За эти непростые полгода большая часть нашей жизни перешла в Digital. Online - встречи и переговоры стали также привычны, как утренний кофе.
Вы задумывались о мероприятии online, хотите провести конференцию в zoom или на другой платформе, и при этом вам важно, чтобы это мероприятие не уступало по качеству offline-формату?
Команда Meeting Point составила полезный чек-лист, который вы можете использовать при подготовке и проведении вашего online-события.
Чек-лист
Формат и тематика:
1. Определите тему мероприятия и формат:
· вебинар
· конференция с несколькими спикерами
· мастер-класс
· online-квест
· другой вариант
2. Подберите спикеров, которые будут интересны вашей аудитории:
· необходимо определить количество спикеров и нужен ли на ваше мероприятии модератор или ведущий
3. Выберите платформу для проведения конференции:
· Zoom - отлично подойдет для неформальных встреч, мероприятий с несколькими спикерами, мастер-классов или другого формата, предполагающих разделение на несколько вебинарных комнат
· Teams - альтернатива zoom, подходящая для проведения лекций и вебинаров
· GetCourse - платформа, созданная для онлайн-обучения, отлично подойдет для лекций с участием одного спикера
· и другие ИТ-решения
4. Составьте тайминг мероприятия:
· внутренний тайминг для рабочей команды - организаторов, технических специалистов и спикеров
· план мероприятия для гостей
5. Определите площадку, на которой вы будете принимать заявки на регистрацию:
· лендинг на Tilda или Taplink
· Timepad
· GetCource
· ручной сбор заявок через социальные сети, мессенджеры или почту
6. Запустите процесс сбора заявок на регистрацию:
· рассылки
· таргетированная реклама в социальных сетях
· контекстная реклама
· e-mail рассылки
· медиа-размещения
7. Выберете площадку для проведения offline - части мероприятия
Для того, чтобы online-мероприятие прошло на высоком уровне, рекомендуем техническую часть оставить в offline-формате. В отличие от online-вещания “из дома” площадка даст вам гарантированно качественное Интернет-соединение, отсутствие лишних звуков, посторонних людей в кадре и других отвлекающих факторов.
Чек-лист по работе с offline-площадкой
1. Отдельное помещение - ориентируйтесь на количество спикеров, которые будут располагаться в зале и на наличие места для съемочного оборудования, брендированных элементов, и даже offline-зрителей при необходимости:
· кабинет
· переговорная комната
· event-зал
· студия
2. Освещение:
· при дневном свете отверните камеру от окон, либо используйте шторы
· убедитесь, что свет на площадке подходит для съемки
· при необходимости возьмите необходимый свет в аренду
3. Проверьте качество Интернет-соединения
4. Арендуйте необходимое съемочное оборудование:
· съемка на профессиональное оборудование - лучшее качество изображения и звука, записанные материалы можно будет использовать в дальнейшей работе
· съемка на смартфон - рекомендуем использовать штатив и петличку, для петлички возьмите провод-удлинитель
· съемка на камеру ноутбука - подходит для одного спикера в кадре
ВАЖНО: если вы предполагаете трансляцию из одного помещения, в котором находятся несколько спикеров со своими гаджетами, помните, что online - платформы будут давать фонящий звук. В этом случае рекомендуем организовать профессиональную съемку на камеру с прямой трансляцией на online-платформу.
5. Организуйте фон для спикеров:
· виртуальный фон - создайте брендированный фон
· напечатанный бренд-волл
· интерьер места трансляции
ВАЖНО: напоминаем, что вид из окна не подходит в качестве фона, при дневной съемке камера, направленная на окно, будет отображать спикера темной фигурой. А виртуальный фон может быть нестабилен.
6. Звукоизоляция - рекомендуем выбирать для трансляции отдельное помещение. Это может быть студия, небольшой конференц-зал, переговорная комната, представительский кабинет. При трансляции из ресторана или любого пространства с посторонними людьми, вам будут мешать эти фоновые шумы, которые ловятся микрофоном и мешают мероприятию.
7. IT-специалист:
· помощь в подключении Интернет-соединения
· помощь в организации трансляции при профессиональной съемке
· техническая модерация мероприятия - подключение и удаление слушателей, контроль выключенных микрофонов у слушателей, контроль демонстрации презентационных материалов
В качестве offline-площадки вы всегда можете выбрать Meeting Point.
Это комфортное и технологичное решение: в наших пространствах вы можете разместить спикеров и техгруппу, а также нескольких гостей. Также наш коворкинг предоставит вам стабильный быстрый интернет, качественное освещение, необходимую тишину, помощь IT-специалиста и, конечно же, вкусный кофе.