Бизнес использует компьютеры - это уже не новость.
Как не "завалить" переезд и избежать простоя?
Включайте в рабочие группы ваше собственное ИТ или тех, с кем сотрудничаете по ИТ.
Если вы админ и вам нужен успех, ниже краткое руководство к действию.
1) Офис
-узнайте точный адрес
-уточните, требуются ли пропуска на территорию (в том числе для транспорта), как и за какой период их заказывать
-выясните, необходимо ли оформлять пропуска на вынос оборудования и материалов (чтобы ваш инструмент или лишнее оборудование не застряли на объекте)
-посетите новый офис, чтобы диалоги по переезду были более предметными
2) Провайдер
-диалоги по связи желательно вести ДО подписания договора аренды
-получите в отделе аренды перечень провайдеров, которые работают в данном бизнес-центре
-получите от каждого провайдера КП (коммерческое предложение) на услуги связи
-выясните, кто еще из провайдеров готов подключить вас по этому адресу и потребуется ли для этого что-то еще (какие-то разрешающие письма, допуск на крышу, подвал и тд)
-сведите все результаты в таблицу, выберите провайдера и проработайте скидку (всегда просите бесплатное подключение, статичный внешний ip и называйте минимальную по вашему городу желаемую стоимость - это торг)
-запросите договор для согласования с юристами
-уточните сроки подключения после оплаты
3) План размещения, коммуникации
-получите план-схему помещения, уберите с нее все лишнее, оставьте стены, размеры и то, что вам может потребоваться
-согласуйте с заказчиком переезда, руководством пофамильный план размещения рабочих мест, мест установки принтеров, место для серверной или шкафа с оборудованием (всегда согласовывайте через почту)
-заложите два порта локальной сети на каждое рабочее место и по одному порту на принтер или МФУ на каждое помещение или 5 рабочих мест
-если в помещении уже есть розетки локальной сети, проверьте их, выясните, куда приходит другая сторона кабеля
-сопоставьте план имеющихся рабочих розеток и ваш план размещения сотрудников (потребуется ли ставить дополнительные розетки?)
-проводите все кабельные работы до переезда
-всегда тестируйте СКС (структурированную кабельную сеть) до переезда, когда принимаете ее у подрядчика или делаете сами
4) Подготовка "на старом месте"
-подпишите все оборудование на рабочих местах (клавиатуры, мышки, мониторы, системные блоки, сканеры и т.п.)
-подпишите принтеры или МФУ (их сетевое имя, перечень сотрудников, печатающих на устройство)
-сделайте отдельные бэкапы всего (образы дисков с компьютеров бухгалтеров, руководства, ключевых сотрудников, отдельно бэкапы баз и виртуальных машин в целом)
-проверьте, нет ли ошибок в текущих состояниях оборудования и сервисов (после выключения питания они могут больше не заработать)
-перепишите план коммутации сети (какие порты на серверах и оборудовании для чего и с чем соединяются)
-убедитесь, что у вас есть все нужные учетные записи, пароли, настройки от всего, с чем работаете (в момент переезда некогда будет восстанавливать эти сведения)
-подготовьте перечень оборудования, включающий инвентарный, серийный номера, пользователя, конфигурацию по ключевым компонентам, имеющимся дефектам
-закупите пластиковые хомуты (стяжки), дополнительные кабели, патч-корды, сетевые фильтры и удлинители разной длины, кабель UTP и коннекторы (почти всегда приходится много перекраивать "по месту", чтобы кабель не шел внатяг или не было лишних мотков)
-сделайте отвязку от ip или добавьте ip нового офиса в "белый лист" для личных кабинетов банков, облачных сервисов, телефонии, и т.п.
-USB ключи, токены, карты доступа нужно либо описать и собрать, либо передать на ответственное хранение сотруднику, который с ними работает (все немаркированное и маленькое либо теряется, либо перемешивается между собой)
5) Погрузка, перемещение, выгрузка
-если есть возможность - везите сервера и ключевое оборудование не в общем грузовике, а на отдельном, желательно легковом авто
-следите, чтобы оборудование было упаковано в "пупырчатую" пленку, а на мониторах со стороны экрана был дополнительно примотан кусок картона
-отмечайте перемещение оборудования на каждом этапе
-выделяйте сотрудников, которые будут отслеживать бережное отношение к технике на этапах погрузки/выгрузки
-просите выгружать технику в отдельную комнату или "кучку"
-проверьте оборудование по списку (пока машины на месте, бригадир на месте, а записи с камер видео-наблюдения не перезаписались)
6) Работы "на новом месте"
-пока собирают мебель, можно собрать и подключить центр коммутации (серверную), проверить работу каналов связи
-после сборки и установки мебели согласно утвержденному плану размещения, можно ставить оборудование на рабочие места (если не нашли сразу какую-то технику - не страшно, просто механически распределяйте оборудование согласно ФИО и плану размещения, недостающее найдется, когда неразобранного будет меньше)
-распакуйте все сразу (и избавьтесь от упаковки - она здорово мешает)
-коммутируйте и запускайте рабочее место сразу, не отходя от него (так меньше вероятность ошибки - все, что включено уже не требует внимания)
-подключайте оборудование общего использования - принтеры, МФУ
-проверьте работу сети и доступность принтеров и МФУ, зайдя в учетку администратора
-проверьте работу всех ключевых сервисов (доступ к телефонии, соблачным серверам и т.д. - это может перестать работать из-за смены ip офиса)
7) Первый день после переезда
-всегда выделяйте специалиста на целый день (почти всегда остается вероятность, что что-то не будет работать у части сотрудников или сотрудники просто не разберутся с тем, что работает из-за непривычной обстановки)
-все запросы по перемещению сотрудников не так, как на заранее утвержденном плане, проводите через согласование у руководства (заказчика переезда, ответственного за согласование плана и т.п.)
-фиксируйте провисающий кабель только после того, как сотрудник разместился полностью
PS Желательно, чтобы подготовка к переезду начиналась с момента анонсирования его возможности.
Минимальное разумное время на организацию переезда - 2 недели. На практике, за это время все участники процесса успевают все согласовать, подрядчики и поставщики услуг успевают предоставить скидки и провести свою часть работ.
Если в компании частые переезды - это специфика и необходимость - есть решения, как сделать офис максимально мобильным и готовым.
PPS Уважаемые читатели, наверняка у вас есть свой опыт организации и сопровождения переездов. Буду рад узнать что-то новое для себя или дополнить статью тем, что упустил осветить.