Виртуальный офис — достаточно таинственная услуга на российском рынке. Многие о ней слышали, но почти никто не знает, что она из себя представляет. И чем может быть полезна для вашей компании.
Давайте же подробно рассмотрим:
- кому нужен виртуальный офис,
- что даёт
- какие проблемы решит.
Что входит в услугу виртуальный офис?
Виртуальный офис — услуга для тех компаний, которым не нужны квадратные метры, но нужна офисная «прописка» для успешного ведения бизнеса.
Виртуальный офис в полном объеме это:
- Юридический адрес — для регистрации в государственных органах и заключения договоров;
- Почтовый адрес — для получения деловой корреспонденции по почте или курьером;
- Городской телефонный номер и секретарь — для обработки ваших звонков от имени компании;
- Фактический адрес, совпадающий с почтовым и юридическим — для встреч с клиентами. Деловой центр, в котором вы арендуете виртуальный офис, предоставляет вам в аренду переговорные или офисы на нужное для встречи время.
С этим набором опций вы можете полноценно вести бизнес без реального офиса.
Услуга актуальна в первую очередь для небольших компаний, у которых пока нет денежных ресурсов для того, чтобы снять помещение. Но не только. Виртуальный офис также поможет решить некоторые задачи уже состоявшегося бизнеса. Об этом — в следующем разделе статьи.
Кому нужен виртуальный офис?
Каким компаниям нужен виртуальный офис? Рассмотрим основные случаи.
Небольшим компаниям с ограниченным бюджетом
Ваша компания в самом начале пути. Все деньги вы вкладываете в развитие бизнеса, и пока не можете себе позволить инвестировать в аренду помещения. Виртуальный офис поможет вам обрести статус серьезной компании — с почтовым и юридическим адресом, с телефоном и собственным секретарем — c минимальными затратами.
Компаниям, открывающим представительство в другом городе
Вы — компания из Новосибирска, Берлина или Нью-Йорка. Все ваши рабочие процессы локализованы в главном офисе. В другом городе вам нужен только адрес и телефон. Снимать полноценный офис в другом городе под представительство, чтобы «зачекиниться» — неоправданная трата денег. Все нужные вам функции будет выполнять виртуальный офис.
Небольшим компаниям со штатом удаленных сотрудников
Если подавляющее большинство штата вашей компании — удаленные сотрудники в разных уголках мира, виртуальный офис может оказаться для вас оптимальным решением. У вашей компании будет городской номер телефона, который вы cможете указывать на сайте и в своих рекламных материалах. Секретарь примет звонок от имени вашей компании и переадресует звонок нужному сотруднику, где бы он ни находился.
Мобильным предпринимателям в частых разъездах
Вы — индивидуальный предприниматель в частых разъездах, живёте на несколько городов или даже стран и работаете на себя. Вам не нужен офис, у вас нет штата на фулл-тайм, все дела вы решаете самостоятельно. Виртуальный офис позволит надежно прикрыть тылы, пока вы будете находиться в деловых или личных поездках. В это время секретарь ответит на звонки по утвержденному вами сценарию, примет курьеров, отправит корреспонденцию по нужному адресу. И конечно же, будет регулярно оповещать вас о происходящем в вашем виртуальном офисе — по электронной почте, смс или по телефону.
Компаниям, которым нужен надежный юридический адрес
Если вы уже выросли из индивидуального предпринимателя, который по закону может оформить фирму прямо у себя дома, для вас встал вопрос оформления юр. адреса. Гугл пестрит объявлениями с предложением оформить юридический адрес. К сожалению, в большинстве случаев — с такой регистрацией вы не пройдете первую же серьезную проверку. Аренда виртуального офиса с юридическим адресом в проверенном деловом центре — избавит вас от риска.
Компаниям, которым нужно срочно открыть бизнес
Такие ситуации случаются: компания нуждается в срочном открытии бизнеса, а времени на подбор офиса нет. Лучший выход в такой ситуации — оперативно арендовать виртуальный офис. Это делается за один день. Плюс максимум две недели уйдет на регистрацию юридического адреса.
На чем позволит сэкономить виртуальный офис
Аренда
Москва — дорогой город. И очень часто — неподъемный для небольших компаний. Виртуальный офис даст вам всё, что нужно для ведения бизнеса в Москве — за минимальные деньги. А большим компаниям, например, открывающим представительство в Москве, услуга виртуального офиса позволит существенно сократить издержки на аренду помещения.
Коммунальные и другие услуги
Нет офиса — нет счетов за коммунальные и прочие офисные услуги. Вам не нужно платить за электричество, охрану или уборщицу. А интернет и телефонная линия, как правило, уже входят в стоимость услуги виртуального офиса.
Cекретарь
Пользоваться услугами секретаря в виртуальном офисе дешевле и удобнее, чем нанимать в штат секретаря с ежемесячным окладом. Экономия — примерно 60%. А еще ваш бизнес никогда не встанет из-за того, что ваш единственный секретарь заболел или уволился — компания, которая предоставляет вам виртуальный офис, всегда найдет замену сотруднику, вышедшему из строя.
Подводные камни
Топ-4 неприятностей, которые могут ждать арендаторов виртуального офиса.
Отсутствие фактического адреса
Далеко не все компании, которые предлагают услугу виртуального офиса, предоставляют фактический адрес для встреч с клиентами. И тем более — совпадающий с почтовым и юридическим. Наиболее качественно услугу виртуального офиса могут предоставить только те компании, которые работают в оффлайне в реальных бизнес-центрах.
Подмена понятий виртуального офиса и колл-центра
Очень часто по объявлению «виртуальный офис» в интернете вам предложат минимальный набор опций — телефон и секретарь. То есть своеобразный аналог колл-центра. Остерегайтесь подделок.
Непрофессиональные секретари
Секретарь — лицо и голос вашей компании. Секретарю нужно умение принимать грамотные решения в неотложных ситуациях. И это умение приобретается только с опытом работы. В некоторых виртуальных офисах должность секретаря занимают неопытные студенты, фрилансеры на дому. Риск для вас очевиден — репутационные и даже операционные потери. Обязательно познакомьтесь с вашим будущем секретарем лично.
Отсутствие опции юридического адреса
Не все компании сдающие в аренду виртуальный офис, смогут зарегистрировать у себя юридический адрес. Или зарегистрируют вас так же, как вы можете это сами сделать — по объявлению в поисковике.
Уточните, зарегистрирует ли ваш арендодатель «виртуального офиса» в помещении, которое принадлежит ему, или же воспользуется услугами сторонних фирм.
Со всеми этими вопросами и поиском виртуальных офисов - поможет сервис Plase-for-work: легкий поиск виртуальных офисов.
Рекомендуем прочитать другие материалы на нашем канале:
