Про кассовые разрывы пишут все вокруг, но меньше их не становится: предприниматели по-прежнему попадаются впросак из-за того, что в кассе внезапно заканчиваются деньги. Такое происходит потому, что люди упускают неочевидные, но очень важные моменты.
Я Степан Родионов, основатель сервиса управленческого учета Adesk, и я знаю десятки историй, связанных с кассовыми разрывами. На основе своего опыта и опыта клиентов я выделил несколько рабочих лайфхаков, которые помогут понять, как вообще возникает разрыв и каким образом его предотвратить.
Ну или хотя бы выйти из него быстро и с минимальными потерями.
Почему возникает кассовый разрыв: 6 главных причин
Напомню, что возникает он, когда денег на счету нет, а по обязательствам нужно платить. При этом по документам прибыль у компании должна быть, но на счетах почему-то пусто.
Неправильно спланировали бюджет на закупку. Схематичный пример: покупатели заказали у вас пять единиц товара, но предоплату не внесли. Вы на деньги бизнеса взяли пять единиц, а выкупили у вас только три. Две единицы остались нераспроданными, прибыли от них в кассе нет. Если такое происходит регулярно и с разными группами товаров, может возникнуть кассовый разрыв.
Вам платят с отстрочкой. Когда ваша компания занимается десятком проектов сразу, сложно отследить, кто из клиентов или контрагентов не заплатил. Еще труднее запомнить, в какой срок ожидать от каждого из них оплаты. В итоге можно попасть в ситуацию, когда заказов вроде бы много, но все платежи ожидаются через месяц-другой, а сотрудники хотят есть уже сегодня.
Типичный пример — организация ивентов. Денег на организацию уходит много: нужно заранее платить за аренду площадки, рекламу, транспорт и оборудование. А основная часть оплаты от конечного заказчика поступает только после окончания мероприятия. Если не отладить процессы, кассовые разрывы у организатора будут возникать хронически.
Возникли непредвиденные расходы. Допустим, у вас своя кофейня. Вы четко распланировали, что и когда закупать, чтобы не было разрывов. И тут внезапно прямо накануне поставки продуктов ломается кофемашина. На ее ремонт уходит 20 000 ₽, которые вы хотели потратить на закупку. Все, приплыли.
Вы не смогли предсказать доход. Эта проблема часто возникает в сферах общепита и мелкой розничной торговли. Например, у вас книжный магазин. В начале месяца вы потратили 100 000 ₽ на зарплату и аренду, а еще закупили книги на 100 000 ₽ с расчетом продать их за 200 000 ₽. Но в городе прошла книжная ярмарка. Народ повалил закупаться туда, а ваши плановые 200 000 ₽ превратились в 50 000 ₽. В начале месяца снова нужно отдавать 100 000 ₽ сотрудникам и арендодателю, а денег нет. При этом товар есть, рано или поздно вы его продадите — просто сейчас вам не повезло.
Ушел крупный клиент. У вас маркетинговое агентство, которое занимается рекламой крупного ретейлера. Ретейлер платит вам 500 000 ₽ в месяц. Мелкие клиенты в сумме приносят всего 100 000 ₽. На зарплату и аренду каждый месяц уходит 300 000 ₽. Неожиданно крупный клиент отказывается от ваших услуг. Вы не успеваете найти нового, и выплатить зарплаты и аренду не получается.
Вы вывели из бизнеса больше, чем нужно. Увидели в интернете горящую путевку и взяли деньги из кассы — не упускать же такой случай. На следующее утро приезжает много нового товара, а денег в кассе пока нет: наторговать не успели. Получается небольшой разрыв.
Важно не путать кассовый разрыв с убыточностью. Разрыв — это когда проекты есть, клиенты есть, доходы в целом превышают расходы, но прямо сейчас денег на счету нет. А убыточность — когда денег нет и не может быть, так как вы работаете в минус. Например, взялись за проект стоимостью 500 000 ₽, а на зарплаты сотрудникам уйдет 600 000 ₽ — вы на 100 000 ₽ в убытке.
5 способов выйти из кассового разрыва без ущерба для бизнеса
Если кассового разрыва не удалось избежать, есть пять способов его устранить.
Попросить отсрочить или разбить платеж. Если вы давно сотрудничаете с поставщиком или снимаете помещение уже несколько лет, вам наверняка пойдут навстречу и дадут отсрочку. Иногда таким образом удается взять товар под реализацию, разбить арендный платеж на несколько частей или отодвинуть срок оплаты долга.
Собрать просроченную дебиторку. Если у вас висит дебиторка, сроки которой уже прошли, вежливо напомните должнику о себе.
Должникам тоже сложно возвращать долги: они и сами боятся кассовых разрывов. Чтобы получить свои деньги, предложите должнику удобный вариант оплаты, например попросите отдать хотя бы часть долга сразу, а остальное потом. Если вам отказывают, будьте настойчивее: позвоните несколько раз или пригрозите, что прекратите текущие работы.
Воспользоваться овердрафтом. Это как кредитка для бизнеса — вы без оформления кредита берете взаймы деньги у банка, в котором у вас открыт расчетный счет. Такая услуга есть практически у любого банка.
Брать овердрафт нужно осторожно. Проценты составляют около 16–17 годовых, да еще за сам факт использования берут примерно 1%, но обычно не меньше 10 000 рублей. Погасить овердрафт нужно плюс-минус за два месяца. Кроме того, любые деньги, которые поступят к вам на счет, всегда сначала будут уходить на овердрафт.
Учитывайте эти риски и берите овердрафт только на очень короткий срок и только в случае, если уверены, что деньги от клиентов скоро поступят.
Взять в банке кредит на покрытие кассового разрыва. Это не самое удачное решение, но иногда другого выхода нет. Ставка по такому кредиту обычно начинается от 15% годовых, а чтобы его получить, нужно собрать целую тонну документов.
Я редко сталкиваюсь с кредитами на покрытие кассового разрыва, потому что работаю с малым и средним бизнесом. Кредит на покрытие кассового разрыва им дают неохотно, а проценты такие высокие, что могут оказаться неподъемными.
Поэтому кредиты больше подходят крупному бизнесу с предсказуемыми денежными потоками.
Узнать, можете ли рассчитывать на государственную поддержку. В некоторых регионах и в определенное время действуют разные меры государственной поддержки. Например в период пандемии многих ИП освободили от уплаты страховых взносов, а компаниям выдали субсидии на выплату зарплат. Информацию о мерах поддержки можно найти на сайте правительства вашего региона или на сайте налоговой.
В этой части статьи мы разобрались, почему кассовый разрыв возникает и как выйти из него быстро и безболезненно. Но главное ждет вас во второй части материала. Я расскажу, как кассового разрыва не допустить и почему умение договориться с поставщиком может спасти ваш бизнес.
Подписывайтесь на канал Adesk в Дзене, чтобы не пропустить самое интересное!