Все тонкости бухгалтерского аутсорсинга
Передать бухгалтерию сторонней компании – ответственный шаг для предпринимателя. Но рынок оценил предложение: ежегодно бухгалтерский аутсорсинг растет по разным оценкам на 10-20%. Перед тем, как доверить одно из самых важных направлений в бизнесе, надо изучить тонкости аутсорсинга в бухгалтерии.
Зачем нужен бухгалтерский аутсорсинг
Понятие аутсорсинг произошло от английского словосочетания «out source», что означает «внешний источник». Это передача каких-либо функций сторонней организации.
Аутсорсинг бухгалтерских услуг – вид аутсорсинга, когда бухгалтерский учет или его часть передают сторонним организациям. Компании и индивидуальные предприниматели используют такой вариант ведения бухгалтерии, чтобы сократить траты на персонал и снизить риски ошибок.
Внештатный бухгалтер не может считаться полноценным аутсорсером, потому что он решает эпизодические задачи. Главное отличие аутсорсинга – регулярное сопровождение бизнеса.
В России рынок переживает этап активного роста. Лишь в 2000 появились первые фирмы, которые предлагали профессиональный бухгалтерский аутсорсинг. Сегодня ситуация изменилась: рейтинговое агентство RAEX отмечает в исследовании, что рынок за последние пять лет показывал только рост – на 6-15 % ежегодно. «СКБ Контур» в своем исследовании приводит другие данные: по оценке компании, в России ежегодный прирост составляет до 20 % и в 2019 году объем рынка достиг 2,5 трлн рублей.
Четыре вида бухгалтерского аутсорсинга
В зависимости от того, какие полномочия бизнес передает компании-аутсорсеру, выделяют четыре вида бухгалтерского аутсорсинга:
1. Консультирование.
Базовый вид аутсорсинга, когда компания обращается за поддержкой, чтобы проконтролировать работу штатных специалистов, либо получить консультацию по специфической задаче. Например, помощь может понадобиться при заключении сделки с зарубежной фирмой.
2. Частичный аутсорсинг.
При выборочном аутсорсинге компания передает только часть функций штатного бухгалтера. Например, подготовка финансовой отчётности по РСБУ и МСФО, расчет зарплаты. Некоторые функции могут передать, чтобы освободить штатного бухгалтера от однотипной работы, при этом контроль над процессами руководитель сохраняет.
3. Полный аутсорсинг.
Вид аутсорсинга, при котором передают все функции бухгалтерии. Компания экономит за счет сокращения штата. Вы можете сократить расходы на бухгалтерию, передав её на бухгалтерский аутсорсинг 1C-WiseAdvice.
4. Учет от лица главного бухгалтера.
Руководитель компании может предоставить стороннему бухгалтеру право подписи в документах. Однако отсутствие контроля – существенный минус этого вида аутсорсинга.
Компания выбирает вид в зависимости от величины оборота, сферы деятельности и готовности руководителя передать полномочия сторонней организации.
Как устроен аутсорсинг в сфере бухгалтерии
В бухгалтерском аутсорсинге заказчик может периодически привлекать компанию или внештатного специалиста, чтобы решить какую-либо задачу. Сторонняя бухгалтерская организация не нужна для круглосуточного пребывания на предприятии, особенно если обороты небольшие. Чаще всего взаимодействие происходит так:
- стороны оговаривают перечень услуг, которые будут оказаны компании, составляется договор;
- заказчик предоставляет сведения и документы для ведения учета, выполнения обязательств;
- аутсорсер отслеживает исполнение всех задач и обеспечивает стабильную работу предприятия – все действия выполняются в рамках договора.
Большая часть компаний типичные задачи оставляет за штатным бухгалтером, а отчетность и контроль передает на аутсорсинг, чтобы избежать ошибок. Так бизнес экономит на главном бухгалтере, и при этом у него есть в штате человек, которого можно нагрузить дополнительными функциями.
Кто отвечает за ошибки: аутсорсер или заказчик?
Ответственность за ошибки несет аутсорсер. Компания обязана возместить убытки в случае неверного составления отчетности. Благодаря этому недочеты в работе бухгалтерии сводятся к минимуму. Аутсорсинговая бухгалтерия заинтересована, чтобы в компании работали лучшие специалисты на рынке, так как ошибки приводят к финансовым потерям.
Плюсы и минусы бухгалтерского аутсорсинга
У бухгалтерского аутсорсинга есть достоинства и недостатки, как и у любой услуги.
8 преимуществ бухгалтерии на аутсорсинге
1. Экономия. Компания сокращает затраты на зарплату специалисту, на налоги и на организацию рабочего пространства – стоимость услуг компании-аутсорсера ниже, чем затраты на штатного бухгалтера. В среднем, экономия – 25-30 %.
2. Стабильность. Штатный специалист – обычный сотрудник и может заболеть в отличие от компании-аутсорсера, которая исполняет функции главного бухгалтера независимо от каких-либо непредвиденных обстоятельств.
3. Качество. Так как компания специализируется на бухгалтерских услугах и финансово отвечает за результат работы, то за отчетность и другие функции бухгалтерии можно не беспокоиться. Кроме того, аутсорсер благодаря опыту взаимодействия с большим количеством компаний может решить любую нетривиальную задачу.
4. Конфиденциальность. Заказчик и аутсорсер должны подписать договор о неразглашении. В процессе взаимодействия нужно также учесть способы передачи информации, чтобы избежать утечки.
5. Перераспределение ответственности. Штраф за неправильно составленную отчетность платит аутсорсер.
6. Гибкость в кадровой политике. При сокращении штата или снижении объемов производства руководителю не нужно сокращать отдел бухгалтерии.
7. Свободное время. Руководитель может сосредоточиться на решении стратегических задач, не отвлекаясь на бухучет.
8. Работа с иностранными партнерами. Зарубежные компании доверяют независимым экспертам. Поэтому работать за границей проще, если бухгалтерию проверяют сторонние организации.
Ежегодный рост рынка в России до 20 % доказывает востребованность бухгалтерского обслуживания на аутсорсинге.
Передайте бухгалтерию на аутсорсинг 1C-WiseAdvice и освободите время для развития бизнеса
Чем рискует компания с удаленной бухгалтерией
У бухгалтерского аутсорсинга есть и свои минусы:
- риск потери репутации. Компания может сотрудничать с недобросовестным аутсорсером и потерять репутацию из-за неверно составленной отчетности или серьезных ошибок в бухучете;
- утечка данных. Существует риск передачи информации третьему лицу.
- оперативность ведения бухгалтерии. Из-за удаленности специалиста возможна более медленная реакция на появление проблем;
- непривычный формат работы. Руководителям предприятий сложно привыкнуть к тому, что бухгалтер не находится в офисе, и от этого может возникнуть психологический дискомфорт. Но пандемия доказала, что работа на удаленной основе может быть эффективной.
Аутсорсинг или штатный бухгалтер: что лучше?
Аутсорсинг бухгалтерии имеет больше плюсов, чем штатный специалист. По данным одного из сайтов вакансий, средняя зарплата главного бухгалтера в Москве – 90 тысяч рублей. Практически за ту же стоимость предприниматель получает весь перечень бухгалтерских услуг, но кроме этого еще:
1. Квалифицированного специалиста, работа которого обычно проходит несколько этапов проверки.
2. Взгляд на бухучет со стороны.
3. Гарантию того, что в случае ошибки отвечать будет аутсорсер.
4. Стабильность, потому что исполнитель не уходит в декрет или на больничный.
5. Свободное время, так как не надо тратить ресурсы на поиски специалиста, собеседования и пр.
6. Снижение затрат на ИТ-программы – некоторые компании, предоставляющие аутсорсинг, предлагают собственные программные решения.
Вам выгоден бухгалтерский аутсорсинг, если:
- компания работает с иностранными инвестициями, собирается экспортировать продукцию. В этом случае предприятию нужно делать отчеты по международным стандартам и не все бухгалтеры могут с этим справиться;
- у вас небольшой бизнес или стартап. Тогда удаленная бухгалтерия для ИП – идеальный вариант, потому что на штатного специалиста не всегда хватает средств;
- есть сомнения в квалификации своих сотрудников, уже были ошибки при оформлении документации или в целом сложно найти надежного человека;
- планируется диверсификация производства или оптимизация на предприятии. В этом случае может понадобиться взгляд со стороны – не накопилось ли проблем в бухучете.
- компания работает в сфере сельского хозяйства, где своя специфика и сложно найти грамотного специалиста;
- предприятие крупное и нужно детально подходить к вопросу оформления отчетности – каждая ошибка может стоить миллионы.
Таким образом, бухгалтерское сопровождение на аутсорсинге востребовано практически в любом бизнесе, кроме закрытых предприятий госсектора.
Сколько стоит бухгалтерский аутсорсинг в Москве
Прайс зависит от:
· системы налогообложения, по которой работает компания;
· количества операций за определенный период времени;
· продолжительности контракта на обслуживание – разовые заказы дороже;
· вида бизнеса;
· количества сотрудников в компании.
Определить стоимость более точно можно при помощи калькулятора стоимости бухгалтерского аутсорсинга.
Как перейти на бухгалтерский аутсорсинг
Обычно процесс передачи регулирует компания, предоставляющая аутсорсинговые услуги. План по переходу на аутсорсинг выглядит так:
1. Поиск исполнителя. Для этого надо изучить рынок, рейтинги, у основных игроков запросить прайсы и изучить условия договора: есть ли гарантия конфиденциальности, насколько квалифицированы сотрудники и пр.
2. Разработка условий сотрудничества, заключение контракта. Здесь важно определить список услуг, сроки, ответственность за ошибки, условия расторжения контракта.
3. Изучение документации. Компания-аутсорсер анализирует состояние бухгалтерии. Если бухучет велся с серьезными ошибками или не велся вообще, руководителю могут предложить процедуру восстановления бухгалтерской базы.
4. Переход на аутсорсинг и передача документов: договоры купли-продажи, поставок, трудовые приказы и пр.
Что происходит с рынком бухгалтерского аутсорсинга в России
Рейтинговое агентство RAEX проанализировало рынок бухгалтерских услуг в России – аутсорсинг растет пятый год подряд. В 2015 году объем рынка вырос на 6 %, в 2016 – на 7 %, в 2017 году рынок вырос на 15 %, в 2018 – на 9 % и в 2019 году был рост в 12 %. Общий объем рынка – 11,2 млрд рублей – это совокупная выручка 76 крупнейших компаний, которые предоставляют услуги удаленной бухгалтерии.
Рынку прогнозируют дальнейший рост за счет самоизоляции. Компании получили положительный опыт работы бухгалтерии в удаленном формате и ограничения, которые раньше сдерживали рынок, ослабли. Еще одна причина роста рынка – цифровизация отрасли. Бухгалтерские компании внедряют новые ИТ-решения для формирования отчетности и ведения бухучета.
Наиболее высокие темпы роста были у двух направлений:
- расчет зарплат (за год рост на 18 %),
- кадровый учет и делопроизводства (рост на 16 %),
- бухгалтерский и налоговый учет (15 %).
Основную часть дохода аутсорсинговых компаний в бухгалтерии обеспечивает бухгалтерский и налоговый учет (52,6 % от выручки) – такие данные приводит рейтинговое агентство RAEX.
Рейтинг аутсорсинговых компаний по бухгалтерскому учету от агентства RAEX
Эксперты агентства RAEX составили рейтинг крупнейших компаний по бухгалтерскому учету. Главный ранжирующий показатель – объем выручки от услуг аутсорсинга: бухучет и налоговый учет, расчет зарплаты, подготовка отчетности, кадровое делопроизводство и другие направления.
- На первом месте расположилась компания «СберРешения» с выручкой в 1,6 млрд руб. (рост за год – 33 %). Рост обеспечен за счет группы «Интеркомп», которая с мая 2019 года работает под брендом «Сбер».
- Второе место заняла компания BDO Unicon Outsourcing с выручкой 1,39 млрд рублей (темпы роста – 7,3 % за год).
- В тройке лидеров – компания 1C-WiseAdvice, которая показала рост на 2,4 %, выручка достигла 600 млн рублей.
- На четвертом и пятом месте расположились «Юнистафф Пейрол Компани» и «Информаудитсервис» соответственно.
Как контролировать аутсорсера при ведении бухгалтерского учета
1. Перед началом работы с аутсорсером нужно обговорить все тонкости сотрудничества, прописать все принципиальные моменты в договоре.
2. До начала сотрудничества стоит провести аудит в независимой компании.
3. Затем надо назначить координатора, который будет взаимодействовать с аутсорсером – отправлять документы, делать запросы и пр.
4. Определить порядок общения, чтобы не было трудностей с коммуникацией .
5. Запросить доступ к документации для дистанционного контроля.
Контролировать аутсорсера важно, но это не может избавить от рисков, если попадется недобросовестный подрядчик. Поэтому важно тщательно изучить рынок, отзывы, пообщаться с компанией и только после этого сделать выбор.