Прежде чем вы прочтете еще одну статью о том, как быть более продуктивным, помните следующее: Будьте добры к себе и своим ошибкам.
Вы не можете ожидать, что будете более продуктивны в одночасье.
Вы, вероятно, потратили годы, культивируя свои рабочие привычки–как хорошие, так и плохие, сознательно или подсознательно,–и они не сразу изменятся.
Небольшие корректировки могут привести к более длительным изменениям, но они могут потребовать времени и дисциплины. Это выглядит очень легко, когда вы читаете статью о производительности, как эта, чтобы думать, что это легко. Но это не так. Я пишу это не с точки зрения эксперта, а с точки зрения коллеги по борьбе с рассеянностью.
Так что будьте терпеливы и добры через грубые участки и попробуйте снова. Ладно, теперь мы готовы.:
Как Быть Более Продуктивным
1. Составьте разумный список дел.
Не подавляй себя. Списки дел часто терпят неудачу, потому что мы делаем их слишком сложными или задачи неравны. Некоторые задачи займут много времени, другие не займут вообще никакого времени. Это создает дисбаланс в том, как мы распределяем наше время. Тогда наш список дел превращается в инструмент прокрастинации. Да, это так. Потому что тогда мы делаем легкие вещи, а затем действительно отвлекаемся на трудные вещи.
Не лги, ты уже делал это раньше. Так что тогда вам нужно …
2. Ставьте небольшие цели для выполнения поставленных задач.
С каждым новым проектом или заданием объем может казаться слишком большим. Но как только вы начнете разбирать его и понимать, что может быть достигнуто, вы заметите, как каждая часть строится на другой.
Одна из самых простых и практичных вещей, которую вы можете сделать, - это разбить свой маркетинговый проект или результат на более мелкие цели. Какие части и активы необходимы? С кем тебе нужно поговорить в первую очередь? Разбейте эти фрагменты, прежде чем даже устанавливать временные рамки, а затем оцените, сколько времени вам потребуется для их выполнения. Понимание объема того, о чем вас спрашивают, постановка шагов на место, а затем оценка необходимого времени помогут вам понять, о чем вас спрашивают. Иногда то, что кажется большим проектом, не займет много времени, или наоборот.
3. Сосредоточиться на одной цели одновременно.
Как вы определяете, что важно? Как ваша организация определяет, что важно?
Через Окрс? Ключевые показатели эффективности? Осмос?
Что ж, каковы бы ни были приоритеты вашей компании, это ваша работа. Один из способов сделать это-через правило 90-90-1. Это также работает, если вы управляете командой.
Вот что вы делаете: посвятите первые 90 минут своего рабочего дня в течение 90 дней самой важной задаче. Предложенный HR-гуру Робин Шарма, он сфокусирует ваши приоритеты еще до того, как день действительно начнется.
Это также очень практично. Это не значит тратить все свое время каждый день на что-то одно.
Вы также можете настроить проекты, чтобы сосредоточиться на этой цели и убедиться, что она соответствует вашим общим целям компании.
4. отслеживайте свое время, чтобы выявить закономерности.
Отслеживание вашего времени, даже если никто не просит вас об этом, может помочь вам понять ваши рабочие привычки и время суток, когда вы заканчиваете работу наиболее успешно. Эффективное отслеживание вашего времени, зная, каковы ваши технические привычки, от того, когда вы проверяете свою электронную почту, до того, как часто вы проверяете свои любимые веб-сайты или социальные сети, может сильно повлиять на ваш рабочий день.
Перестроив некоторые из этих вещей, вы, возможно, сможете сделать больше. Отслеживание вашего времени в течение недели или двух поможет вам увидеть, где вы проводите свое время, и поможет вам лучше оценить свои цели с #1 немного лучше в следующий раз. В следующий раз, когда вас попросят повторить задание, вы будете иметь лучшее представление о количестве необходимого времени.
Вы также заметите проблемные области, где вы, как правило, менее продуктивны, или определите некоторые причуды планирования, которые вы можете обойти–например, еженедельные встречи или встречи, или даже когда один сотрудник приходит поболтать в течение нескольких минут.
Один из методов, который может помочь, - это журнал пуль. Это моя любимая разбивка того, как это сделать, в комплекте с символами!
5. Найдите способ делегирования полномочий и последующей деятельности.
Одно дело давать вашей команде задания и проекты, и совсем другое-убедиться, что они закончат работу и выполнят ее. Тогда передача его на утверждение-это еще один кусок пирога, который вы должны решить. Поиск надежного метода отслеживания проектов вашей команды сделает вашу работу более эффективной. Инструменты для совместной работы и программное обеспечение для управления проектами определенно могут помочь в этом (подробнее об этом позже), но вы также должны взять на себя обязательство использовать такие инструменты, чтобы не подвести своих коллег. Но в этом деле важна и ваша индивидуальная роль. Чем больше вы будете обновлять и следить за следующими шагами, тем больше это поможет вашим коллегам оставаться на верном пути.
6. Создайте активную информационную панель.
Я украл эту идею у Ноя Кагана, основателя AppSumo. По сути, это измеримый список задач. Если вы заметили, что определенная задача оказывает большое влияние на наш бизнес или является необходимой задачей, которую вам нужно продолжать делать, то перечислите количество раз, которое вам нужно делать эту задачу каждую неделю. Цель здесь состоит в том, чтобы записывать входные данные, а не только результаты.
Это особенно полезно для маркетологов. Если вы знаете, что вам нужно написать в Твиттере или написать определенное количество сообщений LinkedIn, то вы можете перечислить их и убедиться, что вы делаете это число в течение недели. Вот пример моей активной панели мониторинга:
Посмотрите это видео от Ноа Кагана, чтобы захватить свой собственный шаблон проактивной панели мониторинга.
7. определите свои 2 часа пик.
Некоторые из нас-утренние люди, некоторые-ночные совы. Но современная деловая среда не всегда этому способствует. Может быть, офис не открывается до 9, но ваш пик приходится на 5-7 утра. Лично я нахожу высокий уровень энергии, когда большинство людей сворачивают свой день, примерно с 4 вечера до 7 вечера, а затем после 8 вечера. Часто я намеренно отнимаю часть этого времени или планирую более менее стратегические задачи в те часы, когда я не так активен. Предполагается, что мы должны найти по крайней мере 2 часа в день, чтобы погрузиться в более сложную стратегическую работу, а остальные часы оставить для встреч или менее срочных задач.
Вы также будете определять паттерны и когда вы могли бы заниматься “глубокой работой” или идеей сосредоточенной работы в течение более длительных периодов времени. Это концепция Джорджтаунского профессора Кэла Ньюпорта. Некоторые работы (например, ответы на электронные письма) поверхностны, в то время как другие (например, разработка новых концепций кампании или интенсивное редактирование фотографий) могут потребовать более сосредоточенного времени или “глубокой работы".”
8. выберите одно задание и выполните его.
Это очень сложно, потому что иногда наши проекты-это не 30-минутная или часовая работа. Это может занять 8 часов или несколько дней. Каков же тогда ответ? Разбейте его на одну задачу, а затем выполняйте эту задачу до ее завершения. Но как долго это должно происходить? А что разумно? Я думаю, что большинство наших дней разбито на часовые отрезки. А это на самом деле от 45 до 50 минут. У нас есть встречи, которые начинаются в час, или мы берем обеденное время, или мы планируем звонок на час. Работать последовательно в течение 45 минут над одной вещью имеет смысл, но это очень сложно.
Техника Помодоро предполагает 25 - минутные блоки времени, с короткими 5-минутными перерывами, а затем более длительными перерывами позже.
Pomodoro поможет вам устранить помехи и поможет вам оценить, сколько времени займет у вас определенная задача. Подробнее о технике Помодоро читайте в этой статье.
9. выбрасывайте вещи и уничтожайте их.
Знаете ли вы, что ваше физическое окружение влияет на вашу работу? И я не имею в виду только то, работаете ли вы в “крутом” офисе или нет. В зависимости от вашей компании и вашей роли в компании, это в значительной степени выходит из-под вашего контроля. Но вы можете контролировать свое рабочее пространство. Это помогает вам быть более продуктивным, когда вам не нужно охотиться и клевать то, что пропало. Вы сэкономите время, не делая этого. Вы также получите больше ясности и сосредоточенности для ваших текущих задач. Ознакомьтесь с другими советами здесь.
10. Найти время для прогулки или тренировки.
Я работал в офисных парках, в деловых районах города и дома. И в любом месте я стараюсь найти время, чтобы погулять хотя бы раз в день. Это может быть вокруг парковки, вниз по улице или в парке, и это более освежает, чем что-либо в социальных сетях.
Речь идет не о том, чтобы оставаться в форме или терять вес, не то чтобы это было плохо. Но физические упражнения могут помочь вам быть более продуктивными, потому что они повышают вашу бдительность. Поскольку это повышает ваш кровоток и сердечно-сосудистое здоровье, вы будете менее тревожны, более сосредоточены и более способны справляться со стрессом.
11. остановитесь и поразмышляйте.
Когда вы отвечаете за реализацию нескольких проектов, вы должны сделать шаг назад и посмотреть, что работает, а что нет, что нужно расставить по приоритетам и что нужно изменить. Построение во времени для обзора не тратит время впустую, а оптимизирует вашу работу, продвигаясь вперед. Подробнее о постпроектной рефлексии читайте в этом посте.
12. Следуйте правилу 2 пиццы для встреч.
Встречи определенно могут замедлить темп, особенно когда есть огромная толпа из 30 человек, чтобы “провести мозговой штурм". Те же самые люди, которые всегда говорят, будут говорить. Безмолвные останутся безмолвными.
Если вы теоретически должны заказать более 2 пицц, чтобы накормить команду, с которой вы встречаетесь, то это слишком много. Дискуссии будет недостаточно. Недостаточно идей будет выражено. Вместо этого, если у вас есть команда, состоящая только из людей, которые съели бы две пиццы, появятся более яркие идеи. Большее число людей не обязательно означает лучшие идеи или более быстрые действия. Это значительно замедляет процесс.
Люди менее заинтересованы и чувствуют себя менее ответственными, если идея застаивается и застаивается. Ответственность потеряна.
13. сгруппируйте похожие задачи вместе.
Когда мы переключаемся между задачами, мы, естественно, создаем трения. Начало и остановка. Открывание и закрывание. Начало и конец. Все эти маленькие моменты складываются и нарушают нашу концентрацию. Тогда мы отвлекаемся и забываем, почему мы вообще рассматривали что-то в первую очередь. Но способ сократить время переключения между задачами - это сгруппировать похожие задачи вместе. Не отвечайте только на одно письмо, а затем двигайтесь дальше. Ответьте на все из них, а затем не возвращайтесь до нескольких часов спустя. Или пакетируйте все ваши электронные письма вместе. И на этой ноте…
14. Остановить многозадачности.
Потому что переключение делает нас более уставшими. Это отнимает энергию мозга, чтобы переключаться и меняться так часто. Мы не становимся более продуктивными, мы скользим по поверхности вещей. Современная рабочая среда не поддержит вас в вашем стремлении быть более сосредоточенным–это практически невыполнимая задача, когда Slack, Skype и Salesforce борются за наше внимание.
Вот цитата из более авторитетного человека, чем я. Профессор нейробиологии поведения Дэниел Левитин из McGill говорит: “это переключение связано с биологическими издержками, которые в конечном итоге заставляют нас чувствовать усталость гораздо быстрее, чем если бы мы поддерживали внимание на одной вещи.” И знаешь, что еще? Кофеин не обязательно поможет нам. На самом деле, нам, вероятно, просто нужно сделать перерыв на некоторое время. Опять же, профессор Левитин: “люди едят больше, они принимают больше кофеина. Часто то, что вам действительно нужно в этот момент, - это не кофеин, а просто перерыв. Если вы не будете делать регулярные перерывы каждые пару часов, ваш мозг не получит пользы от этой дополнительной чашки кофе.”
Ой. Только не говори моей любимой баристе.
Чтобы действительно остановить многозадачность, вам могут понадобиться приложения, блокирующие щелчок мыши. Это будет держать отвлекающие факторы в страхе, особенно для нас, постоянных потребителей.
15. будьте подотчетны другому человеку.
Для тех, кто работает в команде, это кажется очевидным. Использование автоматизированной системы управления проектами уведомит вас о следующей задаче, когда она будет завершена. Но вам может понадобиться ответственность и в повседневных делах. Например, если вы достигли целей в своей активной панели мониторинга (см.#...) или потратили еще одно время на стратегический мозговой штурм или настройку кампаний. Но найдите кого-то, кому Вы доверяете, кто поддержит вас и не будет бить вас за вашу неудачу. Тебе нужен вдохновитель. Это может быть ваш руководитель, но более чем вероятно, что это коллега, который может помочь вам оставаться на верном пути. И, может быть, ты тоже сможешь им помочь.
16. просите помощи в том, чего вы не понимаете.
Если вы горды (как я!), вам не нравится просить о помощи в том, что вы чувствуете, что должны быть в состоянии сделать. Это проявляется в моей жизни, когда я слишком долго пытаюсь отформатировать лист Excel или создать идеальную презентацию Powerpoint. Вместо этого умные люди просят о помощи. И на самом деле их коллеги считают их умнее. Не говоря уже о том, что это может сэкономить вам массу времени в долгосрочной перспективе. Да, поначалу может быть трудно выкроить несколько лишних минут, чтобы посмотреть видео или позвонить в службу поддержки, но в конце концов это поможет вам быть более эффективным с этими задачами.
17. получите солнечный свет.
Согласно последним исследованиям продуктивности, вы повысите свою продуктивность и бдительность при более естественном освещении. Как вы думаете, почему офисы с окнами пользуются таким высоким спросом? Это также влияет на время циркадных часов, которые затем влияют на ваше бодрствование и усталость.
Раньше я работал в офисных зданиях, где также оказывался в середине этажа или застрял в конференц-зале без окон. Кроме того, там, где я живу, зимой рано темнеет, включая последнюю часть рабочего дня. Не хороший. Что я мог поделать? Я купил лайтбокс, чтобы придать дополнительное свечение моему рабочему месту. Попробуйте, если вы находитесь в аналогичном положении.
18. Посмотрите на симпатичные фотографии животных(?)
Это своего рода безумие, и вы можете не поверить в это, но обмен и просмотр фотографий милых животных на самом деле увеличивает объем внимания. Не веришь мне? Это жесткая наука. Если у вас есть проблема с этим, то у вас есть проблема с самой наукой (j/k). Но на самом деле–японское исследование измеряло производительность после просмотра милых животных. Да, они действительно сделали это.
Вот цитата из исследования: “результаты показывают, что участники выполняли задания, требующие сосредоточенного внимания, более тщательно после просмотра симпатичных изображений.”
Вы можете в это поверить? Вот это вам и поможет.