Всем привет!
Когда бизнес масштабируется, возникает острая потребность в толковом помощнике. Он берёт на себя часть рутинных обязанностей и освобождает время руководителя. Поиски такого человека — это отдельная история. Сейчас я хочу поговорить о другом.
Вы нашли свою "палочку-выручалочку", но вместо слаженной продуктивной работы получается какая-то белиберда. Уверены в способностях этого человека, но на деле он не понимает, чего вы от него хотите.
Не переживайте, я поделюсь с вами советами, которые наладят ваше взаимодействие.
Обратите внимание! Вы должны быть готовы к делегированию обязанностей.
- Определите зону ответственности.
Распишите по пунктам кто что выполняет, в каких объёмах и в какие сроки. Это сократит поток вопросов: "когда мне это надо сделать?", "я этого не умею, кто мне может помочь?" и "это тоже я должна делать?"
Ситуация, когда помощник говорит "ок, всё сделаю", а в итоге всё наоборот, возможна. Чтобы её избежать, вы должны чётко понимать, какими знаниями, навыками и умениями обладает человек. И распределять обязанности исходя из текущей ситуации.
Портфолио и кейс помогут в решении проблемы, но ориентироваться только на них тоже не стоит. Во-первых, какие-то навыки могут потерять актуальность. Во-вторых, это приятный бонус, но не последняя инстанция. - Договоритесь о способе оплаты.
100% оплата по факту, 50/50 или "выполнил задачу — получил вознаграждение".
Исполнитель будет понимать ответственность за конечный результат, а вы — за что платите.
Оплата может быть раздельной за каждый вид работ. Это справедливо, когда сложность и время выполнения разных этапов отличаются. - Вы сами должны понимать, каким будет конечный результат и ставить задачу исходя из этого.
Составление технического задания поможет решить проблему понимания одной и той же задачи по-своему.
Работа в формате "сделай, чтобы всё было правильно и хорошо" приведёт к ситуации: "Нет, это совсем не то что нужно. Как-то простенько и цвета странные".
Обычно на помощь приходят скрины примеров "хочу так же или что-то похожее". - Внедряйте систему контроля и мотивации.
Любому помощнику необходима система контроля в виде инструкции (текст, видео, аудио или скрины) и периодические правки, если они необходимы.
Это поможет ему добиться именно того результата, которого от него ждёт заказчик. Исполнитель знает и понимает, какое вознаграждение будет за качественно выполненное задание и какие санкции его ждут, если он завалит работу. - Обозначьте риски и тех, кто несёт за них ответственность.
В работе с помощником есть риски с обеих сторон.
Со стороны заказчика:
— неоплата выполненной работы, когда исполнитель по тем или иным причинам остаётся без денег.
Со стороны помощника:
— срыв сроков работы. Надо было выполнить задачу неделю назад, а по факту её выполнение растягивается на 2-3 недели. Задача становится неактуальной и теряет свою значимость.
Если у вашего помощника тоже есть помощник (субподряд), то у подрядчика появляются сразу 2 риска:
— риск неоплаты со стороны заказчика;
— риск срыва работы со стороны субподрядчика-исполнителя.
А у субподрядчика-помощника риск, что подрядчик не оплатит выполненную работу.
И здесь возможно 2 варианта разрешения ситуации:
- Подрядчик-помощник оплачивает работу субподрядчика из своего кармана. А потом получает оплату от заказчика.
- Подрядчик-помощник оплачивает работу субподрядчика только после того, как заказчик полностью оплатил работу.
О том, на каких условиях будет производиться оплата лучше договориться до начала работы. Так не будет недопонимания со всех сторон.
Идеально, если вы будете работать по договору, где прописаны ответственность, сроки, предмет договора и условия работы.