Я как-то делал дизайн свадебных табличек на рассадку гостей. Вроде ничего сложного. Там в принципе, один дизайн. Но было 30 гостей. То есть требовалось подготовить для печати 30 макетов в Photoshop. Основная работа состояла из рутинных задач - копировать, вставить и сохранить.
На это потратил час своего времени. Теперь хочу показать, как сэкономить этот час и подготовить любое количество макетов всего за 5 мин.
И так приступим...
Нам потребуются две программы: Adobe InDesign и Microsoft Excel
О преимуществах InDesign, я рассказывал в этой статье "Возможности InDesign, на которые стоит обратить внимание".
Этапы работы:
Этап 1: Формируем источник базы в Excel. Сохраняем файл в Текст Юникод (*.txt).
Этап 2: Создаем универсальный макет.
Этап 3: Объединяем данные через Data Merge.
Этап 1: Формируем источник базы
Перед слиянием, необходимо сформировать список.
Я попросил заказчика подготовить основной текст и список гостей (без нумераций) отдельными word-файлами.
Теперь нужно скопировать список с Word и вставить в Excel.
Обязательно задаем заголовки списку (как на картинке снизу). Потом поймете, зачем это нужно.
Было добавлено еще три переменных для замены. В зависимости от обращения ТЫ/ВЫ, они должны также меняться в тексте.
Сохраним файл в Текст Юникод (*.txt).
Это, если у вас в тексте есть кириллица. Если только латиница, то можно и в формате CSV (разделитель - запятая) (*.csv).
Этап 2: Создаем универсальный макет
Переходим в InDesign и создаем универсальный макет. Акцентировать на этом внимание не буду. Покажу сразу результат.
У меня пригласительное будет двухстороннее. Первая сторона одинакова для всех. А на второй, данные будут меняться. Макеты сохраняем, каждый отдельно. Т.е. макет должен содержать одну страницу. Это нужно для того, чтобы при объединении данных не дублировались лишние страницы.
Подготовительная часть закончена. Переходим к самому главному.
Этап 3: Объединяем данных через Data Merge
В InDesign открываем Windows (Окно)/Utilities (Утилиты)/Data Merge (Объединение данных).
Далее выбираем источник данных.
Перед тем как открывать "Список". Не забудьте закрыть его в Excel. Иначе не откроет. Будет выдавать сообщение с ошибкой. Лично я постоянно забываю об этом.
Если мы все правильно сделали, то у нас появятся заголовки.
Далее выделяем в макете текст, который нужно заменить. И кликаем на заголовок в Data Merge. Он меняет текст на тег. Повторяем тоже самое для каждой замены.
Перед тем как сформировать макеты. Жмем на галочку Preview (Просмотр). И кликаем по стрелкам. Проверяем все ли правильно мы сделали. Если есть смещение по строкам. Делаем правки в макете.
Затем справа сверху жмем на значок и в открывшемся окне ОК.
На основе источника данных он создает отдельный документ с макетами. Проверяем, если нужно правим и сохраняем отдельными PDF под печать.
На этом все! Объединение данных, очень полезна на практике. Не забывайте использовать эту функцию, чтобы повысить свою производительность.