Управлять проектами спонтанно, без подготовки и обучения непросто. Зачастую новоиспеченным менеджерам приходится разбираться в азах своих задач, уже заступив на пост. А ведь работать, не до конца понимая суть того или иного процесса, не очень-то правильно.
Что такое проект?
Проектом можно назвать любую деятельность, которая:
● ограничена по времени – у проекта есть планируемая дата завершения, после которого команда распускается;
● ограничена по бюджету – команда должна завершить проект, уложившись в обозначенную на старте сумму;
● результативна – результат должен быть конкретным: книга, рекламный трафик, ремонт в квартире и так далее;
● уникальна – проект существует только один раз и чем-то, но отличается от других.
Последнее особенно важно. Например, само по себе производство шоколада – это не проект. Другое дело – запуск в производство молочного шоколада с зелёным чаем матча и фисташками.
Кто участвует в проекте?
Ответ на этот вопрос зависит от масштаба и сложности проекта. Впрочем, выделить ключевые роли все-таки можно:
● Заказчик – будущий владелец результатов проекта. Заинтересован в его осуществлении, определяет требования к результату и обеспечивает финансирование. Если заказчиком выступает организация, то внутри могут выделять еще две роли: инициатор (решает, есть ли потребность в проекте) и куратор(отвечает за достижение конечных целей).
● Менеджер – центральная фигура в управлении. Следит за тем, чтобы проект достиг целей, команда уложилась в бюджет и сроки, а результат получился должного качества.
● Команда управления проектом — группа менеджеров, которые помогают управлять проектом. Каждый может отвечать за свою подкоманду.
● Команда проекта – группа отдельных специалистов (внутренних или внешних) или организаций, которые работают над проектом.
● Подрядчик – организация или человек, который вступает в отношения с заказчиком и берёт на себя ответственность за выполнение работ по договору. Различные диджитал-агентства и фрилансеры – это и есть подрядчики, у них могут быть свои менеджер проекта и команда, а также субподрядчики.
В различных ситуациях к списку основных действующих лиц могут добавляться:
● инвесторы – стороны, вкладывающие деньги в проект;
● органы власти – государственные структуры, выдвигающие требования к проекту;
● потребители – покупатели и пользователи.
Из чего состоит управление проектом?
Любая работа – это совокупность процессов или действий, которые приносят результат. В случае с управлением проектом, они укладываются в четыре этапа:
1. Инициация. На этом этапе ещё не знаете, как будете делать проект, но уже понимаете, какая стоит задача и кто заинтересован в ее решении, а также кто за всё это будет платить.
2. Планирование. Вы уже понимаете, сколько времени займёт работа над проектом, каков бюджет, кто и что будет делать и в какой последовательности. Но главное – как будет оцениваться результат, и в каком случае проект будет считаться успешным.
3. Исполнение. На этом этапе хотелось бы сидеть и плевать в потолок, наблюдая, как команда работает. Только так, конечно, не бывает — всегда что-то идёт не так. Поэтому вам нужно анализировать работу команды; смотреть, соответствует ли реальность плану; движется ли проект в правильном направлении. И если что-то не так — вносить корректировки в рабочие процессы.
4. Завершение. Подведение проекта к финалу и анализ итоговых результатов. Нужно не только убедиться, что команда уложилась в сроки и бюджет, но и узнать, доволен ли заказчик и конечные потребители. Стоит не забыть выяснить, что в проекте можно было сделать лучше.
Онлайн-курс «Основы правления проектами» от SCM Академии обучит вас, как успешно пройти через каждый этап проектной работы. Присоединяйтесь к нам.