В один пасмурный и дождливый понедельник в одной крупной компании решили избавиться от бумаги, и тогда электронные документы стали пропадать, контрагенты отказались от обмена, а работы стало в два раза больше. Наверное, примерно так должны начинаться страшилки об электронном документообороте (ЭДО). Казалось бы, современные технологии делают работу легче и удобней. Чего же тут бояться? Но, как и многие другие перемены, цифровизация вызывает опасения. В этом материале мы расскажем о заблуждениях про ЭДО, с которыми частенько сталкиваемся на практике.
Страшилка № 1. Контрагенты не откажутся от бумаги
Обмен документами подразумевает наличие, как минимум, двух сторон. Отсюда и первый тревожный сигнал: «А если партнеры не согласятся на электронное взаимодействие?» Как правило, нежелание переходить на цифровой обмен сопровождается отговорками типа «и сейчас все работает без проблем», «потом будет неудобно, медленно и ненадежно».
Насчет «и сейчас все работает без проблем» готовы поспорить и привести свои аргументы:
- бумажные оригиналы нередко теряются в дороге;
- длительная доставка документов контрагенту затягивает возврат первички;
- компания вынуждена ежемесячно тратить значительные средства на канцелярские расходы;
- покупатель расходует много времени на ввод информации из бумажных первичных документов в информационную систему.
Переход на ЭДО с контрагентами избавит вас от этих проблем, а готовые интеграционные решения сделают работу бухгалтеров, экспедиторов и других сотрудников значительно легче. Оператор электронного документооборота поможет вам донести информацию до партнеров и замотивирует их на отказ от бумаги.
Страшилка № 2. Нужно все менять и переделывать
«Все процессы в компании включают бумажный обмен документами. Теперь придется их переделывать под ЭДО?» – такие вопросы задают операторам ЭДО пользователи. Будем отвечать исходя из нашей практики – переход на электронный документооборот, как правило, не влечет за собой глобальные перемены внутренних процессов. Если небольшие коррективы нужны, то команда сервиса Synerdocs легко с ними справится.
Обычно изменения касаются перераспределения ролей и способов получения/отправки оригиналов. Например, если раньше документы поступали через секретаря, то с переходом на ЭДО они могут автоматически заноситься в корпоративную систему и сразу передаваться на согласование ответственному лицу.
Страшилка № 3. Электронный документ можно безвозвратно удалить
Если компьютер сломается, то вместе с ним исчезнут и цифровые оригиналы? Как их тогда восстанавливать? Это будет зависеть от того, где хранились электронные документы. Например, если неисправность возникла на жестком диске, то можно обратиться к специалистам для восстановления информации.
Наиболее простой способ – сразу направить запрос к вашему оператору ЭДО. Synerdocs предоставляет услугу по хранению оригиналов в облаке. Еще мы советуем делать резервное копирование информации, это избавит вас от лишнего стресса в непредвиденных ситуациях с техникой.
Страшилка № 4. Электронный документ невозможно подписать задним числом
Как при использовании ЭДО проводить документы задним числом? Почему вообще этот вопрос так волнует пользователей? Для многих – такой функционал важен из-за специфики бизнеса, зафиксированная в отраслевом законодательстве. Например, энергосбытовым компаниям для оперативного возмещения НДС в отчетный период важно выдерживать пятидневный срок выставления счетов-фактур, но на практике это невозможно.
Для таких случаев есть уточнение от Министерства финансов Российской Федерации. Если кратко: по счетам-фактурам, полученным до 25 числа, следующего за налоговым периодом месяца, компания может заявить предъявленные суммы НДС к вычету в этом же налоговом периоде. Это значит, что необходимость выставлять счета-фактуры задним числом отпадает.
Как быть с исключениями? Использование ЭДО не накладывает запрет на создание бумажных документов, в которых можно указать нужную дату. Главное помнить, что оригинал может быть только один – либо в электронном виде, либо в печатном.
Страшилка № 5. Нечем подписать цифровой документ
Допустим, ответственный сотрудник по каким-либо причинам отсутствует в офисе или запущена замена/перегенерация ключа, а товар или услуга необходимы заказчику в срочном порядке? Давайте разберем каждую ситуацию отдельно.
Замена/перегенерация ключа электронной подписи
Для создания сертификата ключа электронной подписи при его аннулировании или истечении срока действия необходимо обратиться в удостоверяющий центр. Как правило, УЦ выполняет запрос в течение 1-3 дней, но лучше обновить сертификаты ключей ЭП заранее.
Если сроки горят, можно воспользоваться бумажным документом. Но доставка такого оригинала тоже занимает время. Так что лучше сразу выбрать вариант получения нового сертификата ЭП.
Сотрудник, визирующий документы, отсутствует
Для этой ситуации есть несколько решений:
● Хранение аппаратного токена у владельца сертификата ключа ЭП. Тогда подписание документов через сервис ЭДО не будет зависеть от местоположения сотрудника, главное – наличие под рукой интернета.
● Облачный сертификат электронной подписи. Этот вариант отличается от предыдущего только отсутствием необходимости аппаратного токена и специального программного обеспечения. Все что потребуется – это рабочее место с доступом к интернету и телефон.
● Еще один сотрудник с правом визирования документов. На него нужно заказать сертификат ключа ЭП, официально зафиксировать право визирования вторым и известить контрагентов об изменениях.
***
Надеемся, у нас получилось сделать из страшилок истории со счастливым концом. Как видите, многие из мифов абсолютно не обоснованы. Помните, что при внедрении электронного документооборота с вами будут работать специалисты оператора ЭДО, которые помогут решить любой вопрос.
Оставьте страшилки и небылицы в 2020 году, а к Новому 2021 году настройтесь на позитивную волну с Directum