С 1 января 2020 года вступили в силу изменения в Трудовой кодекс РФ. Одним из важных нововведений стала замену бумажных трудовых книжек электронным вариантом, отраженная в ст. 66.1 «Сведения о трудовой деятельности» этого кодекса. Прошел почти год, но ясности так и не прибавилось. Станут ли электронные трудкнижки альтернативой традиционным бумажным или полностью их заменят? Кто даст гарантию, что какой-нибудь «кулхацкер» через Интернет не исправит удаленно данные вашем стаже работы? В общем, вопросов больше, чем ответов. Нет их пока и у юристов, занимающихся трудовым правом. Но есть предположения, которые мы с тобой, дорогой читатель, и хотим сейчас обсудить.
Что такое электронные трудовые книжки?
Итак, в Трудовой кодекс РФ введено понятие «сведения о трудовой деятельности», которые формируются в электронном виде. По задумке законодателей, данные о трудовом стаже каждого из нас будут храниться в электронной виде и передаваться в Пенсионный фонд. Это и есть электронная трудовая книжка.
В ней будет:
А) информация о работнике,
Б) инфа о его месте работы,
В) трудовая функция (должность),
Г) информация о переводах работника на другую постоянную работу,
Д) записи об увольнении работника с указанием основания и причин прекращения трудового договора,
С января 2020 года каждый принятый на работу сотрудник предоставляет работодателю электронные сведения о своем трудовом опыте вместе с трудовой книжкой или взамен ее.
Сведения о трудовом опыте можно получить:
- у работодателя (по последнему месту работы),
- в МФЦ «Мои документы»,
- в Пенсионном фонде РФ,
- на портале «Госуслуги».
Как Пенсионный фонд получит сведения о нашем трудовом стаже? (Надеемся, что получит!).
В декабре 2019 г. в силу вступили изменения в Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. N 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Согласно им, в обязанности работодателя с нового года входит предоставление в Пенсионный фонд РФ данных о трудовой деятельности работников. Они должны предоставляться ежемесячно с февраля 2020 года.
Как на предприятиях должна оформляться электронная трудовая книжка?
Этот раздел полезен скорее для кадровиков, но и обычным «смертным» он будет нелишним. Итак, закон требует, чтобы в Правилах внутреннего трудового распорядка (а они должны быть в каждой даже самой маленькой компании) нужно внести изменения в разделы о приеме на работу и увольнении работников.
Заполняем их следующим (можно скопировать этот текст и вставить в эти Правила):
- при приеме на работу лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее.
- в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о его трудовой деятельности.
Если на предприятии имеются еще документы, в которых упоминаются трудовые книжки, то в них тоже нужно внести изменения, дополнив их изменениями про сведения о трудовой деятельности работников. Как видите, ничего сложного.
Нужно ли уведомлять работников о возможности оформления электронной трудовой книжки?
Также информация скорее для кадровиков. Каждый Работодатель обязан вручить всем работникам под роспись (или направить по почте) уведомление о праве отказаться от бумажной трудовой книжки. В нем нужно отметить два варианта ведения трудовой книжки:
- электронная трудовая книжка,
- бумажная трудовая книжка.
Об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с электронной трудовой книжкой необходимо уведомить каждого работника, даже находящегося в декрете. Исключений закон не предусматривает!
Заводим отдельную электронную почту для отдела кадров.
В нашей практике в этом году был такой случай: Трудовая инспекция оштрафовала кадровика одного из предприятий. Дело было так – сотрудник увольнялся и запросил у своего работодателя сведения о своей трудовой деятельности. Есть два варианта запроса этой инфы – письменно, через секретариат и через электронную почту. Так как своей электронки у кадрового отдела не было, то запрос работник послал на общую электронную почту предприятия. Письмо там в общем потоке затерялось, секретарь его не увидела… В общем, увольнявшийся со скандалом сотрудник накатал жалобу в Трудинспекцию, которая пришла с проверкой и оштрафовала кадровика. Оказалось, что срок предоставления таких сведений в период работы не позднее 3 (трех) рабочих дней, а при увольнении - в день прекращения трудового договора.
Поэтому мои коллеги-юристы советуют завести отдельную электронную почту для отдела кадров. Это поможет не пропустить письмо от работников в огромном количестве поступающей на общую электронную почту предприятия корреспонденции.
Заранее готовим и выдаем работникам бланк заявления о выборе способа учета его трудовой деятельности.
Если работник не подал заявление о выборе способа учета его трудовой деятельности, то работодатель продолжает вести трудовую книжку в бумажном виде. Но помните, что работник, подавший заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, сохраняет право в дальнейшем письменно отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку.
ВАЖНО! Обратно перейти с электронной на бумажную трудовую книжку будет нельзя.