Если вы практикуете канбан — на работе или в личных делах, — а на видном месте дома или в офисе висит пробковая доска с цветными стикерами, то в рекламе канбана вы явно не нуждаетесь.
Какая реклама, право? Канбан не просто модная система, которая помогает реализовывать крупные или долгосрочные проекты, достигать целей и не забывать о повседневных задачах. Это удобный метод управления любыми процессами, в которых
а) много задач,
б) много этапов,
в) много участников,
г) есть подводные камни.
Кстати пункты А-Г могут идти в комплекте или по отдельности. Получается, что канбан можно применять для «достигаторства» в самых разных контекстах и ситуациях.
Небольшой ликбез про канбан
...который можно пропустить, если вы «в теме» (тогда переходите сразу к разделу «Принципы канбан, про которые все забывают»)
Канбан пришел к нам из японской системы менеджмента, а сам термин переводится с языка Страны восходящего солнца как «рекламный щит, вывеска». Зачем люди используют канбан в офисах и дома?
- Чтобы визуализировать работу.
- Чтобы повысить эффективность.
- Чтобы постоянно совершенствоваться.
Изначально канбан использовали на производстве, но что-то пошло не так с тех пор многое изменилось. Теперь им пользуются разработчики, эйчары, сотрудники редакций и креативных агентств. Кроме того, его можно адаптировать для:
- ведения домашнего хозяйства (когда каждый член семьи выполняет определённые обязанности по дому),
- создания хобби-проектов (например, ведения блога или сочинения детективного романа),
- организации дистанционного обучения детей,
- планирования ярких путешествий и много другого.
Система опирается на несколько простых принципов и правил, которых стараются придерживаться все заинтересованные участники «канбан-эксперимента».
- Визуализация рабочих процессов — все задачи на виду, кратко законспектированные на карточках.
- Вертикальные столбики, которые символизируют этапность выполнения задачи и/или её участников (от которых зависит выполнение).
- Перемещение карточек между столбцами по мере готовности.
Чем популярнее становится канбан, тем сильнее система упрощается и искажается. Так, многие канбан-энтузиасты забывают о некоторых важных принципах. Проверьте: это точно не вы?
Принципы канбан, про которые все забывают (а зря!)
- Начните с того, что делаете сейчас
Узнав про простоту и эффективность канбан-метода, мы с энтузиазмом приступаем к внедрению. Действуем при этом самым очевидным способом: чтобы новое построить, надо старое снести. Эксперты по канбану советуют строить с опорой на то, что есть. Просто перенесите нынешние задачи на доску, раскидайте их в зависимости от степени готовности и начните уделять время перемещению задач между столбиками. Остальное — по мере погружения в процесс и наблюдения за результатами.
- Ограничьте объем задач
Ограничителя должно быть два, иначе вы быстро разочаруетесь.
1) Задачи в работе — их должно быть не больше, чем участников команды. Многозадачность — зло, руководствуйтесь правилом «одна задача — в один момент — на одного человека».
2) Задач «сделать» (to do) — отталкивайтесь от 3 главных + 2-3 дополнительных. И даже 5-6 много, если времени у вас в распоряжении пара часов, или энергия на нуле, или задачи трудоемкие. Запретите себе прикреплять дополнительные стикеры, пока под них не появилось «окошко».
- Одна карточка — один «кусок» работы
Анти-примеров много. Когда вместо конкретного действия или задачи написан целый проект, который включает несколько подзадач. Когда на карточке написана одна задача, а выполнять её предстоит нескольким участникам. Когда задача сформулирована не конкретно, и потому появляется новая подзадача: «разобраться»… Не надо так.
- Заранее сформулируйте признак «Готово»
Это можно сделать для всех задач, для групп задач (если разные задачи на содержанию / формату / результату отличаются). Если участников несколько — каждый должен понимать «готово» одинаково. Если канбан используете вы один, умерьте перфекционизм и смиритесь с «достаточно готово / хорошо».
- Не пренебрегайте «петлей обратной связи»
Обратная связь о том, как всё получается, и достаточно ли хорошо настроено, совершенно необходима команде (иначе может получиться, что один впахивают, а другие отлынивают). Но даже если вы пользуетесь канбаном для личных нужд и целей, выделяйте 15-20 минут в конце недели, чтобы подвести итоги, подметить, чего не хватает вашей канбан-системе, и какой вы вообще молодец, что не бросаете этот эксперимент.
Узнать гораздо больше о канбан-методе и agile-подходе (на который метод опирается) вы можете из мини-курса «Методологии Agile в управлении проектами» от обучающей платформы Tema.biz. На курсе вы научитесь эффективно управлять проектами и быстро внедрять изменения с пользой для работы и личной жизни.