Во многих компаниях понимают важность обеспечения безопасности данных и используют надежные ИТ-стратегии для защиты конфиденциальной информации. Но функция печати часто остается за рамками таких стратегий.
Серверы обеспечивают хранение данных с контролем доступа. Данные на компьютерах, ноутбуках и планшетах шифруются паролями. Отдельные файлы и базы данных также могут иметь дополнительный уровень безопасности. А что происходит, когда выполняется печать конфиденциальных документов?
Когда вы получаете доступ к конфиденциальным документам, вы отправляете их на печать на принтер, который защищен не так хорошо, как остальные сетевые устройства. Именно здесь документы могут быть перехвачены. К счастью, есть несколько простых решений, которые предотвращают попадание информации в чужие руки.
Для повышения безопасность печати документов прочитайте эти четыре простых совета:
1. Отслеживайте печать документов
Чтобы повысить безопасность печати, нужно сначала определить потенциальные риски для ваших данных. Для этого необходимо знать, кто и когда выполняет печать. Это можно сделать с помощью инструмента управления печатью.
Это простая панель управления, которая помогает контролировать нагрузку на принтеры и затраты на печать. С ее помощью можно создавать отчеты, а это значит, что у вас будет контрольный журнал, который необходим в случае нарушения ИТ-безопасности. По нему вы сможете быстро определить, какие данные были напечатаны или обработаны.
2. Используйте функции авторизации печати
По некоторым оценкам, средний сотрудник ежегодно забывает забрать на принтере до 600 листов бумаги(1). Если забытый на принтере документ содержит конфиденциальную информацию, она может попасть к посторонним лицам. Бывает, что мы отправляем документ на печать и из-за других дел забываем забрать напечатанный документ с принтера. Это случается часто.
Начните использовать PIN-код или NFC-карту, чтобы «разблокировать» принтер. Это сокращает риск перехвата конфиденциальных материалов и уменьшает отходы при печати. Такой подход особенно полезен в отделе кадров, юридическом отделе и бухгалтерии, где сотрудники работают с большим количеством конфиденциальных документов.
3. Блокируйте функции печати
На некоторых принтерах можно заблокировать все функции печати до тех пор, пока авторизованный пользователь не войдет в систему. Можно также установить лимит времени для получения напечатанных документов. По истечении установленного времени принтер будет стирать данные печати.
Для отделов, которые регулярно работают с конфиденциальной информацией, можно установить еще более высокий уровень безопасности печати.
В соответствии с вашими потребностями можно настроить период продолжительностью в несколько часов или даже дней. На некоторых печатных устройствах можно также использовать Microsoft Active Directory или сервер аутентификации LDAP для управления доступа к принтерам.
4. Обеспечьте безопасность сканирования
Меры по обеспечению безопасности печати не должны ограничиваться только печатными документами. Можно защитить все отсканированные документы в формате PDF с помощью PIN-кода или протокола SFTP. Функция «Сканирование на SFTP» гарантирует, что переданные сканированные документы защищены на 100%.
При использовании этой функции можно отправлять отсканированные данные самому себе или клиенту в обычном режиме, но с дополнительным уровнем шифрования. Таким образом, если любой из отсканированных документов будет перехвачен, информация останется защищенной.
Вендоры печатающей техники разрабатывают собственные программные решения для повышения безопасности процесса печати и обработки документов. Решения для бизнеса от Brother помогут вам и вашему бизнесу работать предельно эффективно и обеспечат конфиденциальные печать, сканирование и копирование.
[1] Технический документ Brother UK «Скрытые расходы на печать»
Кстати, у нашей компании есть блог с интересными статьями о безопасности, новых технологиях печати, программных решениях и лайфхаках. Уверены, вам будет у нас интересно!