Чтобы избавиться от постоянных стрессов и боязни что-то забыть, необходимо организовать свои мысли, задачи и действия. Для этого существует множество инструментов.
Сегодня я расскажу о моем любимом методе, который я выбрала в качестве основного.
Идею предложил Дэвид Аллен, автор бестселлера "Как привести дела в порядок". В оригинале книга называется Getting Things Done, аббревиатуру от названия - GTD - используют для обозначения этого метода.
Книга хорошая, можете ее прочитать. Но всё же, я суммирую для Вашего удобства суть метода, с некоторой своей интерпретацией.
Идея состоит в том, чтобы выписать на бумагу (или в электронном виде) все задачи, всю разрозненную информацию, которая крутится в голове и вызывает тревожность.
А затем систематизировать эти данные, чтобы было понятно, что необходимо сделать прямо сейчас, а полезные сведения можно было легко найти, когда они понадобятся.
Как это выглядит на практике?
Процесс состоит из 5 этапов:
(Полностью его проходим только первый раз, дальше уже система будет слаженно работать.)
1️⃣ ВЫПИСАТЬ И СОБРАТЬ ВСЕ
Выписать все идеи, заметки, задачи: что нужно сделать когда-либо? Что хочется поменять? Запомнить? Полезная информация на будущее? Документы, которые нельзя выбрасывать? Это касается работы, домашних дел и личных задач. ВСЕ, что вертится в голове.
Примеры: отправить отчет клиенту по почте, зайти в канцелярский магазин, научиться играть на гитаре, название фильма по совету подруги, в какой ресторан сходить, заменить ручку у двери...
То же самое делаем со всеми бумажками: документами, чеками, буклетами, визитками и т.д.
Выписать - в блокнот/ приложение, собрать в коробку. Назовем этот список - входящие.
2️⃣ ОПРЕДЕЛИТЬ, ЧТО ЭТО
Проходим по каждому пункту и решаем, что это:
задача (нужно выполнить только один шаг, чтобы закончить)
- Например: купить батарейки.
проект (состоит из нескольких шагов)
- Например: получить визу - взять справку в банке, на работе, распечатать билеты, бронь...
информация
- Например: ссылка на статью, которую хочется прочитать.
3️⃣ ОРГАНИЗОВАТЬ ПОЛУЧЕННЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ
Задачи:
— можно это выполнить за 2 минуты или быстрее? — сделайте прямо сейчас!
— можно это кому-то делегировать? — передайте другому, отметьте в календаре, когда проверить выполнение
— остальные задачи перенести в ежедневник на конкретный день или в список следующих действий
Проекты:
— выписать в список проектов
— из них выбрать 2-4, над которыми сейчас будете работать
— в каждом проекте определить следующие задачи и внести их в список следующих действий
Информацию:
— запланированные события - в календарь
— важные данные, от которых нельзя избавиться, но пользуемся ими редко - в архив
— полезные сведения, которые важно иметь под рукой - в справочные материалы
4️⃣ РЕШИТЬ ЧТО НУЖНО ПРЕДПРИНЯТЬ
- выполнить задачи, записанные на сегодня
- выписать из списка следующих действий дела на завтра
5️⃣ ОБЗОР
Система готова, её легко поддерживать:
- всю новую поступающую информацию записывать во входящие
- раз в неделю:
— распределить все элементы из входящих
— определить по каждому проекту следующие действия
— распределить их по датам в ежедневнике
Для упрощения можно все это представить в виде схемы, она у меня как шпаргалка в ежедневнике:
Сначала я пробовала организовать всю эту систему в ежедневнике, но преимущества переноса ее в электронную среду неоспоримы.
Предлагаю использовать для этих целей приложения tick tick и notion.
Если посмотрите мой краткий обзор notion, то поймете, почему это отличный вариант. Но вы можете воспользоваться любым другим приложением по вашему вкусу.
Захотелось ли Вам попробовать этот метод организации информации?
Если у Вас остались какие-то вопросы, я с удовольствием отвечу на них в комментариях.