Сегодня мы посмотрим, как с помощью двух бесплатных инструментов увеличить #продуктивность своей команды и эффективность рабочего процесса.
Сервис Trello подходит как для личного пользования, так и для применения его инструментов для повышения эффективности команды. Он позволяет управлять рабочими проектами или в целом контролировать вашу ежедневную деятельность.
Но сегодня мы поговорим о мессенджере Slack, который может работать в связке с Trello, что, несомненно, намного удобнее в ситуации, когда вы пользуетесь Trello на работе совместно с вашими коллегами.
Если работая в программе Trello все участники могут следить за выполнением проектов и вносить какие-то свои правки в рабочий план, то Slack помогает всем участником намного легче взаимодействовать друг с другом, обсуждать все от последних новостей по определенной задаче до кооператива по случаю Нового года.
Начнем с того, что Trello — это бесплатный инструмент для тех, кто хочет успевать больше. Приложение представляет собой систему управления компанией и проектами. Более того, по Trello можно ввести клиента по воронке продаж. Сервис подходит и для личного пользования, в случае, если вы хотите организовать свои планы. Создавая для себя доски и карточки со списками дел, вы можете ставить им сроки, добавлять участников и чек-листы для определенной задачи. Возможностей и инструментов, которые предлагает приложение много.
Что касается Slack – это бесплатный корпоративный мессенджер и идеальный способ собрать всю команду вместе. Всё структурировано по каналам, для прямого общения есть личная переписка. Slack поддерживает интеграцию с почти 100 сторонними сервисами, такими как Trello, Dropbox, Google Drive и т. д.
Запуск Slack
Магия сообщества происходит, когда участники создают ценность друг для друга. Намного ценнее, когда кто-то с аналогичной проблемой дает вам совет или делится ресурсом, который, по его мнению, принесет пользу вам и сообществу в целом, – Дэвид Спинкс, основатель и генеральный директор CMX Media
Slack – это платформа для обмена сообщениями в реальном времени, которая с момента создания в 2014 году демонстрирует экспоненциальный рост. Фактически, количество активных пользователей в день в Slack неуклонно растет и на сегодняшний момент составляет 12 миллионов в 2020 г. Об успешности стартапа также свидетельствуют следующие цифры:
- Выручка Slack в 2020 году составила $ 630 млн., и ожидается, что она достигнет $ 4,2 млрд. в 2025 году.
- Сервисом Slack пользуются такие крупные компании, как: IBM, Amazon, PayPal, Airbnb и пр.
- Использование Slack сокращает количество писем на 32 % и встреч на 27 %.
Slack возвращает лучшее из старых онлайн-чатов одновременно давая возможность контролировать к чему и у кого есть доступ. Люди могут создавать общедоступные каналы на определенную тему, разговаривать конфиденциально в группе или отправлять прямые сообщения друг другу – и все это бесплатно.
Сегодня мы узнаем о том, как внедрить Slack в свой рабочий процесс и как сделать это правильно, от менеджера сообщества Trello Эрики Мосс в ее интервью для из CMX.
Как менеджер сообщества Trello, инструмента визуального сотрудничества, базирующегося в Нью-Йорке, моя работа – исследовать новые способы связи и обслуживания группы людей, увлеченных нашим продуктом. Наши пользователи заботятся о продукте и продуктивности, и им нравится видеть, как другие люди организуют свои рабочие процессы. Для меня Slack стал потенциальным решением, позволяющим им делиться советами, задавать вопросы и конструктивно общаться друг с другом.
Но прежде чем погрузиться в какой-либо новый инструмент или платформу, первостепенное значение имеет проведение исследования и создание надлежащей основы.
Вот книга шагов, которые необходимо предпринять перед запуском собственного внешнего сообщества Slack, в частности:
- Вопросы, которые следует рассмотреть;
- Как обеспечить внутреннее участие;
- Как создать ограждение для участников;
- Ошибки, которых следует избегать и многое другое.
С чего начать?
Пришло время проанализировать себя и сообщество, которым вы управляете.
Первый и самый важный вопрос, который следует задать: действительно ли вам нужен Slack (или любая другая платформа) для достижения ваших целей?
Во-вторых, подумайте, необходим ли Slack вашей базе пользователей. Что команда получит от Slack?
Мы знали, что даже небольшой процент пользователей Trello (19 миллионов по состоянию на 2016 год) означает, что мы можем связать значимое количество людей.
Что еще более важно, мы знали, что многие пользователи искали способы получить максимальную отдачу от инструмента, и что в то время, кроме информации, которую мы предоставили, у них не было возможности взаимодействовать с другими пользователями.
ШАГ 1: Поговорите со своей командой
Вы должны рассказать внутренним членам своей команды о целях проекта и дать им возможность задавать вопросы, высказывать опасения и, что наиболее важно, испытывать восторг от этой возможности.
— Для этого я запланировал встречи с ключевыми отделами на этапах планирования, в том числе:
- Отдел технической поддержки: Если люди поднимают вопросы о тех. поддержке в мессенджере Slack, как лучше всего направлять эти запросы? Должен ли кто-то из команды тех. поддержки всегда быть на связи?
- IT-отдел: Есть ли проблемы с информационной безопасностью? Кто из сотрудников настроит работу сервиса? Кто будет админом в команде?
- Продукт: Что думают разработчики о возможности участников предоставлять обратную связь в режиме реального времени? Как мы можем лучше всего фильтровать и повышать количество запросов пользователей и вопросов о продукте?
— После всех моих открытий я создал документ с лучшими практиками и правилами взаимодействия, поскольку знал, что многие члены команды Trello захотят наблюдать за сообществом Slack и участвовать в нем.
Ключевые пункты этого документа включали:
- Номенклатура имен пользователей: мы хотели, чтобы участники могли легко идентифицировать друг друга, поэтому каждого человека просили включить название компании в свой дескриптор (идентификационное имя пользователя).
- Осмотрительность при обмене информацией: наше сообщество Slack открыто для всех, поэтому команде было важно понимать, что все, что там опубликовано, можно затем опубликовать в Твиттере для всеобщего обозрения. Хорошее практическое правило: если вы не хотите, чтобы это было напечатано на рекламном щите на Таймс-сквер, не делитесь им.
- Когда вмешиваться: чтобы помочь создать среду, в которой участники помогают друг другу, я попросил команду давать общие комментарии или поднимать какие-то вопросы для обсуждений, чтобы позволить другим людям поделиться своими взглядами и опытом.
ШАГ 2: Оставайтесь организованными
— Я предвзято отношусь к делу, но держать себя и заинтересованных в проекте лиц в курсе – ключ к успеху проекта, и я использую Trello. На доске моего проекта у меня есть список дел, незавершенный список, список выполненных и список отчетов.
— Если для выполнения определенной задачи требуется помощь члена команды, я добавляю его в соответствующую карточку. Если задача своевременная, я добавляю срок выполнения. Эта доска – также лучший способ дать моему руководителю представление о том, над чем я работаю и что делаю. В качестве дополнительного преимущества это помогает выявить любые пробелы или недостающую информацию.
ШАГ 3: Создание защитных ограждений для участников
Здоровое сообщество – это то, в котором ожидания четко определены и правила соблюдаются.
— Я использовал HubSpot, чтобы быстро создать страницу с рекомендациями, которая включала:
- ответы на ожидаемые вопросы;
- вещи, которые мы ценим,
- вещи, которые нельзя было допустить.
— Важное замечание: я хотел с самого начала установить, что сообщество Slack – не место для получения типичной поддержки. Он был создан как способ учиться и расти, и поэтому мы прямо заявили, что лучшее место для получения индивидуальной помощи по техническим вопросам и не только – это традиционные каналы поддержки (электронная почта или контактная форма).
ШАГ 4: Установите ключевые показатели эффективности (KPI)
Прежде чем приступить к какой-либо крупной инициативе, вы всегда хотите установить показатели, которые помогут вам оценить, работает ли то, что вы делаете. Даже в бесплатной версии Slack они предоставляют еженедельную сводку о деятельности вашей команды, в том числе о том, сколько сообщений было отправлено (публично и конфиденциально), сколько людей стали неактивными и сколько людей присоединились.
В Trello нашей целью было привлечь внимание людей, стимулировать обсуждение и отслеживать клики по контенту, которым мы там делимся, поэтому мы решили, что нашими тремя ключевыми показателями эффективности будут:
- Количество отправленных сообщений;
- Сколько новых пользователей присоединяются каждую неделю.
— Я знал, что я также буду отслеживать любые анекдотические победы, такие как обмен людьми друг с другом ресурсами, выражение положительного отношения к сообществу или что-либо еще, что может продемонстрировать его влияние на настроения бренда и вовлеченность пользователей.
ШАГ 5: Настройка ваших тем для обсуждений
Есть несколько предметов, обслуживающих персонал, о которых следует позаботиться, прежде чем начинать приглашать людей.
- Защитите имя и URL: не усложняйте это. Наше имя было просто Trello Community, а наш URL – trellocommunity.slack.com.
- Выберите каналы и создайте описания: есть определенные каналы (темы обсуждений), которые должны быть у каждого сообщества Slack (например: «основное», «анонсы» и т. д.), но также подумайте о добавлении своих собственных. Для нас мы добавили несколько вариантов использования Trello (например: дизайн, проектирование и маркетинг), а также канал «лучших практик». Добавьте краткие, резкие описания для каждого канала, чтобы участники знали, чем им поделиться.
- Используйте текст для приветствия на каждом канале: каналы кажутся более гостеприимными, если кто-то из вашей команды отправляет «привет» и короткую аннотацию о том, кто они и над чем работают. Пример: «Я подумала, что помогу начать эту вечеринку – меня зовут Джессика, и я работаю в команде контента здесь, в Trello. Я отвечаю за демонстрацию того, как наши замечательные пользователи используют Trello! Я делаю это с помощью сообщений в блогах, тематических исследований и других типов контента. Я живу в Бостоне и люблю путешествовать, ходить в походы и веду страницу в Instagram».
Однако при правильном использовании ресурса – это может быть одним из наиболее эффективных способов организовать рабочий процесс и объединить людей вокруг общих интересов.
Если статья была вам интересна - ставьте лайк, подписывайтесь на мой канал и приобретайте новые знания.
До встречи в следующей статье о повышении вашей эффективности!
#чек-лист #тайм-менеджмент #полезные советы #эффективность #советы