Как только не трактовали эти три дня, кто-то считал, что сотрудник должен в три дня предоставить авансовый отчет (что верно), кто-то считал, что бухгалтерия обязана его проверить в срок три дня, кто-то, что обязаны выдать деньги в три дня.
С 30.11.2020 три дня навсегда ушли из нашей жизни!
Ранее за полученные денежные средства на расходы, работник, являющийся подотчетным лицом, должен был отчитаться согласно п. 6.3. указаний «О порядке ведения кассовых операций...» от 11.03.2014 № 3210-У в течение 3 рабочих дней:
• после окончания периода, на который были получены средства;
• после выхода на работу, если срок истек за время его уважительного отсутствия — болезни, отпуска и т. д.
Касательно командировок, в соответствии с п. 26 постановления «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749, сотрудник отчитывался не позднее 3го дня после приезда из командировки.
Согласно новому указанию Банка России от 05.10.2020 № 5587-У, организация вправе самостоятельно устанавливать срок, на который выдаются денежные средства в подотчет, однако, не забудьте установить его во внутренних нормативных документах компании, логично определить сроки для типовых нужд.
Так же хочу напомнить, что когда сотрудник не получает денежных средств на расходы, а покупает материальные ценности для нужд предприятия на собственные деньги, то они не являются подотчетными суммами, такая операция по своей хозяйственной сути ничего общего с подотчетом не имеет, вполне возможно, что такие расходы были вовсе не согласованы руководителем.
В подобной ситуации сотрудник должен составить заявление о возмещении понесенных им расходов и приложив все первичные документы, после одобрения такого заявления, нужно составить приказ о выплате компенсации работнику.
Как видите, в данной схеме нет авансового отчета, однако, зачастую бухгалтер просит его составить, поскольку он является дополнительным документом, который подтверждает, что сотрудник, потративший собственные средства, совершил покупки на цели предприятия, а не на свои личные.