Документационное обеспечение управления - можно определить как деятельность специальных работников или подразделений по созданию (фиксации и оформления) документационной информационной базы на разных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.
Управленческая деятельность подразумевает создание разнообразных видов документов, без которых невозможно решать задачи планирования, управления кадрами, финансирования, бухгалтерского учета и оперативного управления. Любое управленческое решение базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям.
Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ): Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов). Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов). Систематизация архива документов (экспертиза ценности, классификация, контроль обращения, ведение фонда). Рост масштабов деятельности постоянно ставит вопрос об повышении эффективности ДОУ.
Основные проблемы, возникающие при этом, можно охарактеризовать как: 1) нарушение целостности представления деловых процессов, повышение количества нештатных ситуаций; 2) недостаточная координация деятельности структурных подразделений и подчиненных организаций, снижение качества управления и способности поддерживать внешние контакты; 3) падение производительности труда (ощущение недостатка в ресурсах: трудовых, материально-технических, коммуникационных, информационных и т. д.) В рамках современных концепций ДОУ важно учитывать ряд вопросов, определяющих эффективность их реализации, — технических, технологических, нормативно-правовых и организационных. Технические вопросы, определяющие формирование соответствующей инфраструктуры (компьютерные сети, программные комплексы, коммуникации и т. д.), во многом уже решены и определяются лишь финансовыми возможностями организаций. Технологические проблемы в основном также решаемы имеющимися средствами (СASE, CALS, workflow и др.). Существенные проблемы возникают при подготовке нормативно-правовой базы и особенно в решении организационных вопросов. Необходимо наличие квалифицированных (и понимающих необходимость перемен) исполнителей, а самое главное — руководителей, способных охватить весь круг сопутствующих проблем. В последнее десятилетие офисная автоматизация привела к революционным изменениям в области работы с документами — документы изготавливают сами их авторы. [4, с. 64] В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.
К технологическим функциям следует отнести: − осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов; − регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; − ведение информационно-справочной работы по документам организации; − машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере); − копирование, тиражирование и оперативное размножение документов; − разработка и проектирование бланков документов; − подготовка документов к отправке. Среди организационных функций службы ДОУ выделяется: − подготовка к докладу руководству поступающих документов; − организация своевременного рассмотрения документов руководством организации; − регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок; − организация хранения документов в структурных подразделениях; − организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива; − повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива; − организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы; − организация делопроизводства по обращениям граждан; − разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.
К контрольным функциям относят: − контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы); − контроль за сроками исполнения документов; − осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив; − организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях; − обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам; − обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают: − разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации; − проведение экспертизы научной и практической ценности документов; − проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы. [5, с. 21] Для того чтобы повысить эффективность работы предприятия необходимо совершенствовать систему документационного обеспечения управления. В связи с этим основными принципами ДОУ становятся: − высокое качество документов; − оптимальность ДОУ (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и т. д); − оперативность в составлении и прохождении документов.
Успешной реализации данных принципов способствуют следующие организационные меры: − внедрение компьютерных сетей и современных сетевых технологий; − распределение обязанностей между сотрудниками предприятия; − оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой.
Таким образом, каждое предприятие должно осуществлять строгий подход к проработке документационного обеспечения управления, это позволит существенно упорядочить как процесс принятия важных решений, так и контроль над их своевременным и качественным выполнением. Благодаря четкой организации работы с документами не происходит срыва сроков выполнения работ, наращиваются темпы развития предприятия, а значит, повышается его конкурентоспособность.
