Бывает такое, что мы периодически опаздываем, задерживаемся на какие-нибудь мероприятия, встречи, поезда, самолеты. И ссылаемся лишь на то, что «не рассчитал(а) время»
Я называю это, «потерять» 15 минут своей жизни…
Каждый из вас спросит, а для чего мне это надо? На самом деле все достаточно просто – для того, чтобы эффективно использовать свое время. Ведь кажется, что в сутках 24 часа – и этого достаточно для выполнения тех задач и действий, которые вы для себя распланировали, но, к сожалению – это не так.
Начните разбирать и искать свое потерянное время. Возможно, вы еще найдете и дополнительное время - для отдыха, или работы, или поиска новых идей… каждому свое.
Начать нужно с самого простого. С планов на день.
Итак…
Каждое утро, вы просыпаетесь, и, как должное, идете в туалетную комнату – справляете свои естественные надобности, умываетесь, чистите зубы, принимаете душ, приводите себя в порядок.
Для 90% людей это первый пункт своего распорядка дня.
Как вы к этому первому пункту пришли?
Нас этому учили родители, бабушки, дедушки, в саду, в школе и т.д. И этот первый пункт сидит у нас в подсознании – мы, просыпаясь, делаем это на «автомате».
По такому же принципу нужно строить свои планы на день.
Так же нужно рассмотреть и заложить во все это расписание время на непредвиденные ситуации и форс-мажоры.
Например, на умыться, помыться ты закладываешь 15 минут, а если, вдруг, отключат воду... То тебе нужно её нагреть, а это ещё +5/10 минут времени, поэтому при любом планировании времени нужно закладывать минимум +10 минут, на внештатные ситуации.
Тем самым ты с большей вероятностью никуда не опоздаешь, а если все будет гладко, то по итогу дня сам обрадуешься, что освободился раньше.
Начните планировать день…
Вообще, как правило, планирование следующего дня начинается с вечера, тогда, когда подводишь итоги нынешнего дня.
Планировать день надо по принципу постановки приоритетности.
1. Первый квадрат – «ВАЖНЫЕ И СРОЧНЫЕ ДЕЛА» - многие тренеры их называют «Лесными пожарами» - т.е. нужно это сделать здесь и сейчас. Это в том числе те задачи, которые необходимо брать в приоритет и делать в первой половине дня, не оставляя их напоследок. Таких дел должно быть 3-4, но не более 30% всех дел, иначе можно перегореть.
2. Второй квадрат – «ВАЖНЫЕ, НО НЕ СРОЧНЫЕ ДЕЛА» - это те дела, на которые можно уделять немного времени каждый день. Например: к экзамену лучше готовиться заранее, учить по чуть-чуть каждый день, нежели учить все накануне самого экзамена.
Это также может быть долгосрочным планированием, так как в него мы закладываем новые идеи; планирование меню на завтра и т.д.
3. Третий квадрат – «НЕ ВАЖНЫЕ, НО СРОЧНЫЕ ДЕЛА» - это те дела, которые не приносят тебе должного эффекта, отдачи. Это может быть навязывание встречи, от которой нет возможности отказаться, уборка перед приходом гостей, поиск вещи, которая лежит не на своем месте. Это дела, чтобы что-то делать, но необходимого эффекта они не принесут.
4. Четвертый квадрат – «НЕ ВАЖНЫЕ И НЕ СРОЧНЫЕ ДЕЛА» - это дела-паразиты. Они никак не важны и не срочны, но их просто хочется делать. Почитать журнал, поиграть в компьютерные игры или просто лазить в интернете.
Здесь также применимо правило Парето – 80% результатов достигается за счет 20% усилий. И наоборот. Например – 80% всей прибыли компании достигается за счет 20% клиентов, при этом 80% продаж осуществляется только за счет 20% продукции портфеля компании. Применимо к Первому квадрату.
Но нужно регулярно корректировать свои планы, руководствоваться тем, что действительно работает, и меньше времени уделять на непродуктивные цели и задачи. То есть нужно найти те 20% активностей и задач, которые будут приносить вам наибольшую выгоду.
Если правильно разобраться в постановке целей и задач по Правилу Парето 80/20 – то можно значительно увеличить свою продуктивность в поставленных целях и задачах. Достижения целей и задач будут достижимы с наименьшими усилиями, при этом вы сэкономите достаточно много времени. При этом вы научитесь быстро достигать своих целей, и ставить перед собой новые и достаточно значительные цели в вашей жизни.
Разберем, для чего все это нужно:
1. Для возможности эффективно распределять важные задачи от несущественных.
2. Проводить параллели между семьей и работой (полезное время и время для отдыха / правильное распределение важных дел от не очень важных).
3. Чтобы дать себе правильную мотивацию для эффективности работы, грамотного распределения свободного времени.
4. Чтобы быть полноценным в жизни – найти время не только для работы, но и для отдыха.
5. Правильно зарядить себя на цели, которые вы хотите для себя определить.
Распределение времени – хорошая практика для повседневной жизни. Если научиться правильно и грамотно его распределять на работе, то в дальнейшем, по такому же принципу можно и планировать свое свободное время.
Также, есть основные принципы (принципы Тайм-менеджмента – управления временем):
1. Составление списка задач.
Нужно научиться все задачи (планы) записывать. Будь то ежедневник, календарь планирования и т.д. Надо расписывать таким образом, учитывая время, когда эта задача будет выполнена. Например – 11.00 – совещание с руководством компании. 13.00 – деловая встреча с партнером.
2. Все глобальные задачи нужно разбивать на малые задачи.
Таким образом задача будет выполнена быстрее, а не считаться рутинной.
3. Принцип приоритетности.
Как уже писал выше (квадрат Эйзенхауэра) – наиболее сложные задачи лучше выполнять в первой половине дня, для того, чтобы это не было определенной нагрузкой, которая может нагнетать. Также не забывать выполнять более мелкие задачи. Это можно назвать определенным утешением, так как более сложная задача была уже выполнена и это сглаживает эмоциональное напряжение на оставшийся день.
4. Не отвлекаться.
У каждого из вас есть определенное время продуктивной работы, нужно постараться сделать таким образом, чтобы в этот период времени вас не отвлекали (звонками, письмами, вопросами, сообщениями в мессенджерах)
5. Формулируйте свои цели достаточно четко. Здесь применима методика SMART – методика определения и описания целей, включающая в себя (сама аббревиатура):
S – Specific – Конкретность.
Нужно для себя понять, каким будет конечный результат, и чего именно вы хотите достичь.
Например – Я пишу тренинг для того, чтобы самостоятельно разобраться с планированием времени, и научить этому других.
M – Measurable – Измеримость.
Нужно выстроить определенные параметры, по которым вы сможете оценить результат.
Должны быть количественные или понятные и доступные для вас качественные показатели.
Например – Я свой «тренинг» выложу в свой блог, тем самым увеличу количество подписчиков и достигну показателя в 1000 «+» своей статьи.
A – Attainable – Достижимость.
Ставьте для себя только выполнимые для вас задачи. Каждый из нас в детстве мечтал быть космонавтом, но не каждому суждено было им стать.
Например – Моя цель достижима, так как я много знаю про планирование времени, и смогу это все передать словами
R – Relevant – Актуальность/релевантность/реалистичность/ориентир на результат.
Задайте себе вопрос – а для чего мне это?!
Например – Написание данной статьи имеет большую актуальность для
автора статьи и имеет определенную необходимость для читателя.
T – Time-bound – ограниченность во времени.
Определите для себя конечную дату, к которой вы должны достигнуть своей цели.
Например – я закончу писать свою статью до 10 ноября 2020 года. Но не обязательно именно 10 числа ее закончить. Ограничение по времени – дату, можно поставить любую. Если вы выполните свою цель раньше намеченной даты – это тоже считается определенным успехом, результатом.
6. При постановке целей завышайте планку и оставляйте запасное время.
Понимая, что могут возникнуть форс-мажоры, лучше запланировать выполнение задач за минимальное количество времени, в том числе для того, чтобы исправить ситуацию, если были допущены некоторые ошибки в ней.
7. Делегируйте.
Это касается выполнения задач в командной работе. Не старайтесь выполнять всю поставленную задачу самостоятельно. Некоторые задачи (микро-задачи) можно попросить сделать коллег, напарников. В особенности, если вы руководитель, и у вас есть люди в подчинении. Командная работа будет выполнена быстрее, при правильном распределении задач между сотрудниками и подчиненными.
8. Научитесь говорить: «НЕТ».
Поймите для себя, что те цели и задачи, которые вы перед собой ставите, и правильно планируете, уже отнимают у вас достаточное количество времени. Но могут быть дополнительные задачи, к примеру, на работе. Начальник может попросить вас ту или иную задачу, так как «только вы способны ее выполнить». В данном случае, нужно правильно сказать нет, при этом обосновать свой отказ. В этом случае нужно еще быть тактичным, чтобы человек, ставящий задачу, понимал, что вы отвергаете именно задачу, стараясь не обидеть его. Поверьте, пару таких «красивых» отказов, то в дальнейшем, этот человек уже задумается, подходить к вам с
задачами или нет.
9. Учитесь отдыхать во время работы и после нее.
В течение рабочего дня делайте микро-перерывы. Через каждые полчаса позвольте себе 5 минут на небольшой отдых.
В свой обеденный перерыв не надо выполнять работу, даже если вы не обедаете, займитесь чем-то, помимо работы.
По окончании рабочего дня надо абстрагироваться, понять для себя, что рабочий день закончился и надо переключиться на себя и свою семью.
На выходных вообще позвольте себе выключить телефон (если есть корпоративный номер, то это вообще упрощает дело). На выходных вы должны быть предоставлены самому себе. Не надо думать о работе.
Тем самым вы дадите перезагрузку себя и своего мозга на предстоящую неделю. Поверьте, вы отдохнете морально и физически, тем самым будете работать более продуктивно и эффективно на следующей неделе.
10. Экономия времени
В течение дня обращайте внимание на то, чем вы занимаетесь. Вы можете найти те занятия, отвлечения от чего-либо, которые «забирают» у вас часть времени.
Можно составить список тех дел – которые вам вообще не нужны – они не приведут вас к цели и от них нет никакой пользы.
Ну, и хотелось бы подытожить:
На жизненном пути, каждого из нас ждут все новые и новые сложности, трудности. Каждый по-своему может оступиться. Но не надо этого бояться. Не ошибается только тот, который ничего не делает.
Даже родоначальник Воздушно-Десантных Войск – Василий Филиппович Маргелов написал – «Сбили с ног, сражайся на коленях, идти не можешь – лежа наступай»
И для того, чтобы начать достигать определенных новых результатов, нужно, возможно, полностью себя пересмотреть и начать меняться изнутри. Не нужно идти к новым целям со страхом переживания того, что у тебя однажды это уже не получилось.
Поймите главные правила жизни:
1. Даже дополнительной работой вы не заработаете для себя много денег, зато эта работа заберет ваше время и здоровье.
2. Только вы, ваша семья и близкие должны быть на первом месте.
3. Свое время – это самый важный ресурс.
И только ради этих ТРЕХ ГЛАВНЫХ ПРАВИЛ ЖИЗНИ!!! нужно работать над своей эффективностью.
Спасибо, что дочитали мою первую статью до конца.
Так как это моё первое написание подобной статьи, хотелось бы увидеть в комментариях, что зашло, что не зашло?! Что бы вы еще хотели изучить (прочесть)?
Готов продолжить писать такие темы - саморазвитие - это очень полезно для каждого из нас.