Это инструмент для управления рабочим временем сотрудников и повышения качества работы. «Управлять временем» звучит немного сложно. Давайте еще проще: с помощью корпоративного тайм-менеджмента вы распределяете задачи и процессы так, чтобы время сотрудника на рабочем месте принесло компании максимальную пользу.
Временем управлять невозможно, но можно эффективно управлять задачами персонала, отталкиваясь от временных ограничений. Это и суть тайм-менеджмента - как вашим сотрудникам провести время на работе продуктивно, а бизнесу быстрее достичь своих целей. Используйте дефицит времени как точку роста, а не как преграду.
Организация корпоративного тайм-менеджмента
Зачем нужно вникать в премудрости тайм-менеджмента, если сотрудники и так выполняют свою работу? Отчеты присылают, сделки закрывают, данные считают. Да, сроки могут слететь, дедлайн подкрадется незаметно. Никто не идеален.
Корпоративный тайм-менеджмент позволит увидеть «дыры» в эффективности, сократить переработки, увеличить продуктивность сотрудников и навести порядок в корпоративной культуре. Вы не следите за сотрудниками, вы даете им достаточно инструментов для коллективной и самостоятельной организации работы в течение дня, недели или месяца.
Когда стоит задуматься о введении корпоративного тайм-менеджмента?
- когда компания начинает активно расти, увеличивается поток задач, штат специалистов, сложность проектов
- когда падает качество работы, а времени на исполнение задач тратиться столько же или больше
- когда бизнес постоянно выпускает новые продукты, сотрудники работают в режиме многозадачности
Стандарты корпоративного тайм-менеджмента
На то он и корпоративный, чтобы организация работала по единым стандартам. Разработка стандартов также важна, как и интеграция средств автоматизации учета рабочего времени и постановки задач.
Сотрудники должны использовать единые стандарты для разных организационных процессов:
- планирование
- постановка, делегирование, закрытие задач
- управление рабочей нагрузкой
- отчетность
- анализ продуктивности и финансового результата
- сроки выполнения задач
- мотивации и санкции
Можно взять за основу корпоративные стандарты из интернета. Но лучше адаптировать шаблон под особенности своего бизнеса, ведь стандарты должны помогать в работе, а не наоборот. Это как надеть новое красивое пальто на два размера меньше: неудобно, греть не будет, захочется вернуться к старому поношенному кардигану.
Принципы корпоративного тайм-менеджмента
Управление рабочим процессом
Не нужно стоять над душой и следить за тем, как менеджер составляет отчет. Но хорошо иметь единое цифровое поле с задачами всех специалистов: от секретаря до высшего менеджмента. У руководства должна быть возможность отслеживать нагрузку и сроки исполнения задач. А сотрудникам будет полезно видеть собственный объем работ для расстановки приоритетов и соблюдения дедлайнов.
Для управления рабочими процессами в рамках корпоративного тайм-менеджмента отлично подойдет таск-менеджер SQ «Контроль дел». Это мощный инструмент постановки организации задач сотрудников любого профиля: бухгалтерия, кадры, IT-специалисты, управленческий персонал. С помощью SQ «Контроль дел» вы сможете контролировать нагрузку и поток задач офисных, удаленных и внештатных сотрудников согласно вашим корпоративным стандартам, какими бы уникальными они ни были. Для получения демодоступа на платформу свяжитесь с нашим менеджером.
Четкие задачи, движение к одной цели
Планирование и высокий уровень информированности - необходимость для современных компаний, которые хотят выжить в суровых рыночных реалиях. С помощью автоматизации тайм-менеджмента вы сможете «заводить» крупные проекты, разбивать их на мелкие задачи для команд или конкретных специалистов. Но в то же самое время видеть общую объективную картину. Гибкое и поэтапное выполнение проектов помогает сотрудникам оценивать свой вклад, соблюдать сроки и чувствовать причастность к общим задачам компании, видеть связь результатов своего труда и итогового результата.
Анализ продуктивности сотрудников
Оптимальный способ анализа продуктивности сотрудников - учет рабочего времени. Но вас вряд ли интересует, сколько времени провел человек за компьютером. Гораздо важнее понять, сколько задач он смог выполнить за 8 часов, были ли переделки или возвраты тикетов. Мы рекомендуем облачную систему учета отработанного времени персонала «Почасовка». Это легкий и гибкий инструмент, с помощью которого сотрудники фиксируют время на ту или иную задачу с помощью кодов проектов. Быстрые отчеты позволяют увидеть отработанное время подчиненного за день, неделю, месяц, год.
«Почасовка» отлично подходит для учета рабочего времени удаленных сотрудников. Проверено на себе! Попробуйте наш сервис в деле, закажите консультацию менеджера и тестовый доступ на платформу.
Легкость, гибкость, адаптивность
Внутренние бизнес-процессы компании - это динамичная и гибкая среда. Поэтому тайм-менеджмент не может быть статичным, иначе организация внутренних рабочих процессов обрушится как карточный домик. Гибкость и быстрое реагирование на изменения - это принцип эффективного тайм-менеджмента. Гибкими и адаптивными должны быть и средства автоматизации: система учета рабочего времени, таск-менеджер, планировщик задач, CRM-система, онлайн-календарь и т. д . У вас должна быть возможность быстро добавить в проект 5 внешних специалистов, доверить системе онбординг новых сотрудников, перевести на удаленную работу целый офис без потери ниточки задач и комментариев к проектам.
Измеримые конечные результаты
«Эффективность» складывается из нескольких факторов. В одной компании важны сроки работы, в другой - сумма среднего чека. Но если мы говорим о базовых результатах в рамках корпоративного тайм-менеджмента, то для оценки эффективности сотрудника нам понадобится коктейль из:
- отработанного времени
- количества выполненных задач
- сложности задач
- потраченного времени на сторонние обязанности: наставничество, замена сотрудника в отпуске
- количества недоработок
- переработок
Мы рекомендуем подобрать такие средства автоматизации корпоративного тайм-менеджмента, чтобы сбор информации был максимально простым. А лучше - автоматическим. И важно ведь не только собрать данные, но и сделать их анализ. От этого будет зависеть вердикт, эффективно ли отработал отдел в этом месяце или нет.
Корпоративный тай-менеджмент сейчас - это процесс не только управления временем и задачами сотрудников, но и процесс цифровизации. Для контроля личного плана дел мы еще используем бумажные блокноты, но для организации внутренних бизнес-процессов в компании нужны мощные и гибкие средства автоматизации. Если вы в поисках готовых решений или есть необходимость в разработке собственной IT-системы для корпоративного тайм-менеджмента - мы готовы помочь с задачей любой сложности. Обратитесь к нам, чтобы найти оптимальное решение как в техническом, так и в финансовом плане.