Правовая аргументация
В статье 196 ТК указано, что решение об оплате профессионального обучения сотрудника принимает работодатель. Руководитель также вправе самостоятельно определять условия и порядок учебы. Все принятые правила нужно зафиксировать в договоре или внутренних локальных актах. В большинстве случаев обучение работников – право, но не обязанность работодателя. Однако существуют исключения, оговоренные в части 4 статьи 196 ТК. Работодатель должен организовать профессиональное обучение некоторым категориям сотрудников в т.ч. нотариусам и их помощникам (статья 30 Основ закона «О нотариате»). Работодатель обязан организовать обучение и в том случае, если это считается условием продолжения деятельности служащего. Направляя сотрудника на обучение, работодатель заключает договор с учебным заведением (организацией, осуществляющей образовательную деятельность).
Примерные формы договоров на оказание образовательных услуг приведены в приказах Минобрнауки России от 9 декабря 2013 г. № 1315 и от 21 ноября 2013 г. № 1267. По мнению Минфина, если работник заключил договор с образовательным учреждением от своего имени, компенсация стоимости его обучения не относится к тем расходам на обучение, которые указаны в подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФПисьмо Минфина от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2614.
Однако перечень прочих расходов открытый. Затраты на участие работников в семинарах в зависимости от их вида (информационно-консультационные или образовательные) можно учесь в целях налогообложения прибыли в качестве расходов на информационные/консультационные услуги — если организатор семинара составил акт об оказании информационных или консультационных услуг.
НДФЛ
При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физического лица, признаваемого плательщиком указанного налога, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах или право на распоряжение которыми у него возникло. На это указывает п. 1 ст. 210 НК РФ. Следовательно, средний заработок, сохраняемый за работником в период повышения квалификации, подлежит налогообложению в общем порядке. В соответствии с абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с возмещением расходов на повышение профессионального уровня работников.
Следовательно, если необходимость повышения квалификации работника для собственных нужд, согласно ст. 196 ТК РФ, определила сама организация-работодатель, то суммы возмещения такому работнику расходов на его обучение не облагаются НДФЛ (Письмо Минфина России от 24.03.2010 N 03-04-07/1-15).
Страховые взносы
Согласно п. 1 ст. 420 НК РФ объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в пп. 2 п. 1 ст. 419 НК РФ), в частности в рамках трудовых отношений.
База для начисления страховых взносов для таких плательщиков определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных за расчетный период, за исключением сумм, обозначенных в ст. 422 НК РФ (п. 1 ст. 421 НК РФ).
В статье 422 НК РФ установлен перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, для плательщиков, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам. В соответствии с пп. 12 п. 1 этой статьи не подлежат обложению страховыми взносами для упомянутых плательщиков суммы платы за обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам.
С учетом положений НК РФ, а также ст. 196 ТК РФ, ст. 54 Федерального закона N 273-ФЗ суммы частичной оплаты обучения работников по дополнительным профессиональным программам не подлежат обложению страховыми взносами при условии заключения договора об образовании между организацией, оплачивающей обучение своего сотрудника, сотрудником, направляемым на обучение, и образовательной организацией или организацией, осуществляющей обучение, имеющей лицензию на осуществление образовательной деятельности.
Налог на прибыль Нормы главы 25 Налогового кодекса позволяют при расчете налога уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов, если эти затраты экономически оправданы, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). В частности, налогоплательщик вправе включить в состав расходов, связанных с производством и реализацией, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, свои затраты на обучение работников по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, профессиональную подготовку и переподготовку работников (подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Такие затраты могут быть учтены при соблюдении ряда условий (п. 3 ст. 264 НК РФ; письмо Минфина России от 11.11.2013 № 03-04-06/48063), а именно: - у образовательного учреждения, которое осуществляет обучение, имеется лицензия или соответствующий статус (для иностранного учреждения); - с работником, который направляется на обучение, у налогоплательщика заключен трудовой договор либо обучение проходит физическое лицо, которое заключило с налогоплательщиком договор, предусматривающий обязанность такого лица не позднее трех месяцев после окончания обучения, профессиональной подготовки, переподготовки, оплаченных налогоплательщиком, заключить с ним трудовой договор и отработать у налогоплательщика не менее одного года.
Соответственно, если эти условия не выполняются (например, работнику оказываются образовательные услуги, не относящиеся к обучению по программам, перечисленным в подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ), оснований для учета расходов в целях налогообложения прибыли у работодателя не имеется (письмо Минфина России от 16.07.2015 № 03-03-07/41000).
При отсутствии лицензии на образовательную деятельность затраты можно учесть в составе расходов на консультационные услуги (пп. 15 п. 1 ст. 264 НК РФ, Постановление ФАС Московского округа от 23.09.2009 N КА-А40/9373-09-2). В таком случае достаточно договора с организатором семинара, плана семинара и акта оказанных услуг (Письмо УФНС России по г. Москве от 28.06.2007 N 20-12/060987, Постановление ФАС Московского округа от 15.07.2011 N КА-А40/7114-11), хотя выдача организатором семинара каких-либо сертификатов и наличие программ обучения не обязательны (Постановление ФАС Московского округа от 21.10.2010 N КА-А40/12309-10).
Правила главы 25 Налогового кодекса не предусматривают возможности включить в состав расходов при налогообложении прибыли суммы оплаты работодателем стоимости обучения детей работников, а также компенсации содержания детей в дошкольных образовательных учреждениях.
Рекомендуемый перечень документов для заключения договора с контрагентом:
1) Свидетельство о государственной регистрации
2) Устав
3) Свидетельства ИНН/КПП
4) Полномочия руководителя/представителя (решение, протокол)
5) Доверенность с соответствующими полномочиями и образцом подписи доверенного лица (в случае, если документы подписываются НЕ руководителем организации (для индивидуального предпринимателя допускается исключительно нотариальная доверенность);
6) Копия приказа о назначении руководителя ИЛИ паспорт либо карточка с образцами подписей из банка (на выбор), для сравнения подписей руководителя на приказе (паспорте) и заключаемом договоре;
7) Выписка из ЕГРЮЛ
Пакет документов для подтверждения расходов
1)приказ руководителя о направлении работника на обучение (с обоснованием его производственной необходимости, указанием целей и причин обучения);
2) договор с организацией, оказывающей образовательные услуги, у которой есть государственная аккредитация или соответствующая лицензия
3) акт на оказание образовательных услуг;
4) документы, подтверждающие факт оплаты обучения (выписки банков, приходные ордера).
5) учебная программа образовательного учреждения с указанием количества часов посещений;
6) сертификат или иной документ, подтверждающий, что сотрудники прошли обучение.