Существует множество методов повышения производительности, которые помогут вам лучше распоряжаться своим временем. Проблема с этими методами в том, что вы должны их изучить и выработать привычку использовать их. Это непросто, и многие люди быстро разочаровываются. Однако есть один очень простой метод, который позволяет повысить производительность с первого дня. Вы хотите с ней познакомиться?
УСТАНОВИТЬ ПРИОРИТЕТЫ ТРУДНО ДЛЯ БОЛЬШИНСТВА НАС
Брайан Трейси в статье «Как расставить приоритеты в задачах с помощью списка дел» утверждает, что до 85% американцев не удовлетворены своими навыками определения приоритетов. Эти результаты согласуются с моими наблюдениями и опытом. Когда я работаю с людьми, которые хотят повысить эффективность своих действий, тема приоритетов для них обычно очень сложна.
Людям трудно расставить приоритеты, потому что они не различают два совершенно разных способа ведения дел. Первый способ - это реактивное действие, близкое большинству из нас. В реактивном действии мы руководствуемся потребностью момента. Мы ориентируемся только на текущие дела и тушим все пожары.
Как это выглядит на практике? Обычно кто-то из наших сотрудников или начальников бросает нам задание (обычно нежелательное), и мы обязательно должны о нем позаботиться. И поэтому мы целыми днями работаем над текущими задачами, упуская из виду самое главное, то есть общий смысл того, что мы делаем. Это кто-то другой устанавливает наше ежедневное расписание, а мы даем им полный контроль над ним.
Второй способ - действовать активно, т.е. преследовать конкретную цель. Именно в активных действиях мы следуем нашим приоритетам, потому что точно знаем, что делать. Однако для активной деятельности необходимо брать на себя ответственность за свой рабочий день и сопротивляться задачам, которые нам передают другие. Вам нужно много напористости, чтобы вас не уговорили осуществить еще одно нежелательное «вбрасывание».
К сожалению, большинство из нас постоянно находится в реактивном режиме, поэтому простая мысль о том, чтобы расставить приоритеты, нас пугает. Это очень хорошо описал Яцек Валкевич, назвавший этот режим работы «пожаром в публичном доме», что означает, что все в компании бегают и кричат, но никто не знает почему.
ВЫБРОСЬТЕ ВСЕ, ЧТО НУЖНО СДЕЛАТЬ, ИЗ СВОЕЙ ГОЛОВЫ!
Чтобы научиться расставлять приоритеты, вам нужно понимать разницу между реактивным и активным режимами. Позже мы должны окончательно освободиться от задач, которые постоянно лежат у нас на голове. Нет смысла постоянно беспокоиться о том, чтобы что-то забыть. Держать все в голове - лучший способ сгореть и постоянно разочаровываться на работе.
Если вы хотите составить свой первый список дел и научиться расставлять приоритеты, вам нужно начать с записи всех задач, которые вам нужно выполнить в настоящее время. Эти задачи относятся ко всем проектам, над которыми вы сейчас работаете.
Вы можете подготовить такой список только для задач, связанных с работой, но я призываю вас использовать более широкий подход. Составьте список всего, что вам нужно сделать в разных сферах своей жизни. Сделайте так, чтобы это работало, свободное время, домашние дела и вещи, которые вы обещали семье и друзьям.
Выпустите это и освободите себя от постоянного ощущения, что у вас так много всего на уме (столько всего нужно сделать). Люди, у которых нет списка дел и держат все в голове, чувствуют, что они постоянно за чем-то гонятся, но этой гонке нет конца. Это может быть очень утомительно.
Первый контрольный список, в который вы записываете все невыполненные задачи, должен быть хаотичным и совершенно беспорядочным. Люди, которые сразу хотят составить такой список по приоритетам (важности задач), обычно терпят неудачу, потому что это слишком сложная задача для того, у кого нет опыта.
Ваш первый список - это набор задач, которые вы должны выполнить. Понаблюдайте за ним некоторое время. Вас удивляет размер сумки с задачами? Вы думали, что у вас так много дел? А может быть, вас удивило обратное и вы думаете, что это не так уж и много?
ЕДИНОГО СПИСКА ЗАДАЧ НЕТ!
Это может вас удивить, но единого списка дел не существует. Если вы хотите, чтобы этот способ работы работал на вас, вам нужно точно знать, сколько списков вам нужно.
Стоит потратить время на подготовку должным образом составленных списков в соответствии с вашими потребностями, потому что, как говорит Брайан Трейси, каждая минута, потраченная на планирование, экономит нам до десяти минут на выполнение задачи.
Я ввожу свои списки дел прямо в Nozbe. Таким образом, они всегда под рукой, и я могу сосредоточиться на задачах, которые мне нужно выполнить в данный день. В моем примере я покажу вам, какие списки я использую для повышения своей производительности. У меня есть три таких списка, которые мне подходят.
Список основных задач (долгосрочная перспектива)
Основной список дел создается, когда вы начинаете расставлять задачи от самых важных к наименее важным из ваших.
Список задач на день (краткосрочная перспектива)
На мой взгляд, нет смысла весь день смотреть на основной список дел, он длинный и возникает ощущение, что задачи никогда не закончатся. Это может демотивировать нас, поэтому лучше подготовить список задач на день.
Если у вас уже есть основной список, упорядоченный по приоритетам (важности задач), подготовить список на конкретный день очень просто. Вы просто выбираете ключевые задачи на сегодня из основного списка и видите только эти задачи. Nozbe снова нам помогает, потому что в этой программе все очень просто.
Создание списка дел на каждый день - это не философия. Нет смысла усложнять и теоретизировать. Стоит только задуматься, предпочитаете ли вы составлять такой список утром или в конце работы накануне. У людей разные предпочтения, и это стоит учитывать.
Я предпочитаю составлять список дел с утра, чтобы получить точное представление о том, что я собираюсь делать в данный день. Однако Бриана Трейси считает, что лучше составлять список дел вечером, чтобы сразу же приступить к работе с утра. Однако помните, что все зависит от ваших личных предпочтений, которые вы должны хорошо знать, чтобы действовать по-настоящему эффективно.
Список отвлекающих факторов - ключ к производительности
Третий список очень удивителен, потому что я называю его «Список отвлечения». Я не знаю много людей, которые его используют, и этот список может мгновенно повысить нашу продуктивность. Правила списка отвлекающих факторов просты, потому что вы вводите все, что может нарушить ваш рабочий ритм в данный момент.
Вы вводите свои собственные мысли, идеи и вдохновения, которые только что приходят вам в голову, в список отвлекающих факторов. Если вы сразу позаботитесь о них, вы потеряете все внимание на работе и потеряете ритм. Запишите все, что вы хотите проверить на этом этапе. Возьмите за привычку записывать свои мысли в список отвлекающих факторов, и вы увидите, что это быстро повысит вашу продуктивность.
Вы также вносите все броски, полученные от коллег, в список отвлекающих факторов. Пусть этот список заполнится задачами, которые исходят из реактивного метода работы. Секрет продуктивности Брайана Трейси в том, что вы обязательно должны сосредоточиться на выполнении своих приоритетных задач.
Ничто не может считаться до тех пор, пока все задачи не будут удалены из вашего списка дел на определенный день. Только проверив последнее задание из ежедневного списка, можно переходить к анализу списка отвлекающих факторов. Таким образом, вы научитесь сосредотачиваться на задачах, которые важны в долгосрочной перспективе, а не тратить свое время только на тушение пожаров и выполнение поручений.
СЕКРЕТ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТИ BRIAN TRACY
В секрете продуктивности Брайана Трейси нет ничего волшебного. Он основан исключительно на систематичности. Если вы хотите лучше управлять своим временем и работать более эффективно, вам нужно научиться работать со списком дел. Без списка вы будете слишком часто реагировать, что обычно является пустой тратой времени.
Бриана Трейси говорит, что как только вы научитесь работать со своим списком дел и начнете расставлять приоритеты, вы сможете повысить свою продуктивность и эффективность до 25% за очень короткое время. Работать со списком дел несложно. Сложнее всего заставить себя сделать первый шаг - это подготовить свой первый хаотичный список (квестовый мешок). Потом будет легче.
Работа со списком дел - лучший способ привить привычку к активному образу жизни. Список отвлекающих факторов также поможет вам, позволяя сосредоточиться на том, что действительно важно в данный момент. Таким образом вы сохраните ритм работы и станете более эффективными в действиях. Таким образом вы будете придерживаться своих приоритетов.
Примите решение сегодня, хотите ли вы работать со своим списком дел, чтобы добиться большего успеха в жизни? Или вы по-прежнему будете работать в реактивном режиме, который не позволит вам выделиться выше среднего? Решение всегда остается за вами.