Значение служебного письма в системе управленческой документации
Служебные письма - это самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам.
Служебные письма выполняют различные функции и играют большую роль в управленческой деятельности, способствуя налаживанию внешних связей с различными организациями.
Так как служебные письма являются связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения, поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего следует обратить внимание на обоснованность использования этой группы документов.
Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.
Разновидности служебных писем
Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства.
Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи.
Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным.
На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.
Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка « Лично » на письмах, направляемых по адресу организации, имеет двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.
Оценочные критерии:
· по степени доступности содержащейся в них информации (по грифу ограничения доступа) — обычные и ограниченного доступа (конфиденциальные);
· по срокам исполнения — исполняемые в общепринятые сроки, а также оперативно и срочно;
· по объему — короткие, средние и длинные;
· по виду содержащейся в них информации — текстовые и комбинированные (сочетающие фрагменты текста с таблицами, анкетами и графическими изображениями);
· по стилю изложения — официальные и частные;
· по комплектности — с приложениями и без приложений;
· по композиции — простые (касающиеся одного вопроса) и сложные (касающиеся двух и более вопросов);
· по способу адресования — направляемые в один (целевого назначения) или несколько (циркулярные) адресов;
· по информационному поводу для подготовки — инициативные и ответные письма.
Критерии по функциональному назначению:
1. Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.
2. Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес
3. Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).
4. Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.
5. Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.
6. Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.
7. Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.
8. Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией
9. Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.
10. Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.
11. Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.
12. Претензионное (рекламационное) письмо – деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.
13. Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.
14. Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).
15. Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.
16. Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.
17. Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.
Язык и стиль официального документа
Языком делового общения, используемым в делопроизводстве, является официально-деловой стиль. Деловой стиль – это функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления.
Служебное письмо является самым распространенным управленческим документом. В отличие от других видов управленческих документов, таких как приказ, акт, протокол и др., в письме в наибольшей степени проявляются личность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность, «нестандартность» языка и стиля текста. В связи с этим вопрос языка и стиля служебного письма заслуживает отдельного рассмотрения.
Подстили официально-делового стиля:
1) дипломатического (письменная форма: международные договоры, соглашения, конвенции, меморандумы, ноты, коммюнике и т.д.; устные формы: переговоры);
2) управленческого (письменная форма: уставы, договоры, приказы, распоряжения, заявления, характеристики, доверенности, расписки и т.д.; устные формы: доклад, выступление, служебный телефонный разговор, устное распоряжение);
3) законодательного (письменная форма: законы, указы, гражданские, уголовные и другие акты государственного значения; основная устная форма – судебная речь).
Основные черты текстов управленческого и законодательного подстилей:
· точность
· детальность изложения
· использование специальной терминологии
· однозначность нетерминологической лексики
· ограниченные возможности синонимической замены
· неличный характер, официальность, бесстрастность
· употребление глаголов 1 и 2 лица и местоимений в неопределённо-личном значении
· употребление собирательных существительных
· слова без эмоционально-экспрессивной окраски
· предписывающий характер изложения
· логичность и аргументированность
· стереотипность документов
Особенности структуры текста служебного письма
Деловое письмо состоит из:
1. Вступления (заголовок, обращение и изложение основных вопросов письма)
2. Основной части (содержание, суть письма)
3. Заключения (просьба или предложение, логично вытекающие из описанного в основной части)
Внутри этих частей могут быть разделы, пункты, подпункты и абзацы
Реквизиты официального письма:
· государственный герб (для государственных предприятий)
· логотип или эмблема организации
· изображения государственных наград
· код организации (учреждения, предприятия)
· код документа по ОКУД
· полное наименование организации (учреждения, предприятия
· почтовый, телеграфный, электронный адрес
· номер телефона; факса, телетайпа
· номер счета в банке
· дата (день, месяц, год)
· индекс документа
· ссылка на индекс и дату входящего документа
· адресант с указанием названия учреждения и структурного подразделения в именительном падеже, наименования должности и фамилии – в дательном
· Сведения об ученом звании, ученой степени указывают перед фамилией
· подпись
· печать
· фамилия, имя, отчество отправителя
Структура служебного письма
29 — идентификатор электронной копии документа.Оформление служебного письма складывается из подготовки соответствующего бланка и нанесения необходимых реквизитов на его рабочее и служебное поля.
В состав реквизитов письма, кроме наносимых на бланк, входят следующие реквизиты:
13 — гриф ограничения доступа к документу;
14 — адресат;
16 — резолюция;
17 — заголовок к тексту;
18 — отметка о контроле;
19 — текст документа;
20 — отметка о наличии приложения;
21 — подпись;
23 — визы согласования документа;
24 — печать;
26 — отметка об исполнителе;
27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 — отметка о поступлении документа в организацию;
Часть перечисленных реквизитов используется лишь при необходимости (13, 23, 24, 29), часть — при подготовке исходящих писем (14, 17, 19, 20, 21, 26), часть (16, 18, 27, 28) оформляется на входящих письмах. Служебные письма можно классифицировать на простые и сложные(многоаспектные).
Простое письмо — это малообъемный документ, в котором рассматривается только один вопрос.
Сложное письмо — документ, в котором рассматривается несколько вопросов. Такое письмо может состоять из двух и более страниц. Однако каким бы письмо ни было, в нем просматривается простая структура — три части. В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления документа. Во второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения. В третьей может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ, отклонение предложения и т.п.
Формуляр служебного письма
Обязательными реквизитами служебного письма являются:
1. реквизиты бланка (наименование организации, справочные данные об организации, дата письма, регистрационный номер, ссылка на дату и регистрационный номер поступившего документа)
2. адресат
3. заголовок к тексту
4. текст
5. отметка о наличии приложения
6. подпись
7. отметка об исполнителе
В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:
· «Государственный герб РФ» или «Герб субъекта РФ» или «товар-ный знак»
· «Наименование организации» являющейся автором документа
· «Справочные данные об организации» включают: почтовый адрес, номер телефона, факса
· «Дата документа» - дата его подписания
· «Регистрационный номер» - номер документа, присваиваемый ему организацией
· «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» - заполняется в том случае, если письмо является ответным
