Мы часто путаем продуктивность с работой так быстро, как только можем, каждую секунду дня. Мы боимся, что замедление процесса организации убьет нашу продуктивность, но факты говорят об обратном:
Среднестатистический офисный служащий тратит более часа в день только на поиски нужных вещей.Среднестатистический американский чиновник тратит шесть недель в год на поиски неуместной информации в беспорядочных столах и беспорядочных папках.23% взрослых говорят, что они опаздывают с оплатой счетов, потому что теряют их.
Быть неорганизованным-это дорого, как с точки зрения денег, так и времени. Но если вы сумеете убедить себя сбавить темп и собраться с мыслями, рентабельность инвестиций вас шокирует.
“За каждую минуту, потраченную на организацию, зарабатывается час.– Бенджамин Франклин
Хотя оценка Бенджамина Франклина завышена, тратить время на организацию все еще является ценным капиталовложением. Эксперты подсчитали, что каждый час, потраченный на планирование и организацию, экономит от трех до четырех часов времени, которое в противном случае было бы потрачено впустую.
Есть причина, по которой люди, которые наиболее спокойны и наименее подвержены стрессу, получают больше всего—они понимают важность организации и соответственно адаптировали свои привычки. Хорошая новость заключается в том, что вы также можете стать более организованным и продуктивным, просто подражая привычкам, на которые они опираются.
1. Они не позволяют своим столам быть загроможденными.
Вы можете подумать, что точно знаете, где и в какой стопке бумаги можно найти тот или иной документ. Но вы обманываете себя, если не думаете, что будете более продуктивны с чистым и организованным столом. Просто акт упорядочивания материала на вашем столе помогает вам организовать его в своем уме. Кроме того, исследования, проведенные в Принстонском университете, показали, что чем больше наш мозг подвергается бомбардировке конкурирующими стимулами на загроможденном столе, тем меньше мы способны сосредоточиться. И это было не просто субъективное свидетельство; они смогли увидеть разницу в МРТ активности мозга испытуемых.
2. Они никогда не трогают вещи дважды.
Организованные и продуктивные люди никогда ничего не откладывают в долгий ящик, потому что прикосновение к вещам дважды-это огромная трата времени. Не сохраняйте электронную почту или телефонный звонок, чтобы разобраться с ними позже. Как только что-то привлекает ваше внимание, вы должны действовать в соответствии с этим, делегировать его или удалить.
3. Они не отвечают на электронные письма по мере их поступления.
Продуктивные люди не допускают, чтобы их электронная почта постоянно прерывалась. Помимо проверки своей электронной почты по расписанию, они используют функции, которые определяют приоритетность сообщений по отправителю. Они устанавливают оповещения для своих самых важных поставщиков и своих лучших клиентов, а остальные сохраняют до тех пор, пока не достигнут точки остановки в своей работе. Некоторые люди даже устанавливают автоответчик, который позволяет отправителям знать, когда они будут проверять свою электронную почту снова.
4. Они работают из единого списка дел.
Помните те дни, когда люди покупали эти дорогие, переплетенные в кожу планировщики и заполняли их списком дел с цветовой кодировкой по приоритетам? Сейчас это может показаться немного старомодным, но никто не может отрицать, что это было эффективно. Почему эти планировщики действовали эффективно? Они напомнили нам, как важно вести единый список дел. Когда вы объединяете все в один список, вы всегда знаете, где искать, и вы можете перестать тратить время, пытаясь вспомнить, в каком списке есть нужная вам информация.
5. Они обладают высоким уровнем самосознания.
Высокоэффективные и организованные люди имеют четкое представление о том, кто они такие. Они знают свои слабые места и создают организационные структуры для их преодоления. Если они склонны позволять собраниям тянуться слишком долго, они устанавливают таймер. Если им трудно поддерживать продуктивность встреч, они составляют повестку дня. Если они забывают проверить свою голосовую почту утром, они устанавливают напоминание. Детали не имеют значения; важно то, что они тщательно продумывают и используют конкретные вспомогательные средства и процедуры, которые работают с их организационными слабостями.
6. Они находят время для обеда.
Мы все там были-ты занят головой вниз, а когда поднимаешь глаза, уже далеко за обедом. В конечном итоге вы либо идете без, либо хватаете пончик или пакет чипсов из автомата для закусок. И то, и другое-действительно плохие идеи. Пончик даст вам заряд энергии примерно на 20 минут, но после этого ваш фокус упадет, как камень. Что касается пропуска еды, то это не только влияет на вашу концентрацию, продуктивность и навыки решения проблем, но и влияет на вашу талию-и не так, как вы могли бы ожидать. Исследования, проведенные в Университете штата Огайо, показывают, что вес, который вы теряете, пропуская прием пищи, - это мышечный вес, который вы восстанавливаете позже в виде жира.
7. Они едят лягушек.
"Съесть лягушку “-лучшее противоядие от прокрастинации; сверхпродуктивные люди начинают каждое утро с этого вкусного "лакомства".- Другими словами, они делают наименее аппетитный, самый страшный пункт в своем списке дел, прежде чем делать что-либо еще. После этого они освобождаются, чтобы заняться тем, что их волнует и вдохновляет.
8. Они убирают в конце каждого дня.
Лучшее средство от беспорядка-это выделить около 10 минут в конце каждого дня, чтобы организовать свой рабочий стол. Хотя мы знаем, что лучше всего прикоснуться к вещам только один раз, мы все останавливаемся на полпути к задаче, потому что зазвонил телефон или кто-то зашел поболтать. Вы действительно не можете предотвратить такие вещи, но вы можете закончить день, решив все вещи, которые вы оставили наполовину законченными.
9. Они планируют свои дни накануне вечером.
Организованные и продуктивные люди ложатся спать каждую ночь, уверенные в том, что они сделают на следующий день. Они получают свои приоритеты прямо накануне вечером, так что, как только начинается день, они менее склонны отвлекаться на “тиранию срочного”—эти маленькие огоньки, которые появляются и мешают их реальным приоритетам.
10. Они в полной мере используют технологии.
Было много сказано о том, как современные технологии продлевают рабочий день, делая его таким, чтобы мы всегда были на часах. Хотя это может быть правдой, технология также может сделать нас более продуктивными. Будь то настройка фильтра электронной почты, чтобы ваш почтовый ящик был свободен от спама, или использование приложения, такого как Evernote, для организации информации, которая вам снова понадобится, технология не всегда плоха. При правильном использовании он может сэкономить много времени.
11. Они не игнорируют свою улиточную почту.
Для этого мы возвращаемся к философии "прикоснись к нему один раз". Для большинства из нас в наши дни не так уж много улиточной почты, которую мы действительно с нетерпением ждем. Но игнорирование этого может вызвать проблемы, особенно когда речь заходит о таких вещах, как счета и налоговые уведомления. Просто откройте его и позаботьтесь о нем, как только он прибудет; в противном случае вам придется копаться под диванными подушками в поисках этого просроченного счета.
Каждая минута, которую вы тратите на поиски чего-то, что вы потеряли, или на попытки вспомнить, что вы должны делать дальше, будет вредить вашей продуктивности. Это, в свою очередь, съедает ваш карьерный потенциал. Хорошая новость заключается в том, что есть много инструментов, которые вы можете использовать, чтобы оставаться организованными и продуктивными, и поэтому даже самые неорганизованные из нас могут создать систему, чтобы держать нас в узде.
Какие инструменты вы используете, чтобы оставаться организованным и продуктивным?