В Rubicom обратился руководитель бухгалтерской аутсорсинговой компании с изначальной задачей перевести нескольких сотрудников на удаленную работу. Общая численность работников компании – 30 человек. Сам руководитель часто находится в разъездах. Другие сотрудники по роду деятельности тоже не всегда бывают на месте.
Во время первой консультации было выяснено, что весь офис компании реально перевести в виртуальный режим работы, сэкономив на аренде помещения внушительную сумму. Но у руководителя было предубеждение по поводу такой модели работы, основные страхи и возражения основывались на сложности контроля мобильных сотрудников. Не было понимания, как это работает и как отслеживать деятельность людей, которые лично не присутствуют в офисе, кроме как регулярными телефонными звонками.
Как осуществляется контроль эффективности сотрудников
Мобильный сотрудник – это специалист, за которым не закреплено постоянное рабочее место, у него есть свой или корпоративный ноутбук и мобильное устройство, используемые для работы. Он имеет доступ ко всем необходимым данным с любого девайса и может сегодня работать из дома, завтра уехать в командировку и работать из отеля, послезавтра отправиться в отпуск и работать на пляже. Естественно, такая схема работы создает трудности в вопросе защиты данных и в контроле рабочего времени сотрудников.
Первая сложность решается путем организации хранения данных удаленно в защищенном хранилище с доступностью в режиме 24/7 с учетом установленных политик защиты доступа. А для контроля эффективности сотрудников есть два варианта: создание иерархии высокооплачиваемых топ-менеджеров, на которых будет возложена эта задача, или автоматизация процесса.
Сегодня в физическом присутствии людей в офисе практически нет необходимости, разве что только иногда: в период жестких совещаний или когда нужно отчитать сотрудника за недочеты. Ежедневно люди затрачивают уйму времени, чтобы добраться на работу, а потом волей-неволей компенсируют потерянные часы, сидя на рабочем месте. В течение дня им нужно сделать какие-то свои дела, и они отвлекаются на них во время работы. Стоять у каждого за плечом и контролировать нереально, автоматизация – лучшее решение.
Главное условие грамотной автоматизации – задачи должны быть прозрачными и понятными. Руководитель должен знать:
- кто над какой задачей работает;
- когда он начал над ней работать;
- когда он закончил над ней работать;
- что конкретно сделал сотрудник;
- если не сделал, что ему помешало.
Для автоматизации контроля есть огромное количество бесплатных и доступных технологий. Начиная с жесткого варианта в духе раз в минуту делать скриншот рабочего экрана до более мягких и удобных методов в виде использования нормальных трекеров, например, писем "Вы забыли отправить отчет". Сотрудники обмениваются комментариями, статусами, и в конце недели или месяца анализируется, кто и на что сколько времени затратил, кто был перегружен, а кто недогружен. Исходя из этого можно перераспределять задачи или премировать перегруженных сотрудников.
В современном мире стало неважно, где человек находится – всю его работу можно сделать прозрачной, даже если он пользуется личными гаджетами. Для этого составляется грамотная система автоматизированного или полуавтоматизированного учета, а консолидация ресурсов компании в облачном окружении способствует централизации контроля. Таким образом, необходимость ездить в офис появляется только при желании собраться с коллегами в каком-нибудь интересном месте в рамках тимбилдинга.
После детального разъяснения, как осуществляется контроль за сотрудниками в виртуальном офисе, и осознания удобства такого инструмента клиент принял решение полностью отказаться от офиса и перевести всех сотрудников на удаленку.
Внедрение виртуального офиса и принципы его работы
Мы выстроили такой процесс работы, когда все уполномоченные сотрудники имеют доступ ко всем необходимым документам, сим-картам и USB-токенам для входа в банк-клиент и системы отчетности. Доступ по правам открыт всегда, вне зависимости от места нахождения сотрудника и используемого им устройства.
Наша платформа консолидировала все процессы, данные, права и людей в едином пространстве, после чего не составило труда добавить контролирующие модули.
При таком подходе руководителю не нужно интегрировать систему контроля на множество разных компьютеров, везде ограничивать права, создавать общие папки и выполнять массу настроек. Когда возникает необходимость, ему достаточно один раз в одном месте запустить систему аудита активности пользователей или изменения файлов и баз данных, чтобы видеть все, что происходит внутри компании. Независимо от того, где находится сотрудник, его действия могут контролироваться руководителем, он знает, кто и когда внес изменения в конкретный файл, какие именно и т. д.
Кроме того, наше решение включает все сервисы коммуникаций. Каждый сотрудник пользуется своей электронной почтой. А у руководителя появляется возможность настроить автоматическую блокировку почты уволенного сотрудника, ограничить отправку/получение определенных файлов или, например, настроить проверку вложений на вирусы конкретным антивирусным ПО на стороне сервера.
При необходимости руководитель может контролировать, сколько времени люди провели в своем рабочем пространстве, быстро посмотреть всю историю писем, отправленных конкретным человеком, или всех звонков, совершенных сотрудником, с их продолжительностью и направлением.
Получается, что вся корпоративная жизнь сотрудников как бы по-прежнему находится в офисе, только виртуальном. При этом от клиента нужно лишь организационное участие, все прописываем и настраиваем мы, после чего проводится обучение, а в дальнейшем сопровождение. Мы полностью закрываем вопросы IT, позволяя клиенту сосредоточиться на своих рабочих функциях.
Какой результат был достигнут
Спустя полгода после перехода в виртуальное пространство компания вообще отказалась от офисов. И уже два года к этой схеме не возвращается. Большинство сотрудников живут за городом, часто находятся в разъездах, как и руководитель компании, поэтому модель удаленной работы оказалась максимально удобной для всех.
Благодаря консолидации ресурсов компании в едином облачном пространстве и централизации IT удалось удобно выстроить все рабочие процессы и обеспечить руководителю возможность контролировать их со смартфона.
Как мы работаем?
Мы не предлагаем никакую готовую систему, коробочное решение, а настраиваем функционал под потребности заказчика.
У нас есть:
- Облако для работы с файлами, данными, программами и ключами доступа.
- Инструмент для звонков и обмена сообщениями.
- Электронная почта.
- Инструмент для защиты корпоративных сетей.
С помощью этих ресурсов под ТЗ конкретного заказчика компонуется система, которая позволяет решать поставленные задачи, по запросу она дополняется необходимым функционалом, например метриками контроля.
В конечном счете мы собираем виртуальный офис, в котором все работает по правилам руководителя.
Источник: https://www.rubicom.tech/ru/poleznye-stati/polnofunkcionalnyj-virtualnyj-ofis-dlya-mobilnyh-sotrudnikov/