Приказ о приеме на работу является важным кадровым документом. В нем отражаются основные условия трудоустройства.
Требование об обязательном издании приказа о приеме на работу напрямую прописано в ст. 68 Трудового кодекса РФ. На его основании делается запись в трудовую книжку и заполняются соответствующие сведения в личной карточке.
Неоформление или некорректное оформление данного приказа довольно часто приводит к возникновению споров с работниками и штрафным санкциям от контролирующих органов. Поэтому к его оформлению стоит отнестись очень внимательно.
Приказ о приеме на работу ведут по унифицированной форме № Т-1 (Т-1а) или иной, которую утвердит компания.
Не рекомендую использовать форму №Т-1а, а если вы издаете свою форму, то не создавать форму в которой будет отражаться прием нескольких сотрудников. Это крайне неудобно и вот почему.
Всякий раз когда у вас сотрудник будет просить копию приказа, вам нужно будет делать выписку. Вы не сможете дать ему просто заверенную копию приказа, так как там содержатся данные других сотрудников.
По этой же причине у вас еще на этапе подписания приказа возникнут сложности — так как подписывая приказ, один сотрудник, увидит персональные данные другого — а это нарушение.
Обязательно обратите внимание на даты, указанные в приказе.
Дата составления документа и дата приема на работу могут различаться.
НО дата издания приказа:
- не может быть более ранней нежели дата составления и подписания Трудового договора, так как основанием для издания приказа о приеме является надлежащим образом оформленный трудовой договор (в исключительных случаях трудовой договор оформляется позднее фактического допущения к работе);
- и так как приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работ, соответственно и приказ о приеме на работу должен быть издан в пределах вышеуказанного срока.
При заключении трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» строка (графа)«по» не заполняется. А если ТД имеет срочных характер, то в графе «по» указываем конкретную дату.
Если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, то в приказе это обязательно должно быть отражено.
Если вы устанавливаете испытательный срок, проследите, чтобы и в ТД он тоже был прописан.
А так же помните, что в соответствии со ст. 70 ТК РФ срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств или иных обособленных структурных подразделений организаций – шести месяцев, если иное не установлено федеральным законом (так, для гражданских служащих срок испытания устанавливается продолжительностью от одного месяца до одного года (ст. 27 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»)).
При заключении трудового договора на срок от двух до шести месяцев испытание не может превышать двух недель.
А некоторым категориям работников испытание при приеме на работу не устанавливается (ст. 70 и 207 ТК РФ).
В приказе о приеме на работу обязательно прописывайте заработную плату сотрудника.
Очень важно верно указать размер оклада и надбавок – они должны соответствовать трудовому договору и штатному расписанию.
Этот документ бухгалтерия использует, чтобы начислять зарплату. От того, как вы пропишете ее в приказе, зависит корректность выплат.
Так же помните, что формулировка «с оплатой согласно штатному расписанию» как в трудовом договоре, так и в приказе о приеме на работу недопустима.
Бывают ситуации, когда условия оплаты отличаются от обычных. Например работник принят на работу по совместительству на 0,5 ставки. Как в этом случае заполнить поле «тарифная ставка (оклад)»?
Существует два способа:
- 10 000 рублей в месяц пропорционально отработанному времени, исходя из должностного оклада 20 000 рублей;
- 20 000 рублей, но в строке «условия приема на работу, характер работы» конкретизировать: «Работа по внешнему совместительству с оплатой труда пропорционально отработанному времени».
«Условия приема на работу, характер работы»
Согласно постановлению Госкомстата России от 5 января 2004г. №1 — работодатель должен заполнить строку «условия приема на работу, характер работы».
В этой строке (форма №Т-1) отражается работа по совместительству, условие о неполном рабочем времени и оплате пропорционально отработанному времени, о срочности трудового договора и основаниях его заключения (на время отсутствия основного работника, для выполнения определенной работы и др.).
ТАКЖЕ ВАЖНО на стадии подготовки документа (до подписания его уполномоченным лицом) тщательно проверить правильность написания и соответствие трудовому договору:
• фамилии, имени, отчества принимаемого на работу работника (работников), особенно если они нестандартные или сложные в написании;
• наименования структурного подразделения, куда принимается работник — если это предусмотрено условиями трудового договора и структурой предприятия. Проверьте, чтобы название структурного подразделения соответствовало тому, что прописано в ТД и в штатном расписании. И не используйте сокращенное варианта наименования подразделения;
• наименования должности — оно тоже должно соответствовать тому что прописано в ТД и штатном расписании. Особенно важно в случаях, когда эти наименования должны в точности соответствовать указанным в соответствующих квалификационных справочниках или положениях профессиональных стандартов.
Не забудьте указать разряд, класс (категорию), квалификацию, если это предусмотрено для соответствующей должности квалификационным справочником или профессиональным стандартом и/или штатным расписанием организации.
Если в процессе оформления и согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера,
то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Если ошибка в приказе обнаружена в момент подписания, его также необходимо перепечатать в исправленном виде. При выявлении существенных ошибок в приказе о приеме после подписания документа он должен быть отменен или заменен путем издания нового приказа.