Привет. Меня зовут Степан, я создатель сервиса для управленческого учета Adesk. В прошлой части статьи про кассовые разрывы я рассказал, почему они возникают, а также как быстро и безболезненно из них выйти.
Сегодня я поделюсь с вами советами, которые помогут вообще не допускать кассовых разрывов в бизнесе и уберегут компанию от угрозы закрытия.
Итак, начнем.
Как не допустить кассового разрыва
Учитывать будущие приходы и расходы. Это фундаментальная рекомендация, которая поможет предсказать и не допустить большинство кассовых разрывов. Что нужно для учета?
- Планировать все поступления: записывать, когда и сколько денег придет.
- Планировать все будущие расходы: записывать, сколько вам придется потратить в ближайший месяц.
Если увидите, что в будущем расходы в какой-то момент превысят поступления на счет, попробуйте это предотвратить: заранее взыскать долг или попросить отсрочку.
Бывает, что четких данных нет. Например, владелец маленького магазина не всегда может предположить, сколько получит, а сколько потратит. Тогда нужно ориентироваться на средний показатель доходов и расходов, рассчитанный на основе предыдущих месяцев работы. Причем расходы для расчетов лучше немного завысить.
Сервис Adesk умеет предсказывать кассовые разрывы. Если вести в сервисе учет, он покажет, в какой момент расходы превысят доходы и на счету не останется денег. Разрывы Adesk показывает наглядно, в виде графиков:
Договариваться с поставщиками. Я уже говорил о том, что можно договориться с поставщиком, отсрочить платеж и таким образом выйти из кассового разрыва. Но договариваться лучше заранее: еще в спокойные времена обсудить возможности оплаты по частям и отсрочки, чтобы для поставщика это не было неожиданностью.
Помните, что для поставщика вы — клиент, которого важно сохранить. Поэтому вы не выпрашиваете отсрочку, а просто обсуждаете условия, которые в итоге будут выгодны всем. Ведь поставщику не нужно, чтобы вы попали в кассовый разрыв и закрылись: он хочет, чтобы ваш бизнес процветал, а вы и дальше платили деньги, пускай и с отсрочкой.
Управлять долгами от клиентов. Если у вас регулярно случаются кассовые разрывы из-за дебиторской задолженности, попробуйте пересмотреть свои отношения с клиентами. Возможно, вам стоит чаще отказывать в просьбах об отсрочке либо требовать оплату по частям в процессе всей работы.
Еще важно следить, чтобы клиенты не пропускали платежи. Можно поручить это менеджерам, например выдавать им премию только после того, как клиент переведет деньги.
Не пропускать платежи от клиентов поможет платежный календарь. С ним вы сразу заметите, если платеж должен был поступить, но клиент почему-то не заплатил. Можно попробовать вести календарь в Excel. А в Adesk он уже встроен:
Снизить долю постоянных расходов. Чаще всего кассовый разрыв возникает из-за того, что денег на счету нет, а постоянные расходы есть. Если снизить их величину, риск возникновения разрыва тоже упадет. Вот как это можно сделать:
- Переехать в офис подешевле, перевести сотрудников на удаленку или договориться о снижении аренды. Например, некоторые арендодатели соглашаются получать вместо фиксированной платы процент от вашего оборота. Но для этого нужно убедить арендодателя, что вашу компанию ждет успех и не планируется серьезных финансовых потрясений.
- Перевести сотрудников на почасовую оплату, если вы еще этого не сделали. Установить KPI на премии, зависящие от прибыли компании. На разовые работы нанимать фрилансеров.
Просчитать бюджеты проектов и направлений и отказаться от убыточных. О том, как распознать убыточные проекты и что с ними делать, я уже писал в статье про нерентабельные направления (часть 1, часть 2). - Проанализировать рекламные кампании, посчитать стоимость привлечения клиентов и отказаться от каналов, которые приводят невыгодных клиентов.
- Отказаться от платных онлайн-сервисов и перейти на бесплатные.
- Иметь подушку безопасности. Когда деньги есть, их нужно не просто забирать из бизнеса, а откладывать в резерв. Откладывать нужно стабильно N% от всех доходов. Каждый определяет N по-своему, но 10% будет отличным вариантом. Если бизнес активно растет, процент можно уменьшить, чтобы больше вкладывать в развитие.
Для подушки безопасности лучше завести отдельный счет с автоматическим пополнением. Хорошо, если на этот счет будут капать проценты. Откладывать стоит до тех пор, пока на счету не будет денег на 3–6 месяцев существования вообще без выручки.
Разумное управление деньгами — лучшее средство, чтобы предотвратить появление разрывов. Недавно я писал две статьи для канала Adesk в Дзене: про 7 протечек в бизнесе (часть 1, часть 2, часть 3) и о простом управленческом учете (часть 1, часть 2). Почитайте их, чтобы разобраться в финансах и понять, куда утекают деньги бизнеса.
Контролируйте финансы бизнеса правильно и подписывайтесь на канал Adesk в Дзене, чтобы не пропустить новые статьи об управленческом учете.