Каждый раз, когда я работаю с неудобной таблицей в Эксель, в которой у меня указаны немного не те данные в столбцах, которые мне нужны, у меня возникают протеворечивые чувства. Что будет быстрее, набросать формулу, чтобы преобразовать данные, или просто вбить их заново?
Конечно, когда данных немного, всего десяток строк, быстрее будет просто вбить их заново, в нужном виде. Но когд строк больше, нужно что-то придумывать. К счастью, майкрософт уже подумал за нас, и начиная с версии 2013 в Excel есть функция Мгновенное заполнение (Flash Fill).
Уже пользуетесь этой функцией? Напишите в комментариях самые полезные для вас сценарии использования?
Допустим, у нас есть табличка с именами и фамилиями, а мы хотим переделать в сокращенный вид: фамилия и первая буква имени. Начинаем вбивать данные, и оп-па, на второй или третьей строке Эксель сам предлагает нам ввести оставшиеся данные в соответствии с паттерном, который он увидел!
Новая ячейка не обязательно составляется из одной или двух других, может быть и что-то более сложное! Например, поместим в колонку G полные "регалии" - название отдела, должности, и фио человека.
Мы ввели данные в первую строку - посмотрим, достаточно ли этого, для того чтобы заполнить всю таблицу? В ленте Данные (Data) нажмем на кнопку Мгновенное заполнение (Flash Fill) или можно нажать на клавиатуре Ctrl+E
Можно даже разобрать наспех набросанный список покупок в более полезный вид:
Здесь эксель не везде угадал - он не волшебник! Но если ему немножко помочь с исходными данными, он справится и с таким примером! Давайте попробуем немного иначе.
Вводим по 3 строки данных, и нажмем кнопку Мгновенное заполнение. Смотрим, что получилось:
Очень круто! Я и не расчитывал на такой результат.
Еще один пример - телефонные номера. Я выписал номера спаммеров из черного списка в колонку и попробовал отформатировать. Ввел формат в первую ячейку и попробовал мгновенное заполнение. Одной ячейки экселю не хватило (были ошибки), пришлось отменить и заполнить вторую, после этого все было отлично!
Подведем итог? Функция Мгновенное заполнение может отлично сэкономить время. Нужно только учитывать несколько моментов:
- Ячейки с шаблоном должны находиться рядом с определяемыми ячейками - не должно быть пустых колонок, отделяющих их друг от друга.
- Эксель принимает во внимание как ячейки слева от шаблона, так и справа, поэтому если шаблон не работает, попробуйте удалить лишние столбцы справа.
- Если функция Мгновенное заполнение не предлагает заполнить данные автоматически, можно форсировать заполнение данных, нажав Ctrl+E или выбрав Мгновенное заполнение в ленте Данные
- Если при вводе шаблона или изначальных данных вы допустили ошибку или опечатку - вероятно эксель не сможет выполнить мгновенное заполнение, или выполнит его неправильно. Проверяйте данные!
- Бывает, что шаблон не всегда распознается правильно (как в последних двух примерах), поэтому проверяйте результаты и помогайте алгоритму, добавив еще одну-две строки в шбалон.
Ну а на сегодня все. Подписывайтесь на канал, чтобы не пропустить новые статьи. Задавайте вопросы в комментариях.