Перечислите все функции, за которые вы отвечаете лично как руководитель: не слишком много ли вы на себя берете, подстраховывая подчиненных на каждом шагу? Кажется, что все вокруг в огне, велосипед в огне, и вы на нем крутите педали. Значит настало время вводить систему регламентов
Мы собрали рекомендации по написанию самой первой инструкции из будущей системы регламентов — эта статья почти что регламент по составлению регламентов :)
Регламент — это официальный документ с набором правил и четких инструкций к рабочим процессам.
Например, редакционная политика журнала — это регламент для журналистов и авторов. Благодаря ему авторы пишут в определенном стиле и употребляют нужную лексику. Любой новый сотрудник журнала может ознакомиться с редакционной политикой и понять, как действовать при написании своей первой статьи.
Проще говоря, регламент — инструкция о том, как правильно делать что-либо. Можно и нужно регламентировать все возможные повторяющиеся действия: от инструкции по поливу офисного кактуса, до заполнения документации и оплаты счетов. К тому же, наличие единого свода правил, куда можно подсмотреть, избавит от головной боли не только вас, но и ваших сотрудников.
Как и что необходимо регламентировать первый раз
Для начала обратите внимание на регулярно всплывающие косяки. Какие повторяющиеся проблемы вас выводят из себя чаще всего? Определите основной хромающий процесс — с него и стоит начать создавать первый регламент.
Не исключено, что поначалу вы будете недовольны количеством времени, которое потребуется для написания регламента, может даже показаться, что проще работать в привычном авральном режиме, чем тратить те же часы на составление инструкции.
Но попробуйте посчитать количество минут, которые вам сэкономит регламент впоследствии. Например, каждую неделю вам приходится сталкиваться с ошибкой сотрудника, требующей вашей помощи. На решение этой проблемы уходит 10 минут, а это 8 часов в год, не считая время на увольнение и поиск нового сотрудника. Единожды потратив 40 минут на составление регламента, вы освободите все украденные минуты, это время можно потратить с куда большей пользой, чем на исправление чужих ошибок.
После выбора той самой проблемной задачи, опишите верный алгоритм бизнес-процесса. Старайтесь писать простым языком, регламент не должен вызывать ассоциации с инструктажем по технике безопасности.
Следуйте правилу "Одна задача — один регламент". Сначала разработайте первый регламент, внедрите его, доведите до стадии выполнения сотрудниками, потом приступайте к составлению следующего.
Оформите шаблон документа
В шапке укажите составителя документа, компанию, для кого предназначен документ, дату издания и версию. Создайте емкий заголовок, раскрывающий суть (например: «как создать задачу по проекту?»)
Укажите причину создания инструкции и ее задачу: опишите суть проблемы рабочего процесса и каким должен быть результат после применения регламента.
Само содержание письма оформите в виде пошаговой инструкции с правильным порядком действий, описанием процессов, с поясняющими скриншотами, иллюстрациями, схемами, образцами бланков, видео-инструкциями.
Алгоритм написания пошаговой инструкции
- Описать последовательность действий: какие процедуры и операции выполняются.
- Указать, для кого пишется данный регламент.
- Распределить ответственности среди сотрудников.
- Добавить дополнительную информацию
чек-листы, стандарты действий в случае сбоев и т.д. - Указать требования: к результату, к качеству, к срокам.
- Указать, как информировать о завершении работы.
- Описать, что должно стать результатом выполнения инструкции
Пример заполненного регламента
Перед тем как ввести в действие регламент, предупредите сотрудников о нововведении с помощью корпоративного портала Битрикс24 или рассылки. Обсудите черновой вариант с задействованными сотрудниками и внесите возможные правки. Предупредите, что после завершения обсуждения и вступлении регламента в силу, отговорки «я не согласен с этим пунктом и сделал по другому» приниматься не будут.
На первых порах внедрения регламента не забывайте о нем сами, иначе сотрудники забудут еще быстрее.
Регламенты начинают работать, когда подчиненные понимают их смысл и осознают важность выполнения. В следующей статье мы расскажем, как этого добиться :)
Оригинал статьи: https://managerbot.ru/blog/reglamenty
Создать Битрикс24 с приложением Менеджер-бот
Мартин Установить приложение Менеджер-бот Мартин