, количество товаров или услуг.
А кнопочные кассы из-за своей технической простоты обычно работают только с итоговой суммой. Кассир пробивает стоимость товаров или услуг, в чеке отражаются цифры и итог.
Еще автономки не умеют дружить с фасовочными весами и сразу считать стоимость весовых товаров. Только если продавец сам будет взвешивать продукт, рассчитывать итоговую цену и вбивать ее в чек.
В любом случае остро встанет вопрос: как внести базу товаров, чтобы отображать в чеке названия, и как передавать весь массив данных через оператора фискальных данных в Налоговую инспекцию.
Если есть техническая возможность, инженеры попробуют «дотянуть» кассу, хоть это будут своего рода «костыли», временное решение. А возможно, единственным выходом станет покупка нового оборудования.
Чем заменить кнопочные кассы
Сейчас наибольшей популярностью у малого бизнеса пользуются смарт-терминалы. Они разработаны на базе планшета, имеют сенсорный экран и встроенное устройство для печати чеков.
Согласно нашей практике, каждая третья торговая точка выбирает для своей работы именно смарт-терминалы.
Кассы Эвотор, Атол Сигма и подобные модели вы и сами наверняка видели в небольших магазинах, кофейнях и пекарнях, островках в торговых центрах, парикмахерских и салонах, на заправках и в мастерских.
Благо производители предлагают много моделей с большими и маленькими дисплеями, с разным количеством разъёмов, скоростью печати — под любые задачи и бюджет.
Современная техника отвечает актуальным требованиям №54-ФЗ
Смарт-терминалы и фискальные регистраторы оборудованы фискальным накопителем, способны в онлайн-режиме передавать через ОФД данные о продажах в Налоговую инспекцию, печатают чеки с QR-кодами.
Преимущества по сравнению со старыми моделями
+ Более высокая скорость работы
Часто печать проходит быстрее, да и ресурс чекопечатающего механизма больше.
+ Обновления под новые требования законодательства
Автоматические или с минимальным вниманием специалистов.
+ Работа с большой базой товаров
Встроенные программы или беспроблемная установка нужного ПО. Возможность поиска по названию, артикулу и пр.
Существенно большое, часто практически бесконечное, количество товарных позиций (в отличие от простых кнопочных касс, где все зависело от памяти конкретной модели).
+ Удобная загрузка товаров
Происходит через локальную сеть, беспроводной канал или карту памяти. Не требует сложного программирования и остановки работы.
+ Возможность подключить периферию типа весов и сканера
Смарт-кассы умеют работать с фасовочными весами, без проблем воспринимают подключённый сканер штрих-кодов. К ним можно присоединить пин-пад для приёма платежей по карте, при необходимости дополнительный монитор или принтер чеков. Возможностей много, лишь бы были разъёмы.
К слову, количество USB и RS-232 интерфейсов зависит от модели, в вариациях с большими дисплеями их может быть до 6, в переносных компактных вариантах обычно 1-2.
+ Подходят для обязательной маркировки товаров, ЕГАИС и других систем прослеживаемости
Соответствуют всем требованиям, готовы к работе.
+ Делают автоматизацию доступной для бизнеса
Есть базовые функции и расширенные возможности. Позволяют не только полноценно работать с базой товаров, что уже огромный шаг вперёд для предприятия, но и получить расширенную аналитику, упростить складской и бухгалтерский учет, внедрить программы лояльности для клиентов.
+ Представлены в широком ассортименте под любую специфику
Так, для разъездной торговли будут удобны компактные модели с маленьким экраном, но емким аккумулятором.
Для стационарных торговых точек с высоким покупательским потоком оптимальным вариантом будет терминал с крупным экраном, удобной навигацией, высокой скоростью печати и автоотрезчиком чеков.
Итоги
Мы понимаем сомнения и недовольство всех, кто работал со старыми кассами или вообще был освобождён от применения ККТ, а теперь вынужден покупать новые кассы, платить за ОФД и электронную подпись.
Однако обновление парка техники — уверены наши ритейл-эксперты — в перспективе пойдёт бизнесу на пользу: сделает работу персонала более продуктивной, а владельцу раскроет широкую информационную картину по выручке, продажам, ассортименту и другим аспектам деятельности.
Согласитесь, если нельзя изменить ситуацию, стоит извлечь из нее максимум пользы.
Кнопочные кассы действительно уступают по всем фронтам. Логично, что в мире, где правят современные технологии, всяческие гаджеты и всемогущий интернет, на смену устаревшей технике пришли удобные актуальные онлайн-кассы.
—
Статья подготовлена ритейл-экспертами ПОРТ при информационной поддержке Романа Стрункина.
Если остались вопросы, звоните по телефону, пишите в комментариях к статье и наших соцсетях или приезжайте в офис.
Специалисты торгово-сервисного центра ПОРТ проконсультируют по всем нововведениям и помогут подобрать модель онлайн-кассы, которая лучше всего ответит на запросы конкретного бизнеса.
