Результаты инвентаризации должны быть задокументированы и отражены на счетах. Грамотно оформленная инвентаризация - визитная карточка бухгалтера при любой проверке.
Читайте также: Годовая инвентаризация: фикция или бесценный труд бухгалтера
3 основных документа
В инвентаризационном сшиве должны присутствовать в обязательном порядке:
- инвентаризационная опись;
- ведомость расхождений;
- акт по результатам инвентаризации.
Этот перечень установлен Приказом Минфина от 23.09.2005 N 123н.
Инвентаризационные описи
Это самый первый документ, рождённый инвентаризацией. Именно инвентаризационные описи находятся в руках у комиссии, которая, переходя из кабинета в кабинет, фиксирует фактическое присутствие имущества.
В описи отражается не только наличие по факту, но и данные со счетов учета.
Важно! Для каждого конкретного вида объектов разработаны свои ведомости.
Для учёта:
- наличности - ф. 0504088;
- денег на счетах - ф. 0504082;
- бланков - ф. 0504086;
- основных средств и мат запасов - ф.0504087;
- расчётов - ф. 0504089;
- доходов - ф. 0504091.
Ведомость расхождений
Счастье для бухгалтера и материально-ответственного лица, если ведомость окажется нулевой по итогам инвентаризации.
В нее заносят данные по расхождениям: излишкам или недостачам. Она имеет свою форму 0504092.
Акт по результатам инвентаризации
Это последний документ, завершающий инвентаризацию. В нем подводятся итоги проведённой работы, отражают данные о излишках и недостачах, а также вносят предложения членов комиссии по устранению выявленных расхождений.
В отличная от описей в акте расписываются не только члены комиссии и председатель, но и руководитель учреждения. Именно руководитель принимает окончательное решение о возмещении недостач. Подробнее о том кто возместит недостачу по инвентаризации читайте здесь.
Основные проводки
Если инвентаризация не принесла плодов, то есть нет ни излишек, ни расхождений, ее проведение останется незамеченным для учёта. И только многотомные сшивы будут напоминать о её прохождении.
Если же в ходе инвентаризации обнаружены излишки, делают проводку:
Дт счета учета имущества Кт 401.01
Приходовать их следует по рыночной стоимости.
Недостачу по материалам отражать нужно так:
Дт 106.04 Кт 105.ХХ - в пределах норм естественной убыли, если это применимо к объекту учета;
Дт 401.01 Кт 105.ХХ - свыше норм естественной убыли.
Недостача основных средств:
Дт 104.ХХ Кт 101.ХХ - на сумму амортизации;
Дт 401.01 Кт 101. ХХ - на сумму остаточной стоимости.
При возмещении ущерба:
Дт 209.ХХ Кт 401.01 - отражена задолженность за виновным лицом;
Дт 204.05 Кт 209.ХХ - при возмещении в денежном выражении;
Дт счёт учета имущества Кт 209.ХХ - при возмещении в натуральном выражении.
С уважением, Дарья Сергеевна и мой канал Бухгалтер в бюджете.