Про калькулятор для расчета численности и загруженности персонала
Назначение калькулятора - расчет оптимальной численности производственного и непроизводственного персонала и оценка загруженности на основе норм времени, определяемых экспертным методом.
Версия 3.0 - результат доработки калькулятора версии 2.0, описание которой можно прочитать в статье Калькулятор для расчета численности 2.0.
Логика работы калькулятора подробно описана в статьях про 12 принципов расчета численности персонала и Что такое загруженность работника, как ее рассчитать и оценить.
Как и все предыдущие версии, калькулятор реализован в виде защищенной от изменений книги MS Excel с несколькими листами.
Для корректной работы калькулятора ячейки, не предназначенные для ввода данных, защищены от изменений.
Для расчета численности и загруженности персонала в доступной для скачивания версии калькулятора используется производственный календарь на 2024 год.
Курс "Экономист по труду и заработной плате"
Функции калькулятора для расчета численности версии 3.0:
- расчет загруженности и численности сотрудников отдельного подразделения или компании в целом с учетом объема работы и фонда рабочего времени;
- вывод данных о расчетной численности и загруженности персонала на любой период времени - месяц, квартал, полугодие, год;
- расчет выполняемого сотрудниками объема работы, исходя из норм времени на выполнение отдельных операций/работ;
- перераспределение работ между сотрудниками с целью оптимизации загруженности/численности или оптимизации должностного состава;
- расчет численности и загруженности сотрудников с использованием производственного календаря на определенный календарный год (доступная для скачивания версия настроена на производственный календарь 2024 года);
- расчет численности и загруженности, исходя из фонда рабочего времени каждого сотрудника с учетом периодов его отсутствия на работе, например, во время отпуска;
- учет времени неустранимых технологических перерывов, времени перерывов для отдыха и личных нужд и времени на ненормируемые работы;
- возможность корректировать объем работы на выбранный период времени для точного расчета численности и загруженности сотрудников.
Курс "Менеджер по персоналу - задачи и решения"
Как рассчитывается численность сотрудников и их загруженность с помощью калькулятора:
- определяется объем работы для сотрудников или должностей в часах, для чего экспертным методом определяется длительность каждой операции (вида работы) в часах или минутах и частота её выполнения в удобный для использования в расчетах период времени - день, неделю, месяц, квартал, полугодие, год;
- объем работы в часах делится на фонд рабочего времени по производственному календарю 2024 года за вычетом времени на отдых и личные надобности, времени на неустранимые перерывы в работе, ненормируемых затрат рабочего времени и времени на отсутствие на работе в связи с отпуском.
Округленное до целого значения число будет расчетной численностью, а выраженное в процентах отношение объема работы к фонду рабочего времени на период - загруженностью сотрудника.
Как научиться пользоваться калькулятором
Чтобы научиться пользоваться калькулятором, пошагово проиллюстрируем ввод и анализ получаемых с его помощью данных.
Шаг 1. Вводим в калькулятор фактическое штатное расписание
Данные из фактического штатного расписания по окончании работы с калькулятором сравниваются с расчетными данными калькулятора.
Открываем лист "Штатные должности"
Если хотим оценить загруженность отдельных сотрудников, вместо названий должностей можем использовать фамилии сотрудников.
После того, как введём должности или фамилии, они станут доступны для выбора в выпадающих списках на других вкладках калькулятора.
Шаг 2. Вводим перечень работ/операций, время на их выполнение и частоту
На листе "Описание работ" в столбце "Операции/работы" вписываем операцию или вид работы, выполняемой сотрудником, в столбце "Единицы времени" выбираем, в часах или в минутах будем определять время на выполнение операции/работы.
Для расчета нормы времени на выполнение операции/работы вводим минимальную и максимальную продолжительность операции/работы (столбцы min/max).
Норма времени на выполнение операции/работы рассчитывается по формуле Hв=(3*Тmin + 2Тmax)/5, где Тmin — минимальное время выполнения операции, Тmax — максимальное время выполнения операции
Далее выбираем, какой период времени (день, неделя, месяц, квартал, полгода, год) удобнее использовать для ввода частоты выполнения операции (столбец "Параметр частоты выполнения операции") и вводим значение частоты.
Шаг 3. Распределяем работы по исполнителям
Из выпадающего списка в столбце "Должность" выбираем должность или сотрудника, который выполняет каждую из перечисленных на листе "Описание работ" операций/работ.
Для расчета объема работы на должность/сотрудника калькулятор суммирует часы распределенного на него объема работы.
Шаг 4. Настраиваем особенности использования рабочего времени
В столбце "Должности" на листе "Расчет численности" из выпадающего списка выбираем должности/сотрудников.
Для каждой должности или сотрудника определяем на листе "Расчет численности", сколько времени в часах занимает время на выполнение ненормируемых и непредвиденных работ, неучтенных на листе "Описание работ", сколько времени сотрудник тратит на отдых и личные надобности (по нормативам для офисного сотрудника это 20 минут), сколько рабочего времени в день "съедают" технические перерывы, когда сотрудник не может работать (перегружается база копроративной информационной системы, ждете, когда клиент подпишет договор и т. д.).
Шаг 5. Вводим данные об отпусках
На листе "Рабочее время" вносим данные о количестве дней отпуска сотрудника в доступные для редактирования поля.
Для этого в столбце "Должность" выбираем из выпадающего списка сотрудника, отпуск которого нужно учесть в расчетах, и вводим в поле "Количество дней отпуска" нужное количество дней отпуска.
Даже если сотрудник не планирует идти в отпуск, на листе "Рабочее время" необходимо выбрать его должность из выпадающего списка, иначе калькулятор не сможет использовать для расчетов введенный в него производственный календарь.
Шаг 6. Выбираем период, для которого хотим рассчитать численность
В ячейке H2 на листе "Расчет численности" выбираем период, для которого хотим рассчитать численность и загруженность сотрудников - любой месяц, квартал, полугодие или год.
Калькулятор автоматически перерасчитывает численность и загруженность на любой выбранный период.
Курс "Директор по персоналу и организационному развитию"
Шаг 7. По необходимости уточняем объем выполняемых в расчетном периоде работ
Предположим, мы рассчитываем численность и оцениваем загруженность сотрудников во втором квартале 2024 года.
По умолчанию калькулятор считает нагрузку пропорционально выбранному учетном периоду - даже если какой-то вид работ выполняется один раз в год, калькулятор поделит его длительность на количество дней в году и умножит на количество дней во втором квартале 2024 года, то есть распределит нагрузку пропорционально длительности учетного периода.
Такой расчет не очень точен при расчете численности и загруженности сотрудника на период менее года, но у нас есть возможность повысить его точность, настраивая учет работ в интересующем нас периоде на листе "Описание работ".
Если мы точно знаем, что разовая ежегодная работа во втором квартале выполняться не будет, выбираем выпадающее значение "не учитывать" в столбце " "Учитывать в расчетном периоде пропорционально".
Если мы уверены, что разовая ежегодная работа во втором квартале точно будет выполнена во втором квартале, выбираем выпадающее значение "учесть полностью" в столбце " Полностью учесть в расчетном периоде".
Есть и третий вариант уточнения - возможность учесть во втором квартале произвольное количество часов из ежегодного мероприятия - для этого вводим его вручную в столбце "Учесть произвольное количество часов".
Выбор любой из перечисленных выше опций является взаимоисключающим - каждая из трех при ее выборе отключает две другие и расчёт по умолчанию.
Шаг 8. Оцениваем результаты на вкладке "Расчёт численности"
Если сотрудник перегружен, поля с целевым количеством штатных единиц окрасятся красным.
Поля "Целевая загруженность" и "Фактическая загруженность" могут быть окрашены в зеленый, желтый и красный цвета в зависимости от степени "загруженности/незагруженности" сотрудников.
Учитываем, что показатель "Фактическая загруженность" показывает загруженность сотрудников, исходя из их текущего количества, показатель "Целевая загруженность" показывает загруженность с учетом предлагаемой калькулятором "Целевой численности", округленной до целых штатных единиц.
Отрицательные значения в столбце "Разница между целевой и фактической численностью" означают, что недогруженных сотрудников калькулятор предлагает сократить, положительные - добавить в штатное расписание дополнительные штатные единицы.
Значения численности подразделения и данные о средней загруженности сотрудников можно увидеть в верхней строке калькулятора в черных полях на вкладке "Расчет численности".
В заключение
Калькулятор для расчета численности и загруженности доступен для скачивания по ссылке.
Вместо норм времени, определяемых экспертным методом непосредственно в калькуляторе, можно использовать готовые нормы и нормативы времени из справочников.
Буду рад ответить на вопросы пользователей, столкнувшихся со сложностями в работе с калькулятором.
Всем успехов, удачи и безошибочных расчетов!
