Что такое докладная записка?
Докладная записка – письменно доложенная информация вышестоящему должностному лицу, полномочному принять конкретные меры для разрешения сложившей
Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса производственной деятельности с выводами и предложениями.
Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по вопросу.
Назначение докладных записок
Доводя до сведения работодателю или руководителю определенную информацию, предполагают принятия конкретных действенных мер, решений.
В зависимости от желаемого результата доведения информации, касающейся производства, трудовых правоотношений, соблюдения дисциплины, докладные могут иметь разные функции:
- для урегулирования проблем производственного или административно-хозяйственного характера;
- предлагать введение рационализаторских предложений, способствующих улучшению производственной деятельности;
- предоставлять отчетные сведения о выполненных работах;
- информировать о происшествиях, ставших причиной нанесения материального ущерба или несчастных случаях, связанных с производством;
- доводить до сведения руководителя о необходимости принятия конкретных мер для устранения нарушений, выявленных в ходе контрольных мероприятий органами государственного надзора;
- выделять положительные моменты, для поощрения добросовестных сотрудников.
Оформления внешней докладной
Никаких особых требований к составлению докладной, направленной в вышестоящие организации (внешней), нет.
Поскольку докладная записка играет роль исходящего документа, она должна быть оформлена на фирменном бланке с указанием:
- полного названия предприятия, выступающего юридическим лицом;
- адреса регистрации и местонахождения;
- номеров контактных телефонов, факса, адреса электронной почты.
Докладная, направленная от имени администрации, регистрируется в соответствующем журнале с присвоением исходящего номера.
В конце документ подписывается с уточнением должности лица, направляющего докладную, фамилии, инициалов имени, отчества.
Отличительные особенности докладной записки от служебной и объяснительной
Как правило, служебные записки, в отличие от докладных, поданных вышестоящему руководству, адресованы коллегам, занимающим равное должностное положение.
Подают служебные записки для получения необходимой информации, либо сообщая сведения, касающиеся производства другому отделу. Например, подготовив служебную записку, главный бухгалтер предприятия информирует структурные подразделения о смене банковских реквизитов.
Согласно трудовому законодательству, для принятия руководителем решения о выборе меры привлечения к дисциплинарной или в предусмотренных законом ситуациях, материальной ответственности, должны быть соблюдены процессуальные требования.
С виновного подчиненного берут письменные объяснения, помогающие разобраться в причинах совершенного проступка, принять объективное решение. При отказе писать объяснительную, составляется соответствующий акт.
Классификация докладных записок
В зависимости от целей взаимодействия, адресата, кому направлены сообщения, докладные бывают:
- внешними – когда информируют вышестоящие организации;
- внутренними – поданными на имя руководителя организации.
Возможно разделение видов докладных записок, по сути содержания:
- информационные, доводящие определенные сведения до начальства;
- отчетные, для сообщений результатов на определенных этапах деятельности;
- инициативные, когда работники вносят свои предложения.
Кто может написать докладную и куда ее подавать?
Законодательные и правовые акты не ограничивают право работников в зависимости от занимаемой должности, профессии, обращаться к руководству с докладной запиской.
На практике, решение вопросов, связанных с трудовыми правоотношениями, происходит в порядке подчиненности. Сотрудники пишут заявления, служебные записки, объяснительные своему непосредственному начальнику. Далее информация доводится до сведения первому руководителю.
В то же самое время, например, с жалобой на директора каждый работник вправе написать докладную в вышестоящую организацию.
В каких случаях пишется докладная?
Докладная записка является одной из обязательных составляющих при оформлении документации дисциплинарных взысканий, согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации № 299, действующему в редакции от 17.07.2019.
Помимо этого, докладные используются для информирования вышестоящего руководства, имеющего полномочия принимать действенные меры для решения производственных задач, стимулирования, поощрения подчиненных.
Образец докладной записки
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Волков Н.И.Главному врачу
Центральной городской больницы г. Калуга
Малышеву И. И.
инженер по охране труда
Докладная записка
Довожу до Вашего сведения, что в производственных подразделениях Центральной городской больницы № 5 в рамках подготовки ко Дню охраны труда под девизом «Охрана труда и будущее сферы труда» с 08.04.2019 г. по 18.04.2019 г. в структурных подразделениях МУ была проведена проверка выполнения требований нормативных актов:
- по охране труда на рабочих местах;
- соблюдения правил пожарной и электробезопасности;
- техники безопасности эксплуатации сосудов, работающих под давлением;
- организации и производства работ повышенной опасности.
По результатам проверок прошу поощрить лучших работников и подразделения почетными грамотами:
- «Лучшее структурное подразделение МУ «ЦПМСП г. Тореза – амбулаторию № 7;
- «Лучший работник» – младшую медицинскую сестру (санитарку) ДСП манипуляционного кабинета Чужинову Светлану Васильевну;
- «Лучший молодой работник» – сестру медицинскую общей практики – семейной медицины амбулатории № 5 Рязанцеву Кристину Валериевну.
19.04.2019 г.
Инженер по охране труда (подпись) О.Н. Малышева
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Содержание и правила составления докладной записки
Унифицированных бланков для заполнения при необходимости донести до сведения руководителя определенную информацию не существует. Локальными правовыми актами может быть утверждена типовая форма докладных.
Несколько рекомендаций о том, как написать докладную, имеющую силу юридического документа:
- в правом верхнем углу страницы оформляют шапку, указав – кому и от кого направлено сообщение;
- текстовая часть условно делится на две части, вначале описывают события, ставшие поводом для обращения, во второй части как итог – предлагают необходимые меры, высказывая свои пожелания решения проблем;
- закачивают послание уточнением даты, личной подписью, расшифровав рядом должность, инициалы имени, отчества, фамилию.
К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:
Сообщение, направленное для внутреннего пользования руководителю, составляют на листе бумаги формата А4.
Документ можно подготовить, написав от руки или распечатать современными средствами оргтехники. Стиль изложения должен быть деловой, без лишних эмоций, объяснять суть и четко выражать желаемый результат.
Образец:
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Михалев А.И.Генеральному директору
ООО «Артемида»
начальник транспортного цеха
Докладная записка
По результатам проверки с 01.12.2019 по 10.12.2019 пожарно-технической комиссией состояния внутреннего противопожарного водоснабжения, было выявлено, что пожарные краны:
- не подключены к центральному водоснабжению;
- не имеют полной комплектации.
Прошу принять меры для устранения неполадок.
11.12.2019 г. подпись А.И. Михалев
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Особенности написания докладной
Как и любое деловое письмо, докладную готовят, соблюдая основные правила, указав:
- кому направлен документ;
- кто его заявитель;
- суть проблем, требующих решения.
В отличие от служебной, объяснительной записки, резолютивная часть докладной содержит мнение лица, обращающегося к вышестоящему по должности, просьбу принять соответствующее решение.
Образцы докладных записок
Докладная на сотрудника может быть подана его непосредственным руководителем или коллегами по работе.
«Шапка» документа заполняется всегда по аналогии.
Приведем примеры текстовой части при разных обстоятельствах, ставших причиной для обращения.
«Довожу до вашего сведения, что 15.12.2019 г. водителем Петровым Николаем Ивановичем были допущены некорректные высказывания в адрес медицинской сестры Лихачевой Лидии Петровны при освидетельствовании перед выездом на линию.
Нарушая рабочую обстановку, этику поведения, Петров Н.И. постоянно делает нетактичные замечания, касающиеся внешнего вида других водителей, применяя нецензурные выражения, провоцирует конфликт.
Прошу привлечь Петрова Н.И. к дисциплинарной ответственности.
Заведующий гаражом (подпись) Данилов И.В.»
«Довожу до вашего сведения, что 17.12.2019 г. медсестра доврачебного кабинета Леонтьева Наталья Петровна не вернулась на рабочее место после обеденного перерыва, отсутствовала с 13.00 до 16.00 часов.
18.12.2019 года никаких оправдательных документов, подтверждающих обоснованность причин ее отсутствия, предоставлено не было.
Письменные объяснения давать отказалась, о чем составлен соответствующий акт.
Прошу привлечь в установленном порядке Леонтьеву Н. П. к дисциплинарной ответственности в виде выговора.
Старшая медсестра (подпись) Р.П. Гречкина»