Деловое письмо - документ участвующий в деловой переписке между бизнес партнерами и иными участниками бизнес-процессов. Оформляется по определенным стандартам, в зависимости от цели письма.
Скачать бланк делового письма >>>
Скачать образец делового письма >>>
Виды деловых писем
Деловые письма могут быть как регламентированные (пишутся по образцу) и не регламентированные (составляются в свободной форме с соблюдением общих правил).
Перечислим основные виды деловых писем:
Гарантийное письмо - используется между участниками бизнес-процессов, когда требуется подкрепить выполнение обязательств со своей стороны к определенному сроку. Такой документ может быть использован в судебных разбирательствах в случае невыполнения обязательств со стороны, отправившей такое письмо.
Письмо-просьба - чаще всего отправляется контрагента, когда требуется повторить какие либо действия, например отправить документацию, которая по какой-то причине не дошла до адресата.
Письмо-запрос - как правило используется между организациями до заключения договора, если вдруг остались какие-то вопросы требующие уточнения.
Сопроводительное письмо - уже из названия ясно, что такое письмо отправляется для сопровождения, например пакета каких либо документов. В основном данное письмо описывает и перечисляет содержимое пакета.
Письмо-приглашение - используется, чтобы пригласить партнера на какое-либо мероприятие. Чаще всего это конференции или выставки, а в современных реалиях это могут быть например вэбинары.
Коммерческое предложение (КП) - самый распространенный вид делового письма, который используется для предложения товаров или услуг, как для клиентов, так и для партнеров. Документ подробно описывает предоставляемый товар или услугу, выгоды и возможно индивидуальные условия.
Письмо о сотрудничестве - по сути не отличается от коммерческого предложения. Цель письма - максимально описать потенциальному партнеру все выгоды от партнерства.
Письмо-напоминание - может использоваться по разному, например для напоминания о наличии долгов, нарушении сроков и прочих процессов связанных с выполнение обязательств. Также может использоваться как напоминание об истекающих сроках договора, например на оказание услуг.
Письмо-извещение - используется, когда необходимо сообщить оппоненту о важных изменениях (смена контактов, адресов, реквизитов и т.д.).
Письмо-требование - используется для решения проблем в досудебном порядке, например требование покрыть долги за оказанные услуги, или наоборот выполнить обязательства, за которые уже была произведена оплата.
Письмо-жалоба - отправляется в правоохранительные (административные или контролирующие) органы при возникновении конфликтов между участниками бизнес-процессов. Как правило применяется тогда, когда одной из сторон не выполняются какие-то обязательства, а обычные способы договорится не помогают.
Письмо-рекламация (претензия) - используется для уведомления оппонента о неполном или некачественном исполнении обязательств. В некоторых случаях может являться точкой отсчета для применения штрафных санкций по договору. Чаще всего используется при поставках товара, когда нужно срочно заменить бракованный товар или решить проблему с неполной поставкой в срок.
Примеры и образцы деловых писем
В галерее ниже Вы можете посмотреть примеры нескольких видов деловых писем. Каждый пример имеет подпись, чтобы было понятно, к какому виду относится письмо
Правила оформления делового письма
Не смотря на наличие ГОСТа к документам деловой переписки, все эти требования носят лишь рекомендательный характер, и их несоблюдение не несет никаких последствий.
Основные правила к оформлению писем:
- угловой (реквизиты орг. в левом верхнем углу) или продольный бланк (реквизиты по центру сверху)
- отступы справа 10 мм, все остальные 20 мм
- шрифт Times New Roman, 12-14 размер
- нумерация, если страниц больше одной
- если используется фиксация исходящей документации, то номер как правило проставляется в левом верхнем углу
- дата составления в любом формате, либо после основного текста, либо в левом верхнем углу
- подпись и расшифровка подписи (с указанием должности) после основного текста
Если бланк фирменный, то название компании в расшифровке подписи не указывается, в противном случае указывается название компании после должности, пример:
- Директор ООО "Хорошая компания" Путин А.В.
Если подписантов несколько, то порядок расположения расшифровок по иерархии в порядке убывания, пример:
- Директор ООО "Хорошая компания" Путин А.В.
- Бухгалтер ООО "Хорошая компания" Денисова А.М.
Правила составления делового письма
Письмо не должно содержать никаких видов ошибок (орфографические, пунктуационные, стилистические), так как это показатель серьезности отношения оппонента.
Письмо должно иметь только одну тему и одну цель, если поводов обращений к оппоненту несколько, то нужно посылать несколько писем.
В письме не должно быть никаких двусмысленных фраз и воды, всё чётко по делу и желательно кратко. Если краткость не отражает всю суть письма, то подробную информацию лучше выделить в отдельное приложение к письму.
Если текст длинный, то его следует разделять на абзацы для удобства восприятия.
Что недопустимо в деловых письмах:
- помарки, исправления и сокращения
- оскорбления и угрозы
- ложная информация
- грубость и эмоциональная оценка
- сленг и просторечия
Реквизиты делового письма
Напоминаем, что делопроизводство в России базируется на требованиях ГОСТа Р 6.30-2003, но применительно к деловым письмам не обязательны.
Реквизиты организации указываемые в штампе углового или продольного бланка письма:
- название организации;
- почтовый адрес;
- ИНН, КПП;
- контактные данные;
- банковские реквизиты;
- е-mail;
- дата и номер письма;
- отметка о получении.
Справа указывается получатель. Организация, должность и ФИО в родительном падеже.
Пример шапки делового письма с реквизитами
Структура делового письма
Вначале письма идет шапка с реквизитами, которые мы разобрали выше и указанием кому направлено письмо.
Затем указывается заголовок или вид письма (запрос, требование, КП).
После этого указывается персональное обращение по имени-отчеству например "Уважаемый Виктор Петрович".
Затем идет основной текст со следующей структурой:
- вступительная часть (причина, цель, повод для написания);
- основная часть (решения, предложения, суть, рекомендации);
- итоговая часть (просьба, предложение и прочее, вытекающее из основной части);
- формула вежливости (фразы « с уважением», « с надеждой на долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество», «с надеждой на понимание» и т. д.);
- должность руководителя и его подпись;
- указание на приложения (если таковые есть);
- ФИО ответственного исполнителя с контактными данными.
Обращение и фразы делового письма
Деловое письмо всегда пишется в нейтральном тоне и не должно иметь эмоциональной окраски. Не допускается использование коротких имен и обращений на "Ты". И если обращение идет к конкретному человеку, то всегда следует указывать полное Имя-Отчество.
Примеры обращений и фраз делового письма
Способы отправления деловых писем
- По электронной почте (Email)
- Заказным письмом (Почта России)
- Через мессенджеры (Ватсап, телеграм и т.д.)
Способ отправления следует выбирать в зависимости от важности письма, например письма, которые служат для досудебных разбирательств (претензия, извещение о долге и т.д.), лучше отправлять заказным письмом, так как отправку и получение можно будет проще доказать.
А вот такие письма как напоминание, приглашение, корпоративное предложение и т.д. можно отправлять и по электронке, но не стоит забывать, что такие письма легко могут затеряться среди спама и лучше всего удостовериться в их получении с помощью звонка.
Электронное деловое письмо должно четко и понятно обозначать содержание в названии темы. А также содержать все необходимые для ответа данные (контакты, адреса, ФИО отправителя и т.д.)