Почему встреча не была согласована?!? Во всем должен быть порядок! - кричал мой руководитель, застав меня с коллегами в переговорной комнате.
Так я познакомилась с одним из правил, которые ввел собственник в своей вотчине.
Чтобы больше не навлекать на себя гнев руководства я решила ознакомиться со всеми существующими внутренними приказами и самыми нелепыми делюсь с вами.
Любая маленькая организация в душЕ мечтает стать большой и важной. Та, в которой работаю я, для этого использует всю возможную мощь бюрократического аппарата – служебные записки, докладные, рабочие группы, брифинги, пятиминутки и летучки, общие собрания, протоколы, приказы, распоряжения и отчеты-отчеты-отчеты (предварительные, промежуточные, итоговые, подитоговые и самые-пресамые итоговые).
Нельзя отпроситься на полчаса пораньше - пиши служебную записку.
Нельзя передвинуть тумбочку - пиши служебную записку.
Заболел - пиши (вы не поверите!) служебную записку.
Если возникает необходимость что-то обсудить или объединиться для решения вопроса, просто так собраться и обсудить нельзя - это вопиющее нарушение! Но тут служебной запиской не обойдешься.
- Для начала надо создать общий чат, согласовать время, назначить встречу и запланировать в календаре с бронированием аудитории и оповещением секретаря.
- Пригласить на встречу нужно всех руководителей участников встречи (простые сотрудники тут ничего не решают, уже писала об этом здесь), бизнес-тренера и специалиста по развитию персонала.
Присутствие двух последних очччччччень важно, потом все участники получат рекомендации по развитию своих навыков проводить подобные встречи.
Да я бы и рада не проводить, ей богу. Но иначе нельзя.
3. Сама встреча должна длиться не менее 30 минут, но и не более часа.
4. По итогу встречи должен быть составлен протокол, который сначала согласовывает руководитель, а потом уже получает каждый участник.
Каждый этап - грандиозная потеря времени. И зачастую сотрудники сами тихонечко собираются и обсуждают то, что нужно. Иначе встреча на 15 минут грозит растянуться на неделю, а то и больше.
Так делают те, кто не боится нарушить приказ, а он есть, так и называется называется «О создании рабочих групп». Есть еще заявка на создание рабочей группы и план мероприятий рабочей группы.
Перевожу – заявку будут долго согласовывать так как всем некогда (да и откуда взяться времени, если сплошные собрания да согласования), а план мероприятий с первого раза не согласуют, ибо составлен он будет не по критериям. Например, там не будет заголовка и всё, какая рабочая группа без заголовка в плане – вы в своем уме?
Совещания, безусловно, нужная и важная часть рабочего процесса, я полностью согласна. Но когда любая встреча становится ОЧЕНЬ ВАЖНЫМ СОВЕЩАНИЕМ становится просто смешно. Так и вспоминается одноименный видеоролик от участников Comedy club. В нем завхоз проводит собрание со всеми руководителями компании, чтобы решить каким образом повесить табличку на дверь самого главного босса - прибить или приклеить?
Ситуация нелепейшая - 8 человек на полном серьезе обсуждают важность вопроса, читают план встречи, ведут протокол. И было бы очень смешно, не будь так грустно...
Перенося на свои реалии, утверждаю - завхоза точно ЗАСТАВИЛИ проводить это собрание соответствующим приказом.
Приказы в нашей компании строчатся по поводу и без.
Логика такая – просто сказать, чтобы сделали нельзя. Надо издать указ, ой, приказ, за нарушение которого можно оштрафовать, а то и увольнением припугнуть.
Так в компании существуют действительно реальные распоряжения:
«О выключении персональных компьютеров» – нельзя просто взять и не выключить компьютер
“О своевременной доставке использованной тары” - тут без переводчика не разобраться. А ведь можно было просто сказать - отнесите пустые бутылки на кухню.
«О бережном отношении к мебели» - люби свой стул, как Родину свою.
«О выливании остатков пищи в раковину» - поди найди теперь другое место, куда их выливать!
«О запрете ношения шорт и шлепок в летнее время года» - хм, про зиму ничего не сказано.
«О согласовании перепланировок офисных помещений» - в компании работает супруга собственника, теперь я знаю, чем она занимается – согласовывает перестановку мебели.
“О проветривании помещений” - есть специальный человек, который ходит и проверяет - открывал ли ты окно.
Я могла бы продолжить, но, простите, некогда – пора готовить промежуточный отчет и бегом на собрание рабочей группы. Мне план согласовали!