Юридическая сила электронного письма зависит от того, в какой форме вы его получили. Их три: сообщение по электронной почте, скан бумажного письма и электронное письмо, которое подписано ЭЦП.
Электронное сообщение
К таким «письмам» относитесь с особой осторожностью: они защищены только простой электронной подписью — логином и паролем от электронного почтового ящика, с которого их отправили. Без письменного соглашения между организациями принимать электронные сообщения как корреспонденцию нельзя. Соглашением же считается, например, фраза в договоре типа: «Электронные сообщения, передаваемые по почтовым клиентам, Стороны считают имеющими юридическую силу» (пример ниже), специальный раздел договора или совместный ЛНА «Соглашение об электронном взаимодействии».
Но даже если есть соглашение между сторонами, градус доверия к электронным сообщениям априори понижен. Можно обмениваться электронными сообщениями при совместной работе, но передавать информацию, например о ценах, времени, встречах, изменении условий договора и т. п., лучше традиционным способом: письмом на бланке.
Все-таки пока еще служебным письмом считается документ на бланке организации, который подписан уполномоченным должностным лицом собственноручно или с помощью аналога собственноручной подписи и обладает определенным набором реквизитов: у него есть исходящий номер и дата регистрации.
Скан бумажного письма
Это не совсем электронное письмо, а копия бумажного, поэтому не сомневайтесь в его юридической силе. Требовать, чтобы вам дослали скан-копию подлинника письма на бумаге, не нужно — п. 3.7 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71. Скан-копии бумажных писем регистрируйте так же, как обычные электронные письма, подписанные ЭЦП. Если СЭД в компании нет или у программы повышенные требования к электронным документам, например она отказывается считать письмо электронным из-за отсутствия файла ЭЦП, скан-копии придется распечатывать и вести как входящие письма на бумажном носителе.
Электронное письмо
Это полностью электронный документ, который подписан ЭЦП, причем тем видом ЭЦП, который две организации договорились считать юридически значимым. Проверьте, имеют ли право ваша компания и ее контагент обмениваться именно этим видом электронных писем. Письменные договоренности между компаниями не нужны только для электронных документов с усиленной квалифицированной ЭЦП, сертификат которой выдан удостоверяющим центром. Такая электронная подпись приравнивается к собственноручной.
Обязательно проверяйте подлинность сертификата электронной подписи у электронных документов, несмотря на то, что многие СЭД и специальное программное обеспечение делают это автоматически и вы получаете письмо с результатом проверки. Если по каким-то причинам проверить подлинность ЭЦП автоматически невозможно, сделайте это вручную при помощи специальных интернет-сервисов. Если стороны договорились использовать в деловой переписке усиленную неквалифицированную ЭЦП, ваша задача установить, что об этом есть письменное соглашение и что срок этого соглашения еще не истек. Если ЭЦП не прошла проверку, свяжитесь с отправителем и сообщите ему об этом, предложив направить информацию на бумажном носителе.
Из материалов журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера»
