Платформа 1С обеспечивает автоматическую нумерацию документов при вводе их в информационную базу. Номер генерируется и присваивается документу в момент непосредственной записи в базу. Данный механизм позволяет поддерживать последовательную нумерацию, когда с одним типом документов одновременно работают несколько пользователей.
Общий принцип автоматической нумерации
Напомним, что запись номера документа помимо числового представления содержит вспомогательные символы. Об этом мы писали в прошлой статье, когда говорили о префиксах документов и принципах их формирования. Префиксы система создает автоматически. При этом в самой записи номера дефис разделяет префикс от значимой части. Пользователь может вручную поменять сгенерированный номер, при этом система предупредит о том, что нумерация ведется автоматически. А в случае указания уже существующего номера не позволит его записать.
В большинстве стандартных документов, в начале каждого года нумерация документов начинается заново.
Принцип автоматической нумерации очень простой — номера увеличиваются равномерно на единицу. То есть за ТДБП-000089 будет идти номер ТДБП-000090. Если проставить номер вручную, система продоkжит нумерацию с него. Для определения очередного номера при прочих равных условия используется максимальный номер данного периода. Поэтому если ввести номер ТДБП-099999, то при определении следующего номера система проигнорирует все пропущенные значения и создаст следующий номер ТДБП-100000.
Особенности формирования номеров после ручной корректировки
Рассмотрим несколько нестандартных примеров.
1. Если внести в значимую часть номера символы отличные от цифр, например создать номер ТДБП-00М089, то система продолжит нумерацию уже с учетом этого символа. И следующим автоматически созданным номером будет ТДБП-00М090. Обратите внимание, подобные изменения нужно делать осторожно и в только случае необходимости. Эти модификации могут нарушить алгоритм автоматической нумерации. И в дальнейшем, если вы захотите использовать нумерацию без букв, возможно придётся задавать номера вручную до конца периода.
2. Как вы знаете, при выводе на печать префиксы и лидирующие нули не выводятся. При этом, конечно, можно удалить вручную из номера «лишние» нули и поменять количество символов в значимой части номера документа. Например, ТДБП-000089 изменить на ТДБП-89. Далее система продолжит автоматическую нумерацию. Следующий номер будет ТДБП-90, но когда нумератор дойдет до номера следующего после ТДБП-99 — система выдаст ошибку. Так как будет пытаться создавать новые документы с одинаковым номером с «99» на конце. Это происходит из-за того, что достигнуто максимальное двузначное число. Ведь под номер мы отвели только два знака.
Помните важное правило. Система нумерует документы по наиболее короткому представлению. Для того, чтобы обезопасить себя от сбоя нумерации документов, нужно использовать максимальное количество символов в номере документа.
При вводе документа задним числом программой присваивается очередной порядковый номер текущего года. Если при этом информационная база содержит документы с более поздней датой, хронологическая последовательность номеров документов будет нарушена.
На этом все. Приятной и удобной работы!
Видео инструкцию к данному материалу можно посмотреть в моем инстаграме - в нем вы найдете много обучающих роликов.
Напоминаю, что Вы всегда можете обратиться ко мне по любым вопросам связанным с доработкой и настройкой 1С
Подписывайтесь на канал и группы в социальных сетях, чтобы не пропустить новые публикации.
Полный текст этой статьи и другие интересные материалы также можно прочитать на нашем сайте в разделе обучение.