Цифровые бизнес-процессы и документооборот — уже привычная модель работы для большинства компаний, тем более если это крупное предприятие, где оптимальная организация взаимодействия между удаленными подразделениями — основа эффективности и конкурентоспособности.
Даже в средних компаниях внедрено множество ИТ-решений, все больше видов документов переводятся исключительно в цифровой вид. Хранение столь объемного массива информации становится проблематичным — оперативные хранилища заполнены, это сказывается на быстродействии систем. Решением становится долговременный архив электронных документов.
Документы, обладающие юридической значимостью, требуется хранить с соблюдением установленных сроков. Требование одинаково касается что электронных, что бумажных оригиналов. Согласно Федеральному закону «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ сертификат электронной подписи (ЭП), который использовался при подписании, должен действовать на момент проверки либо должны быть представлены факты подписания конкретной датой.
Например, если цифровой документ подписывался пару лет назад, то к настоящему моменту сертификат ЭП уже перестанет действовать, т.к. остается действительным лишь в течение года. В процессе проверки документа контролирующими органами возникнет вопрос – где гарантия подписания документа указанной датой?
Таким доказательством является метка времени (ее еще называют штампом времени), которая базируются на технологии CAdES (CAdES-T, CAdES-XL и CAdES-А). Эта технология обеспечивает хранение ЭП, полного перечня отозванных сертификатов ЭП или подтверждение от УЦ о том, что используемый при подписании сертификат был действительным на тот момент. Служба штампов времени хранит подтвержденное время и гарантирует, что при проставлении штампа сертификат ЭП не был отозван.
Конечно, справедлив вопрос: для чего это нужно, при подписании документа ЭП и так сохраняется время подписания? Но это лишь время сервера, которое при необходимости можно исправить.
Отдельная специализированная система нужна для того, чтобы выполнять требования юридически значимого хранения электронных документов с применением стандарта CAdES. Вся информация, в том числе нужная для проверки, хранится в виде цифрового контейнера, обеспечивается юридическая значимость документа при длительном хранении.
До последнего времени приходилось обращаться к опыту других стран, но сейчас термин «метки времени» содержится в новой редакции 63-ФЗ «Об электронной подписи», где явно обозначено, что они являются доказательством подписания документа.
Подробнее о том решении для долговременного хранения электронных документов читайте на сайте directum.ru