Автоматизировать финансовую отчетность часто оказывается слишком дорого для компаний, особенно для молодых. Нужно купить лицензионное ПО, платить программисту, который будет его обслуживать, содержать сервера для хранения данных. Но не вести же учет на бумаге или в таблице, как в прошлом веке. Рассказываем, какие ошибки приведут к лишним тратам и как их избежать с помощью облачной бухгалтерии 1C:Fresh.
Ошибка № 1. Тратить огромные средства на внедрение ПО
«Купить лицензионную программу и забыть про проблемы с отчетностью» звучит здорово, но не каждая компания может себе позволить лицензионное бухгалтерское ПО. Покупка и внедрение программ автоматизации бухучета может стоить десятки и даже сотни тысяч. В дорогих программах полно функций, которые пригодятся не каждой компании. А если чего-то, наоборот, не хватает — потребуются дополнения, обновления. И не всегда просто понять, какие именно.
Для предпринимателей, у которых мало опыта, хороший выход — облачная бухгалтерия. 1C:Fresh — это те же самые продукты 1С, только их не нужно устанавливать на компьютеры в офисе, а следовательно, платить за покупку программы. Это похоже на аренду. Предприниматель оплачивает только пакет услуг в зависимости от выбранного тарифа.
Ошибка № 2. Оплачивать дорогие сервера и специалистов
В крупной компании при работе с 1С скапливается столько информации, что хранить ее на компьютере невозможно. Поэтому владельцам фирм приходится покупать специальные сервера. Систему нужно обслуживать и настраивать. Так что к затратам добавляются еще и расходы на программиста.
С бухгалтерией 1C:Fresh ни собственные сервера, ни постоянный программист не нужны. Вся информация хранится на серверах, размещенных в надежном дата-центре. Не нужно бояться, что кто-то похитит важные данные — информация надежно защищена. А за своевременным обновлением и нормальной работой программы и сервера следят сотрудники 1С. Их работа, как и содержание сервера и круглосуточная техподдержка, уже входит в стоимость тарифа. Не нужно думать и об обновлении программ — оно происходит автоматически.
Ошибка № 3. Не контролировать платежные документы
Если где-то в одной проводке закралась ошибка, она может повлиять на всю отчетность и в лучшем случае придется все переделывать, в худшем — прощаться с деньгами. А если ошибка в счете у партнера? Приходится тратить время на постоянный контроль документов.
Сервис 1С Сверка в облачной бухгалтерии 1C:Fresh автоматически сравнивает нужные документы между собой. Это работает и внутри компании, когда нужно проверить платежки в конце налогового периода, и в делах с заказчиками или поставщиками, когда нужно сверить данные в документах контрагентов. Система не только указывает на ошибку, но и подсказывает причину появления неточности.
Ошибка № 4. Не проверять контрагентов
Бизнес — это всегда риск. Ненадежные партнеры и недобросовестные контрагенты могут обмануть, не вернуть кредит, не выполнить обязательства в срок. Обиднее всего пострадать и потерять деньги из-за того, что слишком доверился партнеру.
Поэтому так важно проверять всех, с кем планируешь работать. Даже если компания со стороны выглядит надежной. Для этого существуют специальные сервисы. 1С: Контрагент в облачной бухгалтерии 1C:Fresh дает возможность проверить будущих и настоящих партнеров. Здесь есть:
- информация о финансовом положении компаний;
- актуальные адреса;
- имена руководителей;
- записи о проблемах с налоговой или другими партнерами.
Ошибка № 5. Не следить за банковскими операциями
Предпринимателю нужно, чтобы средства приходили на счета и со счетов вовремя: большая дебиторская задолженность может помешать развитию бизнеса. Отслеживать операции можно в банковском приложении, но там не всегда понятно, что за перевод был выполнен и к какому документу он относится, особенно если движений по счету много. К тому же неудобно постоянно отвлекаться на разный интерфейс в программах.
Куда удобнее, если банкинг и бухгалтерская отчетность управляются из одной программы. Сервис 1С:Директ банк в облачной бухгалтерии 1C:Fresh помогает контролировать банковские операции и связывать их напрямую с документами, подтверждать документы электронной подписью.
Данные передаются напрямую из бухгалтерской программы, минуя сторонние сервисы. С сервисом 1С работают около 20 крупных банков. Среди них Сбер, ВТБ, Тинькофф, Альфа Банк.
Ошибка № 6. Привязываться к одному рабочему месту
Некоторые предприниматели считают, что установить программу на один компьютер, где работает бухгалтер, надежнее и проще. Возможно, раньше так и было, но сейчас сотрудники часто работают удаленно, их может оставить дома болезнь или карантин. А руководитель или другое ответственное лицо может уехать в командировку. Так контролировать отчетность получается не всегда, можно пропустить что-то критично важное.
В облачной бухгалтерии удобно то, что вести ее можно с любого устройства, даже с телефона или планшета. И делать это может каждый, у кого есть доступ.
В любом месте, где есть интернет, руководитель может следить за тем, что происходит с его деньгами, а бухгалтер заниматься своей работой прямо из дома. Если нужно ограничить доступ, достаточно изменить настройки приватности.
С облачной бухгалтерией компания не нарвется на все эти ошибки и прилично сэкономит. При подписке на год 1C:Fresh обойдется всего в 1086 р. в месяц. В этот пакет входят самые нужные сервисы:
- 1С:Контрагент,
- 1С:Сверка,
- 1С:ДиректБанк,
- 1С:ИТС.
За небольшую дополнительную плату можно подключить 1СПАРК Риски (проверка контрагентов по ИНН), 1С:Отчетность, увеличить количество одновременных сеансов и пользователей.
Листайте ниже, чтобы оставить заявку и получить первый бесплатный месяц доступа к облачной бухгалтерии. За перенос базы и подключение банка тоже платить не придется.