Минимализм на рабочем месте повышает эффективность производства. По данным портала «Управление производством», порядок в кабинете и на столах на 20 % повышает результативность подразделения и на четверть сокращает сроки выполнения заданий. Возражение, что у сотрудников нет времени на наведение порядка, не совсем объективно. По тем же данным, офисные работники находятся в поисках чего-либо 70 рабочих дней в трудовом году. Намного проще раз и навсегда навести порядок, а затем лишь его поддерживать.
С чего начать?
Лучше не поднимать тему порядка на коллективное обсуждение: дискуссия может уйти в неконструктивное русло. Начните с себя. Не прибирайте чужие рабочие места, каждый должен разобрать свои завалы самостоятельно — в этом вся суть уборочной психотерапии. Для поднятия энтузиазма нужна первая маленькая победа: разберите свой органайзер.
Органайзер
Вытряхните содержимое на стол, а сам органайзер сполосните под водой. С потоками воды из него исчезнет грязь, пыль, чернильные пятна, скобки, крошки и многое другое. Теперь перейдём к содержимому. Проверьте, все ли ручки пишут, а карандаши подточены? Рассортируйте разномастные кнопки и скрепки и уберите их обратно по коробочкам. Старые батарейки — в отдельный контейнер. Избавьтесь от всего лишнего: записок с уже не нужными телефонами, неактуальных визиток, календариков за прошлые годы, наклеек, засохшего ластика, сломанного степлера. Оставьте в органайзере только то, чем вы пользуетесь постоянно. Подайте заявку в АХО на новые канцтовары взамен сломанных.
Рабочий стол
Внимательно изучите свой рабочий стол. Уберите с него всё лишнее, чем вы не пользуетесь в течение дня. Разберите бумаги на столе: неактуальное сдайте в макулатуру, нужное — разложите по папкам, то, что находится в работе, — в лоток для бумаг. Разберите содержимое самого лотка по тому же принципу.
Сделайте так, чтобы стол превратился в пустую поверхность. Оставьте на нём монитор, клавиатуру, мышь, органайзер, лоток для бумаги, планер, телефон. В идеале на столе должны находиться только те документы, с которыми вы работаете прямо сейчас. Остальные вещи распределите по другим местам хранения. Документы — по папкам (самые нужные расположите поближе, чтобы до них можно было дотянуться), канцелярские мелочи, кремы — в ящик, книги — на полку.
Не переживайте, что ровный стол будет выглядеть безжизненным, будто, никто за ним не работает. Наоборот, он будет вдохновлять коллег на аналогичный подвиг. По результатам опроса среди участников официальной группы «Протон-ПМ», более 40 % респондентов считают, что рабочее место должно оставаться ровным на протяжении всего дня, а не только во время отпуска, как полагают 34 % участников опроса. Судя по комментариям, протоновцы уверены: ровный рабочий стол — это повод похвалить коллегу за аккуратность и организованность.
Ящики стола
Вывалите всё их содержимое в одну кучу, например, на стол. Ужаснитесь от объёмов. Пустые ящики нужно вытрясти или протереть влажной салфеткой. Возвращать в них надо только нужные и используемые вещи.
Гуру минимализма и порядка придерживаются мнения, что однотипные вещи должны храниться в одном месте. Например, сложите все запасы канцтоваров в один из общедоступных ящиков. Чтобы все сотрудники об этом узнали, на первое время приклейте стикер на этот ящик с пояснением.
Рабочий стол на компьютере
Посмотрите на экран монитора: не слишком ли много иконок и ярлыков? Хранить важные документы на рабочем столе небезопасно: в случае сбоя системы их невозможно восстановить. Лучше переместить всё в другие директории жёсткого диска (например, на диск D), а рабочий стол оставить максимально пустым.
Изучите, каким образом хранятся файлы на компьютере. Может, следует укрупнить некоторые папки, чтобы сократить их количество, или переназвать для удобства поиска информации. Удалите файлы, которые уже не понадобятся — так вы освободите место на компьютере. Очистите корзину — так компьютер будет работать быстрее.
Обновите обои на рабочем столе. Удачное изображение сможет повысить вам настроение, концентрацию внимания, вдохновить на выполнение сложных задач. Подборки обоев можно посмотреть здесь.
Пространство вокруг вас
Сделайте так, чтобы ваше рабочее место стало комфортным. Измените положение стола, подкрутите ему спинку, сдвиньте стол, чтобы сделать подход к нему шире. Если у вас неудобный стул, свяжитесь с АХО: оставьте заявку на покупку нового, замену и ремонт старого. Расположите монитор так, чтобы его верхняя кромка оказалась на уровне глаз. Соберите провода вместе, обвяжите их, чтобы они не расползались по столу или под ним. Уберите всё ненужное из-под стола, сократите количество пар обуви до минимума.
Вертикальное хранение
Далее следует изучить вертикальные шкафы, откройте все дверцы. Не залежалось ли там чего-то? Переберите папки, нет ли среди них тех, что пора сдать в архив? Может, у некоторых пора подклеить название на корешке или заменить переполненные папки новыми? Проверьте, всё ли вас устраивает.
Если вы не уверены, какими папками и книгами вы не пользуетесь, наклеивайте в течение месяца красные (например) стикеры на то, что вы используете. Так вы поймёте, какие вещи в отделе имеют самый большой спрос. Их нужно оставить, от остального — избавиться.
Пыль
Когда поверхности стола, подоконника и тумбочек ровные, с них очень удобно стирать пыль. Всем известно, что пыль — рассадник микробов. Таким образом, уборка сейчас как никогда актуальна.
Философия порядка
Мари Кондо, мировой гуру порядка из Японии, призывает обращаться с вещами достойно, будто они живые. Все предметы в кабинете должны быть чистыми, ухоженными, в рабочем состоянии. А иначе это проявление неуважения не только к самой вещи, но и к тем, кто её придумал и изготовил.
Посмотрите, есть ли в офисе сломанная оргтехника? От неё нужно избавиться — сдать в АХО. Цветы, которым плохо, пора пересадить. Если этим некому заниматься, тогда следует передать растения в другое подразделение, где есть любители.
Позаботьтесь о том, чтобы в вашем рабочем пространстве было верное время. Часы, которые стоят уже многие месяцы, следует либо убрать: похоже, на них никто не смотрит, либо заменить в них батарейку. Снимите со стен неактуальные календари.
Следует выкидывать всё, что давно не используется, сломано и у чего вышел срок годности. Если же какая-то вещь имеет сентиментальную ценность, её нужно хранить достойно: оформить в рамку и найти подходящее место, чтобы она была на виду и радовала глаз.
Сохраняй достигнутое
Вы проделали большую работу!
Теперь нужно сохранить результат. Один из инструментов бережливого производства — визуализация. Схемы, таблицы, графики, наклейки с пояснениями, фотографии помогают мозгу быстрее обрабатывать поступающую информацию. Если коллеги часто обращаются к вам за разъяснениями по одному и тому же вопросу, нарисуйте инструкцию в виде схемы.
Наклейте стикеры на новые места хранения документов, канцелярских принадлежностей. Сфотографируйте свой идеальный стол, распечатайте фото и прицепите на видном месте — но послужит для вас стимулом для сохранения порядка. Этот метод — классика бережливого производства.
Если эта статья оказалась полезной для вас, ставьте лайк :)