Давайте разберем какие документы нужны для участия в тендерах.
Одни нужны для регистрации, другие для подготовки заявки на участие.
Разберем на примере общества с ограниченной ответственностью.
Перечень документов:
1. Устав общества и документы о внесенных в Устав изменениях. Все документы должны отсканированы в виде единого документа и последней страницей с визой руководителя, печатью общества и отметкой налоговой инспекции и том, что данный Устав или изменения были ими зарегистрированы;
2. Решение о назначении руководителя (директора или генерального директора) или протокол решения собрания учредителей;
3. Доверенность на право действовать от имени компании, если заявки подписывает не руководитель;
4. Приказ о назначении главного бухгалтера;
5. Решение о максимальной сумме сделки, в которых можно принимать участие в электронных торгах;
6. Бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках за последние три года с отметками налоговой инспекции о приеме без ошибок;
7. Свидетельство о регистрации;
8. Свидетельство о постановке на налоговой учет;
9. Свидетельство о присвоении ОГРН;
10. Штатные расписания;
11. Свидетельства о дилерстве и дилерский договор, если вы являетесь дилером;
12. Лицензии, если деятельность лицензирована;
13. Сертификаты на товары;
14. Одобрения типа транспортного средства;
15. Другие дополнительные документы, которые могут быть запрошены.
В простых закупках, где нет особых требований к предмету закупок, обычно запрашивают:
1. Решение о назначении руководителя;
2. Доверенность на право действовать от имени компании;
3. Решение о максимальной сумме сделки;
Особо хочу обратить внимание на такой документ "Решение о максимальной сумме сделки".
Дело в том, что не у всех обществ есть такой лимит согласно их Уставу.
Как тогда быть?
Есть два варианта:
1. Многие пишут обычное шаблонное Решение где прописывают какую-нибудь сумму:
Пример:
Утверждаю максимальную сумму для участия всех закупочных процедурах во всех открытых и закрытых электронных площадках в размере 20 000 000 (двадцать миллионов) рублей.
2. Просто к каждой заявке прикладывать письмо-декларацию:
Пример:
Данная сумма в размере 1 500 000 (один миллион пятьсот тысяч) рублей в соответствии с Уставом не является для ООО «Кристалл» крупной и сделкой с заинтересованностью, поэтому решения об одобрении данной сделки не требуется.
Я сама обычно пользовалась вторым вариантом.
Внимание! Все суммы в заявках вы всегда пишите цифрами и прописью.
Все документы должны быть отсканированы качественно, полностью, не криво, без заломов и загнутых углов. Сканированные копии должны быть цветные.
Если это сканированная копия, то там должно быть написано копия верна, подпись руководителя и печать.
Со сбором документов обычно возникают сложности и препятствия.
То главный бухгалтер не дает баланс))
То директор по персоналу не дает учредительные документы.
Это все происходит по незнанию основных правил по тому, что является коммерческой тайной и предоставление данных документов обязательно для тендеров.
Вам придется с этим бороться, пройти через это и лучше не молчать об этом.
Если вам не дают документы, вы не сможете участвовать в закупках. О данных фактах лучше сообщать сразу вышестоящему руководству, ведь первоочередной интерес к тому, чтобы вы выиграли именно у него.
Всем желаю удачи в торгах.
Готовлю для вас новые статьи.