Когда я установил для себя правило – выполнять одну главную задачу каждый день, я думал, что открыл секрет успеха. Сама идея восхитительна: в день достаточно сделать одно действие из главного списка и за год получится 365 действий, которые неминуемо приведут к цели! А если идешь к цели, то отвлекаться на повседневные дела, как мне казалось, незачем. Однако ликовал я не долго – не прошло и месяца, как меня завалили невыполненные обязательства. Кроме того, я стал пропускать тренировки и забыл о правильном питании. Получить желаемый результат, потеряв другой ранее достигнутый – сомнительная победа. Что-то явно шло не так…
Поэтому, взяв выходной от всех дел, я закрылся в офисе для масштабного планирования в надежде раз и навсегда покончить с хаосом в моей голове. Надо заметить, что данную процедуру я проделывал не впервые и, скорее всего, не в последний раз. После "разбора полетов" я сообразил, что правила тайм-менеджмента, установленные мной же, требуют пересмотра. Нет, я не говорю, что они не работают. Правила работают безупречно, однако, наравне с ними, действуют и другие. Все это похоже на фундаментальные законы физики, которые действуют все вместе и одновременно на любое тело, но изучаем мы их каждый в отдельности в зависимости от наших условий. Если нам нужно найти скорость движения – применяем законы кинематики, если вес – механики, и так далее.
Итак, именно грамотное управление рутиной позволяет нам не утонуть в суете повседневных дел и освободить время для главного – движения к нашей цели. И именно для этого и были изданы бесчисленные техники, приемы и целые системы управления временем. О них и пойдет речь.
За несколько лет я испробовал множество способов систематизации дел – от самых простых, где дела записываются на обычном листе бумаги, до всемирно известной GTD, предлагающей целую картотеку вместо блокнота. Главная причина, почему я отказывался от очередной техники и переходил к следующей – ее ограниченность по отношению к разнообразию жизни и спонтанности нашего разума. Ни одна из существующих систем не решила главную проблему планирования дел – их выполнение.
Итогом поисков стал симбиоз множества существующих систем тайм-менеджмента – довольно простой, но в то же время действенный (по крайней мере для меня – любителя "отложить на потом"). Ничего нового я не открыл, но если вы до сих пор ищете "тот самый" идеальный способ ведения дел, возможно мои заметки дадут вам пищу для ума.
Вот несколько самых действенных принципов:
- Все дела должны быть записаны в одном месте. Не важно, что вы используете для записи – стикеры, блокнот или смартфон – вы должны иметь доступ ко всем спискам одновременно. В противном случае вы рискуете забыть о чем-то важном, потому что "это записано в другом блокноте".
- Разбейте все дела по нескольким категориям.Классификацию выбирайте сами, но списков не должно быть слишком много. У меня, например, их пять: личное, работа, бизнес, развитие, идеи. Большинство задач не привязано ко времени. В конкретный момент времени я выбираю ту задачу, для которой у меня есть настроение и решаю ее. Порядок не важен, если в конце все необходимые дела будут сделаны.
- Раз в неделю проверяйте списки дел на наличие лишних. Такое бывает: вы записали дело, которое казалось вам важным, но так и не собрались его выполнить. Спустя какое-то время его важность отпала, то есть его невыполнение не нанесет вам вреда. В таком случае вычеркивайте его, либо перенесите в категорию "Идеи", где задача будет "дозревать".
- Используйте контексты. Многие личные звонки можно сделать во время обеда, а покупки по дороге домой. К слову, в написании этой статьи, которая так задержалась по причине занятости, мне очень помог пятичасовой рейс в самолете. Контексты заполняют промежутки времени, которые обычно используются менее продуктивно, тем самым сокращая продолжительность ваших повседневных дел.
- Используйте календарь только для тех дел, которые не могут быть перенесены. Ни одна таблица не может учесть всего разнообразия вашей жизни. Иногда, я не выполняю задачи просто потому, что у меня нет для этого настроения, но этот факт не может повлиять на задачи с конечным сроком. Если я перенесу задачу в календаре на другой день из-за своего настроения, то принцип эксклюзивности календарных задач разрушится. Поэтому в этом списке – задачи, обязательные к исполнению в срок.
- Помните, о том, что жизнь создана для наслаждения ею. Нет ничего хуже лесной прогулки, во время которой ваши мысли заняты рутиной вместо осознанного пребывания в прекрасном месте. Но просидеть на совещании, слушая пение птиц вместо речи директора – тоже не совсем правильно. Для решения дилеммы введите ВРЕМЯ ДИСЦИПЛИНЫ. Лучше всего данный принцип отражается в пословице: "Делу – время, потехе – час". Несколько часов в будний день я посвящаю осознанному решению рутинных вопросов, остальное время – главной задаче и качеству жизни. Суббота для меня – время творчества и общения, а воскресенье – выходной в кругу семьи.
- Будьте спокойны в любой ситуации. Бывают времена, когда мой список дел становится слишком длинным. В этом случае главное помнить, что жизненно важных дел в этом списке почти нет (либо вам пора пересмотреть приоритеты). Сделайте самое важное, чтобы избежать действительно плохих последствий, а остальное делегируйте, переносите, вычеркните в конце концов, и никогда не чувствуйте угрызений совести по этому поводу.
Помните – вы управляете рутиной не для того, чтобы сделать больше рутины, а чтобы освободить время для самого главного.